資訊流程整合，邁向集團(tuán)化管理的第一步

文：鄭琇文

今皓實(shí)業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-26 16:31:00

企業(yè)流程管理

今晧實(shí)業(yè) 持續(xù)追求突破與創(chuàng)新

　　今晧實(shí)業(yè)股份有限公司(以下簡稱今晧)成立於民國72年，以製造Centronic及D-Sub等連接器起家，現(xiàn)為電腦、電腦週邊及通訊等產(chǎn)品連接線之專業(yè)製造大廠。公司宗旨：即時(shí)提供顧客高品質(zhì)及兼具價(jià)格競爭力的產(chǎn)品。不斷投入產(chǎn)品技術(shù)改良及創(chuàng)新，並與客戶建立良好長期合作關(guān)係，已成為業(yè)界領(lǐng)導(dǎo)廠商之一。

　　今晧研發(fā)團(tuán)隊(duì)在連接線業(yè)已具有十年以上經(jīng)驗(yàn)，十年來為客戶設(shè)計(jì)產(chǎn)品超過六千種，產(chǎn)品涵蓋IEEE802.3,Type6等網(wǎng)路用連接線、IEEE1394高速傳輸連接線、串列式USB TYPEA,B高低速連接線、SCSⅠ,Ⅱ,Ⅲ等平行傳輸連接線及一般自用線種之開發(fā)製造。

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權(quán)限控管需求促成合作契機(jī)

　　以往，今晧主要使用Oracle系統(tǒng)進(jìn)行資料紀(jì)錄與彙整，大部份的作業(yè)流程仍是採用人工處理程序。隨著公司的發(fā)展，組織分工與權(quán)限控管問題越來越受到重視，也開啟了今晧對整合流程的需求。雖然Oracle本身具備簡單的流程作業(yè)系統(tǒng)，但是因功能較為簡易，再加上開發(fā)彈性不足，且無法涵蓋行政文書類申請及流程管理，經(jīng)高階長官幾番思量與討論，最終決定對外尋求更好的資訊解決方案。

　　初期市場調(diào)查階段，今晧發(fā)現(xiàn)大部份資訊系統(tǒng)廠商的流程管理功能大同小異，然而，因鼎新?lián)碛胸S富的後勤支援與顧問服務(wù)，對公司後續(xù)技術(shù)交流與員工教育訓(xùn)練將有較大的助益，此外，調(diào)查過程最擔(dān)心的鼎新系統(tǒng)EasyFlow GP電子表單與今晧Oracle ERP整合問題，也在鼎新全力支援與測試下完成，消彌了今晧最大的疑慮，因此最後選擇鼎新作為本次E化專案的合作夥伴。

▲今晧為客戶設(shè)計(jì)的產(chǎn)品超過六千種，產(chǎn)品涵蓋IEEE802.3,Type6等網(wǎng)路用連接線、
IEEE1394高速傳輸連接線、串列式USB TYPEA,B高低速連接線、SCSⅠ,Ⅱ,Ⅲ等
平行傳輸連接線及一般自用線種之開發(fā)製造

用智慧克服系統(tǒng)導(dǎo)入重重關(guān)卡

　　一開始今晧選擇開發(fā)公司最常使用的採購系統(tǒng)，導(dǎo)入初期因?yàn)檎蟽商桩愘|(zhì)系統(tǒng)，再加上不熟悉鼎新的開發(fā)環(huán)境與技術(shù)，花費(fèi)較多時(shí)間進(jìn)行溝通、釐清與規(guī)劃，此為整個(gè)專案中所面臨的最大瓶頸，佔(zhàn)總專案1/3的時(shí)程，幸而在資訊同仁努力與鼎新顧問協(xié)助下，順利克服初期最艱困的關(guān)卡，成功地在一個(gè)月內(nèi)開發(fā)完成。有了這次合作經(jīng)驗(yàn)，後續(xù)透過複製概念簡單修正參數(shù)，逐一完善公司所需流程整合系統(tǒng)。

　　對今晧而言，新系統(tǒng)推行是勢在必行的工作，為了讓員工可更快速接受新系統(tǒng)，除了安排教育訓(xùn)練之外，也採取一套相當(dāng)有智慧的作法：推行之初，先選擇介面、作業(yè)習(xí)慣差異不大的功能上線，因操作上與以往並無太大差異，所以並沒有產(chǎn)生員工抱怨與反彈聲浪。待同仁漸漸習(xí)慣使用後，再逐步更新個(gè)別功能，使用點(diǎn)滴推進(jìn)的方式，讓員工於潛移默化中接受系統(tǒng)的改變。

建立完善管理制度，時(shí)效大幅提升4~6倍

　　尚未系統(tǒng)化前，今晧為紙本作業(yè)時(shí)代，簽核時(shí)程大約為2~3個(gè)工作天，如果遇到主管出差、請假或會議中，作業(yè)時(shí)程可能更為冗長，成為行政作業(yè)中最大的瓶頸。全面電子化後，簽核時(shí)程縮短至一日，甚至半日就即可完成，時(shí)效大幅提升4~6倍。若發(fā)現(xiàn)主管簽核時(shí)間較久，也可從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中找出關(guān)鍵人員，進(jìn)一步提醒與關(guān)心，確實(shí)有效避免因流程延宕產(chǎn)生的後續(xù)問題，也大幅提升公司執(zhí)行效率。

　　此外，對管理階層而言，最重大的改變即是資訊透明化。以往公司許多高階主管可獲準(zhǔn)不用打卡，但現(xiàn)在建立流程管理制度後，所有資訊皆須依照程序進(jìn)行，讓公司也因此建立了一套完善的管理規(guī)範(fàn)，使整體管理效益提升至更高的層次。今晧資訊課長蘇士誠高興地說：「最初導(dǎo)入系統(tǒng)是希望整合公司流程，但導(dǎo)入後，無論管理者或員工，都深切地感受到極大的效益。」

以集團(tuán)化思維展開未來e化藍(lán)圖

　　今晧於兩岸三地皆有營運(yùn)單位，未來將會以集團(tuán)化的角度去思考整個(gè)公司的E化藍(lán)圖，一步步將母公司與子公司的資訊系統(tǒng)整合起來，達(dá)到全面組織控管目標(biāo)。另外，也因目前今晧的資訊人員數(shù)目不多，因此在資訊升級的考量上會顧慮到學(xué)習(xí)成本與工作負(fù)荷，現(xiàn)階段還是以O(shè)racle系統(tǒng)為主，將來若有需要進(jìn)一步整合資訊，希望可和鼎新再次攜手合作，創(chuàng)造嶄新資訊未來。

▲感謝《今皓實(shí)業(yè)股份有限公司》接受採訪?
由左至右：鼎新電腦 鄭琇文行銷專員、今皓實(shí)業(yè) 盧國龍工程師、今皓實(shí)業(yè) 蘇士誠資訊課長、今皓實(shí)業(yè) 謝政憲工程師、鼎新電腦 鄭煒平顧問

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