穿越資訊時(shí)空，轉(zhuǎn)換價(jià)值提升

文：林巧琄

鴻騏新技

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-26 16:38:00

企業(yè)流程管理

高專業(yè)製程技術(shù)，優(yōu)化製程競爭力

　　鴻騏新技成立於西元1996年，主要代理英國DEK自動(dòng)錫膏印刷機(jī)與美國HELLER迴銲爐在臺(tái)灣之銷售維護(hù)業(yè)務(wù)，且獲得全世界銷售第一之佳績；之後也陸續(xù)代理韓國、日本等SMT產(chǎn)品，及半導(dǎo)體相關(guān)產(chǎn)品，更自創(chuàng)臺(tái)灣自有D-Tek PiMax 自動(dòng)化條碼噴印機(jī)。經(jīng)過了多年來的努力耕耘及200多位專業(yè)同仁的團(tuán)隊(duì)合作，D-TEK成功地於SMT、Semicon、LCD、PCB及自有產(chǎn)品五大領(lǐng)域及大中國地域蓬勃發(fā)展；著眼於世界創(chuàng)新科技的趨勢及延續(xù)未來公司的競爭力，D-TEK將持續(xù)技術(shù)創(chuàng)新並研發(fā)條碼噴印機(jī)(PiMax)、PCB植板機(jī)及多連板貼合機(jī)(Gravity)、全視覺壞點(diǎn)檢測機(jī)(Scaneye)…等自有品牌及專利。

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導(dǎo)入源起：追求卓越的管理品質(zhì)

　　「製程上的技術(shù)創(chuàng)新是我們成長的泉源、追求品質(zhì)卓越是我們的服務(wù)與工作的原則、實(shí)事求是不作偽是我們對(duì)客戶的誠信?！梗@是鴻騏新技創(chuàng)業(yè)之目標(biāo)與願(yuàn)景。對(duì)外產(chǎn)品技術(shù)如此，對(duì)內(nèi)管理制度也是如此的鴻騏新技，十多年前就已經(jīng)著手安排E化的佈局了。鴻騏新技的資訊部Jimmy表示：「在尚未有Workflow ERP之前就已經(jīng)有使用一套簡易型的庫存套裝軟體。將近使用了10年，在2008年才換一套它牌真正的ERP系統(tǒng)。中間也使用過鼎新的超級(jí)特助財(cái)務(wù)系統(tǒng)?！?但對(duì)於EasyFlow電子表單(BPM)的使用，Jimmy表示：「從2006年就開始使用EasyFlow的SP7版本，一直Update 到SP8，2011年剛好轉(zhuǎn)換到現(xiàn)在的.NET版本。而2008年的時(shí)候剛好碰上機(jī)器老舊、硬體負(fù)荷量過大，種種因素開始替換相關(guān)E化的系統(tǒng)。加上當(dāng)初也有考量其他廠牌的ERP單據(jù)簽核串接電子流程的需求無法滿足整合的狀況，以及相關(guān)費(fèi)用考量等等，因此在經(jīng)過一番的討論和換算之後，決定使用鼎新的Workflow ERP系統(tǒng)與EasyFlow電子簽核流程系統(tǒng)?！?/p>

　　除此之外，當(dāng)初也會(huì)考量使用電子簽核的另一個(gè)原因，也是公司主管開始思考簽核可不可以不用紙本，因?yàn)檫@個(gè)理念，開始尋找適合的系統(tǒng)。希望可以透過電子簽核系統(tǒng)節(jié)省掉一半的紙本單據(jù)。哪套的流程系統(tǒng)維護(hù)較彈性？哪套的流程系統(tǒng)是可以和ERP系統(tǒng)直接整合串接？這些也都是遴選的條件。

挑戰(zhàn)與資訊科技的因應(yīng)之道

　　一般對(duì)於需要轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的客戶而言可能會(huì)產(chǎn)生不少的恐懼感，但對(duì)於也是一個(gè)很有想法與系統(tǒng)規(guī)劃性超強(qiáng)的資訊工程師Jimmy而言，EasyFlow電子簽核流程系統(tǒng)從ASP的時(shí)代轉(zhuǎn)換到.NET，從系統(tǒng)設(shè)定到表單製作幾乎都是由他一手包辦。Jimmy表示，畢竟不同時(shí)期的系統(tǒng)使用的程式語言也不同，這對(duì)箇中好手的他來說也是有一段陣痛期的。在開發(fā)程式的這段期間，還是咬緊牙根，一邊寫程式就一邊把問題列表記錄下來，等到技術(shù)顧問來輔導(dǎo)的時(shí)候詳細(xì)請教，才能順利將ASP表單上的程式碼邏輯轉(zhuǎn)換到.NET的表單。短短三個(gè)月的時(shí)間就一切搞定。Jimmy分享著說：「就是先拿一臺(tái)單獨(dú)主機(jī)作開發(fā)機(jī)，先以比較緊急要用的先做，年底上線再整個(gè)搬移到正式機(jī)，到目前為止大概加總起來已經(jīng)有30、40張表單了。」

　　鴻騏新技最早使用的單據(jù)是人事基本類、財(cái)務(wù)類的基本單據(jù)，將近10多張，例如：請假單、加班單、出差單、費(fèi)用申請單、匯款單...。人事類的則利用EasyFlow系統(tǒng)協(xié)助收集請假記錄、加班記錄，並以自製EasyFlow管理程式的方式管理員工特補(bǔ)休假天數(shù)協(xié)助人資快速查詢閱讀。回想當(dāng)初導(dǎo)入EasyFlow最痛苦的部分，Jimmy表示應(yīng)該是大家第一次接觸EasyFlow的時(shí)候，因?yàn)樗腥藛T不習(xí)慣要從紙本轉(zhuǎn)E化，所以花了不少教育訓(xùn)練時(shí)間。但使用這麼久了，再轉(zhuǎn)到.NET其實(shí)困擾並不大，只是介面不一樣，畢竟可以省去拿著紙本跑來跑去，現(xiàn)在同仁少了EasyFlow系統(tǒng)還會(huì)唉唉叫，因?yàn)檫€要用紙本寫字，現(xiàn)在寫字都比打字還要累呢！

　　Jimmy也繼續(xù)分享：「近期正針對(duì)AE的管理工作紀(jì)錄著手規(guī)劃一套管理方式，好比AE也是要去記錄每週的工時(shí)做甚麼工作內(nèi)容。而AE會(huì)有一個(gè)專案的觀念，好比幫客戶做一個(gè)DEMO展示，展示前要先有一個(gè)設(shè)備提供給客戶使用，用一個(gè)月之後，我們要幫他做很多實(shí)驗(yàn)，相對(duì)公司想要知道員工在執(zhí)行這樣一個(gè)專案的時(shí)候，到底在做些甚麼事情，同時(shí)也作為成交後提撥獎(jiǎng)金的依據(jù)。之後再做為獎(jiǎng)金評(píng)分的標(biāo)準(zhǔn)。再來，目前還有維修工作紀(jì)錄之外，還有代理產(chǎn)品、自有產(chǎn)品的評(píng)分申請單，包括比重佔(zhàn)比、有多少獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)金又將如何分配…」Jimmy滔滔不絕的分享著。

　　除此之外，鴻騏新技更自行開發(fā)有CRM概念的「業(yè)務(wù)銷售預(yù)估表單」，要求業(yè)務(wù)單位每週去維護(hù)每個(gè)Case的進(jìn)度，除了讓業(yè)務(wù)本身更清楚自己Case的狀況之外，利用此單據(jù)要求業(yè)務(wù)單位隨時(shí)呈報(bào)自己手中的客戶，讓公司清楚掌握所有的客源，對(duì)於後勤單位以及管理階層的主管，蒐集資訊會(huì)更即時(shí)以及更清楚。Jimmy表示，現(xiàn)在做任何表單或是管理程式，都會(huì)考量與填表人是否有利害關(guān)係。不打單，就沒積分，沒積分，就沒考績。一張表單如果沒有一個(gè)可以反向要求員工的利基點(diǎn)，這張表單的使用率就會(huì)降低。所以製作表單困難嗎？真的不難！用最基礎(chǔ)的表單精靈、套圖，就可以完成了。

全面掌握資訊，精準(zhǔn)提升營運(yùn)績效

　　Jimmy認(rèn)同的說：「EasyFlow越用越深就會(huì)覺得很有價(jià)值，而且在應(yīng)用層面真的很彈性，如果介面作的好，直接撈取後端的資料真的很方便」?！赣孟到y(tǒng)減少資料匯總的時(shí)間，將呈現(xiàn)出來的數(shù)字反應(yīng)給管理者，管理者拿這些數(shù)據(jù)來適時(shí)的做提問，當(dāng)作管理人和人員溝通的橋梁」。

　　鼎新EasyFlow顧問諮詢部的黃子豪經(jīng)理也分享：「從ASP電子簽核系統(tǒng)轉(zhuǎn)換到NET電子簽核系統(tǒng)，對(duì)於時(shí)間有限的客戶來說，最快速的方法就是先使用表單設(shè)計(jì)精靈直接製作，不足的功能再去追加程式碼。這樣上線速度才會(huì)快！而且新版的表單設(shè)計(jì)精靈功能越來越強(qiáng)大，已經(jīng)彌補(bǔ)不少之前要寫很多程式碼的不足~」黃子豪經(jīng)理補(bǔ)充：「有客戶在EasyFlow上製作一張工務(wù)稽核查表，目的是讓最後一個(gè)員工下班的時(shí)候去check哪些電源開關(guān)沒關(guān)，並於下班後填單送單通知主管，公司每個(gè)月就會(huì)透過管理程式稽核出到底是哪些電源沒關(guān)，確實(shí)落實(shí)管理機(jī)制，而且使用一年後發(fā)現(xiàn)效益大到可以省去好幾萬塊的電費(fèi)?！?/p>

　　黃子豪經(jīng)理繼續(xù)分享：「有客戶因?yàn)閷?duì)EasyFlow系統(tǒng)熟悉，幾乎公司內(nèi)多數(shù)的控管都是透過EasyFlow在控制，例如，很多客戶最常遇到權(quán)限設(shè)定的問題，只要有同仁提出改ERP的權(quán)限，一般資訊人員都要再額外進(jìn)ERP系統(tǒng)去調(diào)整，一氣之下，乾脆在EasyFlow做一張電子表單，請同仁自行填單申請後自動(dòng)回寫ERP。 」鴻騏新技的同仁也非常認(rèn)同：「上系統(tǒng)的好處就是在統(tǒng)計(jì)!!! 可以反向稽核員工對(duì)公司所訂定的規(guī)範(fàn)是否真正落實(shí)。」黃子豪經(jīng)理強(qiáng)調(diào)：「EasyFlow的精神就是在：「資訊傳遞和資料的透通!!!所謂資料的透通就好比在EasyFlow寫完單後直接回寫到HR系統(tǒng)，不用再做重工的事情；或者是在ERP打完單直接送簽EasyFlow，簽核完直接回寫到ERP?！?/p>

　　還有一個(gè)特性，就是要如何針對(duì)這些數(shù)據(jù)去做一個(gè)分析。以鴻騏新技的行業(yè)性質(zhì)來說，有在EasyFlow製作一張?jiān)O(shè)備維修作業(yè)，並結(jié)合CRM的概念加以運(yùn)用。例如：以鴻騏新技的裝機(jī)資料來說，也要考慮前面做到一些勾稽和後面的維修。所以從裝機(jī)資料到設(shè)備維修，包含合約的維護(hù)……等等。鴻騏新技的規(guī)劃方式除此之外，會(huì)要求員工把相關(guān)資料都登打進(jìn)系統(tǒng)，並作為員工個(gè)人績效考核的參考。

整合資訊系統(tǒng)，串連價(jià)值管理

　　除了使用EasyFlow之外，鴻騏新技也使用鼎新的Workflow ERP系統(tǒng)。對(duì)於鼎新Workflow ERP的導(dǎo)入，因?yàn)橹耙呀?jīng)有導(dǎo)過系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，所以可以概略掌握到一些程度，所以鴻騏新技的同仁也不吝嗇的讚美ERP新增多公司別的便利性，以及確認(rèn)&取消確認(rèn)單據(jù)的過程可由前端人員自行透過系統(tǒng)介面執(zhí)行的自動(dòng)化。並表示因?yàn)閷?dǎo)入了Workflow ERP，讓每個(gè)環(huán)節(jié)都可以勾稽的很嚴(yán)謹(jǐn)，不用擔(dān)心會(huì)遺失訊息，每個(gè)月結(jié)算成本速度也加快了，而且一發(fā)現(xiàn)有問題就能夠立即處理；存貨管理也更明確了；財(cái)務(wù)報(bào)表的結(jié)算速度也加快了。也表示「在合理的範(fàn)圍之內(nèi)，負(fù)擔(dān)有價(jià)值的費(fèi)用，是值得的!!!」。

全方位應(yīng)用思維，滿足員工的期待

　　對(duì)於未來E化精進(jìn)，鴻騏新技也在評(píng)估導(dǎo)入HRM人力資源管理系統(tǒng)，例如：假勤控管、班別控管、薪資計(jì)算以及對(duì)於串接EasyFlow的部分，將勢在必行。黃子豪經(jīng)理也不吝再次分享鼎新進(jìn)期推出的ARM應(yīng)收帳款催收系統(tǒng)效益，包括由系統(tǒng)自動(dòng)通知業(yè)務(wù)逾期應(yīng)收帳款資訊，可以第一時(shí)間掌握異常狀況；讓業(yè)務(wù)每週進(jìn)系統(tǒng)維護(hù)應(yīng)收款項(xiàng)的進(jìn)度，透過系統(tǒng)彙總逾期的應(yīng)收帳款，自動(dòng)化的追蹤與跟催……等。後續(xù)鴻騏新技的大陸廠也將準(zhǔn)備導(dǎo)入ERP，子豪經(jīng)理建議可以製作內(nèi)部的教育訓(xùn)練手冊，分不同職能製訂說明哪些欄位是必要的，避免因?yàn)槿藛T異動(dòng)造成訓(xùn)練中斷。這些種種效益分析，也讓鴻騏新技燃起了對(duì)未來更信心滿滿的希望。

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▲感謝《鴻騏新技》接受專訪。
左起 鼎新EasyFlow顧問團(tuán)隊(duì)(林巧琄、陳威弟、黃子豪經(jīng)理)、鴻騏新技鼎新系統(tǒng)導(dǎo)入小組(黃佩怡小姐、呂俊光先生、呂吉祥先生)、
鼎新WorkFlow ERP顧問(鄭碧燕)、鼎新專案經(jīng)理(周桂霞)

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