崧柏電 導(dǎo)入電子表單，解決重工、耗時(shí)難題

提高生產(chǎn)效率，節(jié)省管理成本

文：黃子豪

崧柏電子

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-22 10:29:00

進(jìn)銷存 進(jìn)貨銷貨管理 ERP

以產(chǎn)業(yè)科技化、精密化、及多元化的企業(yè)經(jīng)營

　　崧柏電子成立於2002年，生產(chǎn)專業(yè)音響麥克風(fēng)軟管，連接器，電纜，數(shù)控零件和OEM。從我們的業(yè)務(wù)推出今年起，我們不斷提高我們的生產(chǎn)線，推進(jìn)機(jī)械和提供培訓(xùn)的技術(shù)人員，以整合類的迅速變化和苛刻的技術(shù)在音頻領(lǐng)域的發(fā)展。在商業(yè)方面，市場需求和客戶滿意度是背後的動(dòng)力我們的業(yè)務(wù)發(fā)展。在建立和實(shí)施質(zhì)量體系，在我們的管理系統(tǒng)是為我們的客戶，我們公司和我們的工作人員。我們正在頑強(qiáng)地追求技術(shù)訣竅，技術(shù)基礎(chǔ)和創(chuàng)新的設(shè)計(jì)，以造福我們的拋光生產(chǎn)技術(shù)，優(yōu)化我們的產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)。

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提高生產(chǎn)效率，節(jié)省管理成本

　　崧柏電子成立自今，不論在產(chǎn)品開發(fā)、銷售、經(jīng)營、及服務(wù)上，均以誠信、品質(zhì)、服務(wù)為立業(yè)目標(biāo)，且不斷地追求技術(shù)上之突破，確保品質(zhì)領(lǐng)先，親切勤快及優(yōu)良的增值服務(wù)，獲得客戶之長久支持及信賴。然而隨著電子產(chǎn)業(yè)少量多樣型態(tài)日趨複雜，過往的人工紙本處理模式，難以承接處理當(dāng)前大量資訊數(shù)據(jù)管理。總結(jié)以下幾點(diǎn)：

1.圖面資料難以管控、資訊難以傳遞

由於產(chǎn)業(yè)特性『少量多樣』，圖資大量的產(chǎn)生，因此以往單純的圖面資料可透過File Server管理，現(xiàn)在圖面資料過多以至於使用者難以搜尋。現(xiàn)場作業(yè)人員需取得圖面資料後，才可進(jìn)行作業(yè)。由於資料傳遞皆由人工進(jìn)行，因此在資訊傳遞過程中難以掌控進(jìn)度，造成許多機(jī)臺(tái)閒置，以至於稼動(dòng)率過低，公司無法讓機(jī)臺(tái)產(chǎn)出最大產(chǎn)能。

2.表單流程進(jìn)度難追蹤，無法立即管理

人工傳遞表單，無法得知表單流程進(jìn)度，難以追蹤管理?？蛻粲唵谓黄诨馗矔r(shí)效是同業(yè)間競爭重要指標(biāo)之一，因此能夠掌握訂單交期相關(guān)回覆資訊就變得極為重要。然而，在時(shí)間與空間的限制下，紙本表單無法即時(shí)呈現(xiàn)相關(guān)單位所回覆交期，以致於進(jìn)度管理有所限制。

3.無法減少重工行為，以致管理成本提高

由於資訊日異增加，資料又需人工填寫，且重覆在多套系統(tǒng)中進(jìn)行輸入，造成人工成本不斷提升，又要避免人為疏失，導(dǎo)致資料錯(cuò)誤影嚮後續(xù)決策。?

　　經(jīng)過崧柏電子內(nèi)部討論後，崧柏資訊相關(guān)單位高書政　先生綜合公司需求後，建議總經(jīng)理導(dǎo)入電子表單資訊系統(tǒng)，解決公司上述種種問題。

　　因管理資訊系統(tǒng)的人力有限，需尋求操作簡易、管理的資訊系統(tǒng)，系統(tǒng)與異質(zhì)系統(tǒng)進(jìn)行整合減少重工行為，希望資訊系統(tǒng)供應(yīng)商能夠提供一致化的服務(wù)。於此在2013年初崧柏黃子哲總經(jīng)理決定導(dǎo)入鼎新電子表單EasyFlow.NET資訊系統(tǒng)，解決目前公司所面臨資訊管理問題。

系統(tǒng)導(dǎo)入應(yīng)循序漸進(jìn)，不奢談執(zhí)行力

　　簡單決非容易之事，在導(dǎo)入過程中，高書政　先生蒐集各單位需求，徵詢總經(jīng)理意見後，進(jìn)行第一階段表單導(dǎo)入，由於導(dǎo)入過程經(jīng)過多方面討論，各單位對(duì)於流程有一定程度了解；加上高先生不斷說明系統(tǒng)帶來的效益，讓使用者能身切體認(rèn)，製作出相關(guān)操作文手並置於EasyFlow.NET電子表單系統(tǒng)中公佈欄(如圖一)，讓新進(jìn)人員可以直接透過線上公佈教學(xué)檔進(jìn)行學(xué)習(xí)，減少企業(yè)內(nèi)部訓(xùn)練成本。

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▲圖一

　　在討論企業(yè)內(nèi)部流程的過程中相當(dāng)艱辛『一份辛苦一份才』，高先生不但將崧柏電子內(nèi)部流程標(biāo)準(zhǔn)化，並將光皎企業(yè)流程一同整併，以利後續(xù)高階管理人員統(tǒng)一管理，從操作至管理層，一切從簡，讓系統(tǒng)導(dǎo)入過程能順利上線。

先了解資訊傳遞重要性，再談管理意涵

　　以往現(xiàn)場人員會(huì)直接跟文管人員索取圖面資料，無法自行取得，耗工又費(fèi)時(shí)。新產(chǎn)品開發(fā)或送樣的圖面資料送審過程中難以追蹤以致於機(jī)臺(tái)稼動(dòng)率低，藉由電子表單流程引擎應(yīng)用功能，製作出『圖面簽核單』（圖二），讓需求單位亦或是生產(chǎn)單位可以立即追蹤圖面資料進(jìn)度，減少內(nèi)部紙本單據(jù)追蹤管理成本。圖面資料歸檔至ISO文管系統(tǒng)中，讓使用者可透過文件總管搜尋功能，在大量圖資資料中，快速取得所需圖面資料，大量減少翻箱倒櫃尋找紙本時(shí)間。

▲圖二

　　在日新月異的電子產(chǎn)業(yè)裡，產(chǎn)品變化週期是相當(dāng)急速，產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更程序時(shí)效成為企業(yè)較棘手的問題，流程管控不佳會(huì)造成企業(yè)嚴(yán)重?fù)p失，在崧柏電子同樣面臨此一挑戰(zhàn)。為避免該問題發(fā)生，需訂出設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)通知單(如圖三)相關(guān)流程關(guān)卡，將各部門所需維護(hù)的資訊製訂成表格；管控流程，要求相關(guān)單位需回覆資訊，讓流程更加落實(shí)，避免流程環(huán)節(jié)中資訊斷鏈，生產(chǎn)線仍是取得舊BOM繼續(xù)生產(chǎn)的情況。例如：透過『資料維護(hù)』欄位記錄，確保文管、研發(fā)、生產(chǎn)各單位能確實(shí)回覆狀況，並記錄於『資料維護(hù)』中。

▲圖三

　　籍由系統(tǒng)流程管控，讓相關(guān)單位能遵循程序，避免資料未備齊而衝動(dòng)行事，減少人為失誤有效降低管理成本。

　　什麼才是高品質(zhì)？日本產(chǎn)品為何深得人心呢？然而品質(zhì)主要指的是定型的科學(xué)技術(shù)內(nèi)在信息狀態(tài)，作為企業(yè)要素的人力、人才、產(chǎn)品、服務(wù)等，都必須藉助科學(xué)技術(shù)手段，不斷的提升其內(nèi)在的科技內(nèi)涵，進(jìn)行必要的信息化披露，準(zhǔn)備接受質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的衡量和評(píng)測。

　　崧柏電子黃子哲　總經(jīng)理，在導(dǎo)入電子表單系統(tǒng)時(shí)，要求尺寸檢查表（如圖四）務(wù)必導(dǎo)入，尺村檢查表為該產(chǎn)品完成後，需檢驗(yàn)產(chǎn)品項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)，有標(biāo)準(zhǔn)才能確保品質(zhì)。然而，資訊正確性、即時(shí)性極為重要，透過電子表單審核後，同仁們可以立即上系統(tǒng)取得，資料永遠(yuǎn)是最新版本，不會(huì)因誤取舊資料導(dǎo)致品質(zhì)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不一。

▲圖四

資訊系統(tǒng)解決簡單、重覆、耗工、費(fèi)時(shí)之事

　　紙本表單流程管理的相關(guān)資料皆需人工重覆將資料輸入系統(tǒng)，耗工又費(fèi)時(shí)。企業(yè)最常使用表單與ERP、HRM系統(tǒng)有關(guān)，以往未導(dǎo)入電子表單時(shí)同仁們都不斷重工，人的一時(shí)疏乎，導(dǎo)致資料不正確，影嚮計(jì)薪、帳務(wù)等資料。高先生應(yīng)用電子表單整合特性，將ERP、HRM單據(jù)與EasyFlow.NET進(jìn)行整合，不但將流程標(biāo)準(zhǔn)化，且大幅減少相關(guān)職務(wù)人員重工時(shí)間，也藉由電子表單審核表單作業(yè)，可立即追蹤未簽核人員，以達(dá)到表單進(jìn)度追蹤立即性。

內(nèi)部資源持續(xù)整合，建置高效能管理流程

　　崧柏電子於2013年9月已完成第一階段HRM、ISO及EasyFlow.電子流程管理等系統(tǒng)上線使用，為了能優(yōu)化生管流程，提升各產(chǎn)線製程進(jìn)度及生產(chǎn)成本的管控效率，9月底旋即展開第二階段導(dǎo)入自製表單，將品保、研發(fā)、業(yè)務(wù)…等各類紙本表單e化，節(jié)省大量文件管理的人工成本，落實(shí)品質(zhì)管理理念，讓內(nèi)部系統(tǒng)整合更加完整，使企業(yè)e化管理更精進(jìn)有效。

　　處於競爭激烈時(shí)代中，企業(yè)要建構(gòu)優(yōu)勢(shì)競爭力，必須要能迅速應(yīng)付多變的市場環(huán)境，因此，使用符合公司需求的系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)能否在市場繼續(xù)競爭的要件，而協(xié)助客戶掌握基本的庫存資料、品號(hào)售價(jià)、訂單毛利和毛利率資料，並節(jié)省員工作業(yè)流程增加工作效率，正是鼎新為客戶創(chuàng)造出系統(tǒng)e化的價(jià)值所在。

▲崧柏電子專案負(fù)責(zé)人高書政 先生（中）接受鼎新專訪，(左)為鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪經(jīng)理，
(右)為鼎新電腦BPM諮詢部陳杏君顧問，於競爭力激烈時(shí)代中，運(yùn)用電子流程管理，有效降低資訊歸檔與傳遞時(shí)間成本，便於追蹤管理。

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