從落實(shí)權(quán)責(zé)管理到關(guān)鍵要素，千加科技掌握產(chǎn)業(yè)未來(lái)

CRM使銷售流程專案化管理 商機(jī)經(jīng)營(yíng)不落勾

文：莊安君/黃子豪/陳惠芳/張嘉容

千加科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-21 15:45:00

財(cái)務(wù)系統(tǒng) 內(nèi)稽內(nèi)控 進(jìn)貨銷貨管理

　　千加科技股份有限公司，成立於2001年1月，主要代理海內(nèi)外各知名大廠所生產(chǎn)之電子零組件及耗材，銷售對(duì)象為涵蓋晶圓代工、記憶體、LCD、LED及太陽(yáng)能等國(guó)際著名大廠。以臺(tái)灣經(jīng)驗(yàn)為核心，不斷創(chuàng)新及跨越相關(guān)產(chǎn)業(yè)，擴(kuò)展現(xiàn)有版圖並達(dá)成多元化之經(jīng)營(yíng)模式，逐步跨入亞洲區(qū)相關(guān)客戶族群。千加科技誠(chéng)信正直服務(wù)客戶，重視承諾、承擔(dān)責(zé)任，長(zhǎng)期穩(wěn)定且以永續(xù)經(jīng)營(yíng)的理念開(kāi)拓市場(chǎng)，經(jīng)營(yíng)客戶。

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導(dǎo)入緣起

工具面需求

千加科技原先是使用友商的ERP和CRM系統(tǒng)及電子簽核系統(tǒng)，因舊有的ERP系統(tǒng)控管寬鬆，無(wú)法達(dá)到部門(mén)的權(quán)責(zé)管理，基本上沒(méi)有形成簽核的流程制度，資料修改也沒(méi)有留存紀(jì)錄，造成資料的正確度比較低。在成本計(jì)算資料串接的部份，成本金額無(wú)法從配銷段串接到財(cái)務(wù)段，以致成本資料需由人工處理，正確性低。對(duì)業(yè)務(wù)人員所使用之CRM系統(tǒng)與ERP無(wú)法整合，維護(hù)時(shí)需重工於兩套系統(tǒng)中，影響到流程日常表單送簽功能不敷使用需求。

管理面需求

千加科技孫偉嵐總經(jīng)理希望透過(guò)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)時(shí)，可以重新檢視公司作業(yè)流程，同時(shí)將公司標(biāo)準(zhǔn)流程制度建立好，讓內(nèi)部作業(yè)流程可以更加順暢。新進(jìn)人員遵循公司內(nèi)控程序流程且快速上手，成員可由平日之日常異動(dòng)中，產(chǎn)出不同報(bào)表以獲得最準(zhǔn)確及最即時(shí)的資訊。經(jīng)過(guò)千加科技高階主管們審慎的評(píng)估內(nèi)部痛點(diǎn)及考量後續(xù)系統(tǒng)整合性及永續(xù)服務(wù)等因素後，選擇了鼎新ERP及ERPII 解決方案，並於2013年6月啟動(dòng)鼎新Workflow ERP、Easyflow、Portal、CRM等系統(tǒng)整合導(dǎo)入專案。

高層的支持與全員努力配合，是成功導(dǎo)入的兩大助力

　　?輔導(dǎo)初期為鼓勵(lì)成員士氣，孫總經(jīng)理提出了獎(jiǎng)勵(lì)方式，希望可以用最少的人力，達(dá)到最大的效果。由鼎新電腦顧問(wèn)安排完整的整合輔導(dǎo)程序，雙方PM即時(shí)的溝通討論，每月定期檢討追蹤進(jìn)度。ERP專案PM許小姐協(xié)助安排內(nèi)部學(xué)習(xí)採(cǎi)用鼎新職能分工學(xué)習(xí)、透過(guò)E-learning及大班課程縮短基礎(chǔ)操作學(xué)習(xí)時(shí)間、驗(yàn)收計(jì)畫(huà)，使得學(xué)習(xí)過(guò)程按步就班進(jìn)行。千加科技上下成員除了執(zhí)行日常工作，也更積極投入時(shí)間在學(xué)習(xí)新工具的應(yīng)用上。有疑問(wèn)就會(huì)主動(dòng)提出，先由PM窗口招開(kāi)會(huì)議討論，再將問(wèn)題彙總提供給鼎新顧問(wèn)，由顧問(wèn)在輔導(dǎo)之中一併解決，有事前準(zhǔn)備，及事後追蹤處理輔導(dǎo)時(shí)大大提升系統(tǒng)上線時(shí)效，方能在短短三個(gè)月就上線多套系統(tǒng)。

Workflow ?ERP導(dǎo)入效益

1.落實(shí)部門(mén)權(quán)責(zé)管理，解決資訊不準(zhǔn)確問(wèn)題

未導(dǎo)入鼎新ERP前，業(yè)務(wù)接到訂單時(shí)，完全沒(méi)有任何單據(jù)記錄，只有e-mail通知，不僅資訊不明、資料搜尋不易，且錯(cuò)誤不易被發(fā)現(xiàn)。導(dǎo)入鼎新Workflow ERP後，透過(guò)單據(jù)簽核，明確顯示需負(fù)責(zé)的部門(mén)及人員，讓各部門(mén)人員了解此工作需負(fù)將資料維護(hù)正確，讓後續(xù)作業(yè)更能準(zhǔn)確及快速串接。因?yàn)閬?lái)源準(zhǔn)確且有單據(jù)記錄，未來(lái)資料的搜尋更加簡(jiǎn)易更能夠保存。

2.作業(yè)流程符合內(nèi)稽內(nèi)控，進(jìn)而提高人員專業(yè)知識(shí)

??之前舊系統(tǒng)可達(dá)到的需求不高，尤其在財(cái)務(wù)部份，會(huì)計(jì)人員專業(yè)認(rèn)知度不高，只處理一般帳務(wù)。導(dǎo)入系統(tǒng)後，讓帳務(wù)與系統(tǒng)的整合，作業(yè)無(wú)縫串接、資料勾稽、快速及正確產(chǎn)出財(cái)務(wù)報(bào)表，結(jié)帳日期可提前於每月10日結(jié)算完成。單據(jù)確實(shí)的執(zhí)行簽核及串接，讓千加科技作業(yè)流程足以符合內(nèi)稽內(nèi)控，且讓各單位部門(mén)人員了解自己權(quán)責(zé)所在，進(jìn)而增加人員們的專業(yè)能力。

3.嚴(yán)密控管庫(kù)存，簡(jiǎn)易產(chǎn)出報(bào)表

　　千加科技的客戶群大多為半導(dǎo)體大廠，協(xié)助客戶做備貨是必然的，在庫(kù)存量的控管方面很重要，尤其是呆滯品項(xiàng)的控管。鼎新ERP未上線前，由人工判斷，所以風(fēng)險(xiǎn)性很高。ERP上線後，增加由系統(tǒng)控管及判斷的雙重檢核，減少人為失誤，并利用庫(kù)存報(bào)表的產(chǎn)出，更能隨時(shí)了解庫(kù)存狀況及成本等資料。

整合資訊系統(tǒng)一致化

　　在使用舊系統(tǒng)時(shí)，千加科技各單位無(wú)依據(jù)用『職能權(quán)責(zé)』做工作項(xiàng)目的劃分，管理者除了常兼具球員和裁判的身份，並且非關(guān)係人員也無(wú)法設(shè)限避免取得非關(guān)資訊。為解決舊系統(tǒng)電子表單系統(tǒng)整合及OA表單設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)性較不完整的難題，千加科技進(jìn)一步的評(píng)估后，選擇鼎新Easyflow電子表單系統(tǒng)的解決方案。

　　過(guò)往作業(yè)流程中，業(yè)務(wù)、採(cǎi)購(gòu)皆透過(guò)EXCEL表格進(jìn)行人工送簽審單，最後再由財(cái)務(wù)統(tǒng)一將資料建置在ERP系統(tǒng)，以致於重工費(fèi)時(shí)，難以掌握審核進(jìn)度。藉由Workflow ERP職能權(quán)責(zé)劃分，使用採(cǎi)購(gòu)及業(yè)務(wù)專業(yè)分工，業(yè)務(wù)便能夠更專心致力於業(yè)績(jī)上；採(cǎi)購(gòu)單位導(dǎo)入系統(tǒng)后產(chǎn)生獨(dú)立單位，讓採(cǎi)購(gòu)能夠於議價(jià)上更加精進(jìn)。系統(tǒng)應(yīng)用管理區(qū)分個(gè)別系統(tǒng)功能，為簡(jiǎn)化使用者操作介面，透過(guò)Portal將企業(yè)內(nèi)部資訊整合，並使用單一帳號(hào)管道，取得個(gè)人所需資訊，籍以進(jìn)行更精確決策實(shí)施。使用者可直接在Portal上簽核電子表單，並在簽核過(guò)程中又可即時(shí)查詢ERP相關(guān)資訊，以作為審核表單參考來(lái)源，有效簡(jiǎn)化多套系統(tǒng)整合資訊，使用者不需再記多組帳號(hào)及密碼。

權(quán)責(zé)劃分制度化

　　孫總經(jīng)理表示：『制度需先落實(shí)，落實(shí)制度後再下放權(quán)限，部門(mén)營(yíng)運(yùn)才會(huì)完整』。輔導(dǎo)過(guò)程中，鼎新顧問(wèn)建議應(yīng)付憑單單據(jù)輸入需簡(jiǎn)而易懂，因此訂出相關(guān)淺顯易懂會(huì)計(jì)科目，使用者能夠簡(jiǎn)單填寫(xiě)申請(qǐng)，流程更加順暢，一切事物皆ｅ化。因此, 總經(jīng)理無(wú)論是在公司或家裡皆即時(shí)掌握，然而權(quán)責(zé)劃分後審查單量越來(lái)越多。透過(guò)Easyflow電子表單系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)、採(cǎi)購(gòu)、財(cái)務(wù)日常單據(jù)作業(yè)，進(jìn)行流程ｅ化，改善人工傳簽，並由流程關(guān)卡訂定出程序與制度，讓各單位責(zé)任更加清楚及透明，使得原申請(qǐng)人可立即得知流程進(jìn)度。依據(jù)系統(tǒng)提供簽核時(shí)效趨勢(shì)進(jìn)行分析，改善公司流程，並找出簽核瓶頸，提出解決方案。徹底ｅ化，減少重工問(wèn)題，請(qǐng)假、加班、應(yīng)付憑單…等。孫總經(jīng)理和高階主管身體力行、親力親為，因此電子表單順利上線，千加科技一套完整的制度順利落實(shí)。

CRM使銷售流程專案化管理? 商機(jī)經(jīng)營(yíng)不落勾

　　在導(dǎo)入CRM之前，千加科技的業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有登打日?qǐng)?bào)的習(xí)慣，但以往的日?qǐng)?bào)必須以人為的方式建立相同日?qǐng)?bào)標(biāo)題，透過(guò)排序才能將相關(guān)的日?qǐng)?bào)集中呈現(xiàn)，對(duì)於主管而言查詢各商機(jī)的經(jīng)營(yíng)狀況並不方便。

　　導(dǎo)入鼎新CRM後，顧問(wèn)建議在業(yè)務(wù)日常作業(yè)SOP中新增一個(gè)步驟：業(yè)務(wù)人員在經(jīng)營(yíng)客戶時(shí)，可將有潛力的商機(jī)立案，之後即可透過(guò)日?qǐng)?bào)登打來(lái)回饋資訊。簡(jiǎn)單的流程變更，卻能將商機(jī)以專案的方式做管理，讓商機(jī)經(jīng)營(yíng)的歷程、最新?tīng)顩r及報(bào)價(jià)細(xì)節(jié)系統(tǒng)化彙整，業(yè)務(wù)主管可以更有效率的了解業(yè)務(wù)人員手上的商機(jī)數(shù)量、並可進(jìn)一步關(guān)切商機(jī)跟催是否及時(shí)、與客戶溝通是否到位。

自動(dòng)化與個(gè)人化，為未來(lái)應(yīng)用重點(diǎn)

　　千加科技於2013年9月完成系統(tǒng)上線之目標(biāo)，並已於12月已順利完成三個(gè)月成本結(jié)算。目前千加科技的系統(tǒng)已達(dá)成孫總經(jīng)理要求步上軌道，正規(guī)劃應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的CRM報(bào)表及批次傳送功能。由系統(tǒng)週期性自動(dòng)預(yù)警重要商機(jī)及客戶經(jīng)營(yíng)停滯狀況，運(yùn)用專屬的首頁(yè)整合業(yè)務(wù)主管常用VIEW及系統(tǒng)流程圖，必能有助於銷售決策的擬定，並快速掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)狀況。掌握資訊科技最新應(yīng)用成為企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)利器，才能掌握產(chǎn)業(yè)的未來(lái)。

▲感謝《千加科技》接受鼎新電腦專訪 。
右起千加科技孫偉嵐總經(jīng)理、千加科技電腦化推行小組、右三鼎新電腦顧問(wèn)師陳惠芳

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