何謂採(cǎi)購(gòu)管理？全面了解採(cǎi)購(gòu)流程管理的重點(diǎn)與誤區(qū)！| 鼎新電腦

文：吳欣珊

採(cǎi)購(gòu)管理 採(cǎi)購(gòu)流程

採(cǎi)購(gòu)是企業(yè)與製造要準(zhǔn)備進(jìn)入生產(chǎn)前的首要環(huán)節(jié)，如何進(jìn)行物料、半成品或零組件等採(cǎi)購(gòu)的前置作業(yè)、溝通協(xié)調(diào)、簽約協(xié)定、時(shí)程規(guī)劃與運(yùn)送，是採(cǎi)購(gòu)整體流程所必須注意的關(guān)鍵，採(cǎi)購(gòu)部分因需要與供應(yīng)商進(jìn)行大量的溝通協(xié)作，如何進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)管理也是進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)流程前須了解的。

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目錄(點(diǎn)擊可直達(dá)段落)

• 什麼是採(cǎi)購(gòu)管理？

• 採(cǎi)購(gòu)管理的4個(gè)內(nèi)容

• 採(cǎi)購(gòu)流程的7步驟

• 採(cǎi)購(gòu)流程中的管理4要點(diǎn)

• 採(cǎi)購(gòu)管理與供應(yīng)鏈的3個(gè)關(guān)聯(lián)性

• 採(cǎi)購(gòu)管理的誤區(qū)

• 新科技幫助採(cǎi)購(gòu)管理的2個(gè)趨勢(shì)

• 做好採(cǎi)購(gòu)管理的成功案例分析

• 結(jié)論

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什麼是採(cǎi)購(gòu)管理？

採(cǎi)購(gòu)管理是企業(yè)或組織中關(guān)於購(gòu)買物料、資材或服務(wù)的過程。從計(jì)劃執(zhí)行、供應(yīng)商選擇、報(bào)價(jià)談判、採(cǎi)購(gòu)單執(zhí)行、訂貨和交付、物料驗(yàn)收入庫等環(huán)節(jié)，以確保購(gòu)買的物料條件或服務(wù)達(dá)到公司需求。採(cǎi)購(gòu)管理本身含括三個(gè)部分：採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃、訂單管理、發(fā)票與驗(yàn)收三個(gè)採(cǎi)購(gòu)環(huán)節(jié)，是個(gè)生產(chǎn)前極關(guān)鍵的商業(yè)流程，對(duì)企業(yè)的營(yíng)運(yùn)與後續(xù)營(yíng)收有著重要影響。

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採(cǎi)購(gòu)管理的4個(gè)內(nèi)容

由於採(cǎi)購(gòu)本身除了對(duì)物料的採(cǎi)買外，另外牽涉財(cái)務(wù)與訂單管理等行政與他部門環(huán)節(jié)，因此採(cǎi)購(gòu)管理部分能劃分成4個(gè)內(nèi)容：

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採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃管理

針對(duì)企業(yè)本身需求制訂管理相關(guān)採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃，包含依照週期單位的定期採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃，如周、月、季、年等不同週期；依據(jù)銷售或生產(chǎn)需求的非定期採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃；或以豐田式管理推動(dòng)的即時(shí)生產(chǎn)，依照訂單需求制定採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃。每間企業(yè)因應(yīng)其不同性質(zhì)，其採(cǎi)購(gòu)流程也依據(jù)企業(yè)狀況而有不同採(cǎi)購(gòu)模式變通，執(zhí)行採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃並生成採(cǎi)購(gòu)單。

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採(cǎi)購(gòu)訂單管理

以採(cǎi)購(gòu)單為基礎(chǔ)，從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、執(zhí)行發(fā)貨、到貨檢驗(yàn)、入庫等採(cǎi)購(gòu)訂單的各環(huán)節(jié)進(jìn)行追蹤，並執(zhí)行流程管控。不同企業(yè)所執(zhí)行的訂購(gòu)流程模式不同，如訂單直接入庫、到貨執(zhí)行品質(zhì)檢驗(yàn)後入庫、電子商務(wù)進(jìn)行線上採(cǎi)購(gòu)等等，重點(diǎn)在監(jiān)控管理採(cǎi)購(gòu)存貨狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)與到貨檢驗(yàn)狀態(tài)的執(zhí)行。

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採(cǎi)購(gòu)財(cái)務(wù)管理

從採(cǎi)購(gòu)前的預(yù)算管控、確保採(cǎi)購(gòu)價(jià)格符合市場(chǎng)現(xiàn)況、採(cǎi)購(gòu)支付時(shí)間合理且符合採(cǎi)購(gòu)合約規(guī)範(fàn)、採(cǎi)購(gòu)合約與支付金額收據(jù)等紀(jì)錄留存，後續(xù)執(zhí)行定期檢核財(cái)務(wù)狀況是否如採(cǎi)購(gòu)合約所述並遵守財(cái)務(wù)要求。

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採(cǎi)購(gòu)檔案管理

屬於大範(fàn)圍的各單位檔案管理，或?yàn)榱鞒讨凶鳛樽C明或核準(zhǔn)的文件，如其他單位需求的採(cǎi)購(gòu)申請(qǐng)單、供應(yīng)商投標(biāo)文件留存、採(cǎi)購(gòu)合約與下達(dá)供應(yīng)商的採(cǎi)購(gòu)訂單、交貨單、產(chǎn)品測(cè)試報(bào)告與相關(guān)認(rèn)證文件、及其他的採(cǎi)購(gòu)報(bào)告、庫存報(bào)告與採(cǎi)購(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)告等，為較繁雜但有一定程度重要性的文件。

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從文件、財(cái)務(wù)、採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃到整體採(cǎi)購(gòu)流程的管控都是採(cǎi)購(gòu)管理重點(diǎn)，藉由與內(nèi)部財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)出合理預(yù)算，和外部供應(yīng)商談妥公司需求價(jià)位與供應(yīng)週期，除了確保採(cǎi)購(gòu)需求外，也為之後的生產(chǎn)順利提供一定穩(wěn)定性。

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延伸閱讀：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)

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採(cǎi)購(gòu)流程的7步驟

如何管理採(cǎi)購(gòu)流程是確定生產(chǎn)前相對(duì)重要的環(huán)節(jié)，將攸關(guān)影響後續(xù)生產(chǎn)與執(zhí)行狀態(tài)，甚至是利潤(rùn)多寡，下列是採(cǎi)購(gòu)流程的7個(gè)環(huán)節(jié)：

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確認(rèn)需求與制定採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃

一個(gè)是確認(rèn)內(nèi)部需求部門、需要物件、需要數(shù)量、何時(shí)需要的具體內(nèi)容，各部門須提出具體所需，並在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供給採(cǎi)購(gòu)部門，由採(cǎi)購(gòu)部門進(jìn)行集中採(cǎi)購(gòu)；另一個(gè)是依據(jù)客戶需求，針對(duì)所需產(chǎn)品所衍生的物料清單進(jìn)行集體採(cǎi)購(gòu)。

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供應(yīng)商選擇

一個(gè)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商能提供穩(wěn)定品質(zhì)、數(shù)量充足、價(jià)格合理並準(zhǔn)時(shí)交貨的物料，且提供優(yōu)良售後服務(wù)。做為合作夥伴，如何進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估並選擇供應(yīng)商是採(cǎi)購(gòu)管理的重點(diǎn)，可以依據(jù)供應(yīng)商先前履約的紀(jì)錄，採(cǎi)購(gòu)項(xiàng)目分類表進(jìn)行評(píng)估，也是採(cǎi)購(gòu)管理成功的關(guān)鍵因素。

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進(jìn)行報(bào)價(jià)談判

掌握現(xiàn)行欲採(cǎi)購(gòu)物料的市面價(jià)格，根據(jù)可能採(cǎi)購(gòu)的周期或數(shù)量請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格的協(xié)調(diào)與談判，確保雙方對(duì)於價(jià)格的認(rèn)知都能接受才能進(jìn)行後續(xù)的簽約下訂等流程。

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交付訂單訂貨

如有銷售協(xié)議，在買賣雙方確認(rèn)無誤後，就可以依照銷售協(xié)議下訂，如沒有則須開始撰寫採(cǎi)購(gòu)訂單，書面形式一式兩份，即便是數(shù)位化的現(xiàn)在能透過電子郵件寄送，也需要後補(bǔ)書面訂單作為留存。

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監(jiān)督與驗(yàn)收貨物

採(cǎi)購(gòu)訂單發(fā)出給供應(yīng)商後，後續(xù)須進(jìn)行貨物的訂單跟催追貨，確認(rèn)供應(yīng)商備貨是否如協(xié)議所述的進(jìn)度，例行跟催進(jìn)度可協(xié)助發(fā)現(xiàn)採(cǎi)購(gòu)中發(fā)現(xiàn)問題，如貨物品質(zhì)問題、運(yùn)送問題等，也可讓採(cǎi)購(gòu)部門提早與供應(yīng)商確認(rèn)環(huán)節(jié)解決問題。

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收到貨物後確認(rèn)貨物是否完整、數(shù)量是否與訂購(gòu)量相同，確認(rèn)產(chǎn)品檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)有無如同檢驗(yàn)報(bào)告書所示，若到貨發(fā)生數(shù)量短少，則要釐清是原先送貨就短少，或是運(yùn)送途中丟失，驗(yàn)收部門須提供詳細(xì)報(bào)告統(tǒng)整。

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訂單付款

確認(rèn)貨物狀態(tài)無問題，驗(yàn)收完畢後，採(cǎi)購(gòu)部門依據(jù)協(xié)議交付供應(yīng)商貨款，並於發(fā)票上詳實(shí)記錄時(shí)間、項(xiàng)目、數(shù)量與備註。

檔案歸檔與紀(jì)錄留存

除了將所有書面檔案統(tǒng)整歸檔外，另須更新採(cǎi)購(gòu)紀(jì)錄，包含中間的溝通紀(jì)錄、採(cǎi)購(gòu)訂單、合約、廠商投標(biāo)歷史檔案等歷史文件合約進(jìn)行檔案留存，以便下次做為採(cǎi)購(gòu)依據(jù)。

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每個(gè)階段的作業(yè)順序會(huì)因企業(yè)性質(zhì)不同而有所變動(dòng)，但上述7點(diǎn)是採(cǎi)購(gòu)流程的基礎(chǔ)作業(yè)。採(cǎi)購(gòu)流程從財(cái)務(wù)評(píng)估、下訂、追蹤、到貨、物料品質(zhì)狀況到後續(xù)付款的管控都是不能忽視的環(huán)節(jié)，做好採(cǎi)購(gòu)管理，相對(duì)為後續(xù)的再次採(cǎi)購(gòu)合約與流程進(jìn)行鋪路，發(fā)掘問題後，並進(jìn)一步優(yōu)化採(cǎi)購(gòu)流程作業(yè)。

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採(cǎi)購(gòu)流程中的管理4要點(diǎn)

上述是整體採(cǎi)購(gòu)作業(yè)流程，但其中有4個(gè)在採(cǎi)購(gòu)流程中應(yīng)該注意的要點(diǎn)：

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採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行

做為企業(yè)採(cǎi)購(gòu)的基礎(chǔ)，依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃與物料需求所致訂的採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃需要嚴(yán)格執(zhí)行，避免出現(xiàn)其他原先採(cǎi)購(gòu)計(jì)劃範(fàn)圍外的部分。

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供應(yīng)商與價(jià)格管理

對(duì)於選擇供應(yīng)商須對(duì)供貨時(shí)間、價(jià)格、品質(zhì)、售後服務(wù)、供應(yīng)商位置、廠商信譽(yù)、調(diào)度貨物彈性等條件進(jìn)行綜合考量，並進(jìn)行多間供應(yīng)商挑選；採(cǎi)購(gòu)價(jià)格除了比價(jià)與議價(jià)外，大宗採(cǎi)購(gòu)可採(cǎi)取多供應(yīng)商報(bào)價(jià)，並對(duì)廠商的綜合條件進(jìn)行評(píng)估，找出最適合公司所需的供應(yīng)商，遠(yuǎn)比價(jià)格低齡更重要。

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合約嚴(yán)謹(jǐn)與確實(shí)跟催貨物狀態(tài)

採(cǎi)購(gòu)訂單具有法律效力，因此需確認(rèn)清楚訂單內(nèi)容與條款，包含物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、需求品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、包裝標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式、檢驗(yàn)?zāi)Ｊ?、交貨時(shí)間與運(yùn)送地點(diǎn)、賠償標(biāo)準(zhǔn)等條件與流程都需仔細(xì)審核；發(fā)送訂單後須進(jìn)行供應(yīng)商的貨物跟催，避免供應(yīng)商有違約狀況發(fā)生，確保貨物流向並對(duì)突發(fā)狀況及時(shí)採(cǎi)取解決方案，減少可能損失。

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驗(yàn)收確實(shí)

對(duì)於貨物到倉後需即刻進(jìn)行驗(yàn)收，依據(jù)原先簽訂合約時(shí)的條款逐條進(jìn)行查驗(yàn)貨物狀態(tài)，針對(duì)貨損狀況確實(shí)記錄，釐清貨損責(zé)任為供應(yīng)商還是物流商等，貨物驗(yàn)收完畢後，確認(rèn)無差錯(cuò)才能進(jìn)行簽字付款

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採(cǎi)購(gòu)管理與供應(yīng)鏈的3個(gè)關(guān)聯(lián)性

由於採(cǎi)購(gòu)上依據(jù)交易的貨物種類與複雜程度，而區(qū)分成不同的交易層次，從最基礎(chǔ)的依採(cǎi)購(gòu)訂單交貨付款，到與供應(yīng)商建立長(zhǎng)遠(yuǎn)合作關(guān)係，了解供應(yīng)商訂單採(cǎi)購(gòu)週期，再到與供應(yīng)商建立策略夥伴關(guān)係的整體供應(yīng)鏈成本與效率管控，採(cǎi)購(gòu)管理依據(jù)合作關(guān)係的深化程度，所管理的細(xì)節(jié)也更多，因此採(cǎi)購(gòu)管理某種程度與供應(yīng)鏈管理是有所相關(guān)的。以下是採(cǎi)購(gòu)管理與供應(yīng)鏈的3個(gè)關(guān)聯(lián)：

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依存關(guān)係

採(cǎi)購(gòu)管理作為供應(yīng)鏈管理的一部份，也同時(shí)是供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，並非企業(yè)與企業(yè)間單純的採(cǎi)買付款交易模式，而是相互依存共生的關(guān)係，原物料穩(wěn)定品質(zhì)佳，所製造的產(chǎn)品優(yōu)良，同步為客戶創(chuàng)造更高的附加價(jià)值，提高客戶滿意度。

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共同協(xié)調(diào)達(dá)成目標(biāo)

對(duì)供應(yīng)商與企業(yè)而言，為自身公司創(chuàng)造更高價(jià)值、獲取最大利潤(rùn)、提高作業(yè)效率、降低成本是共同的目標(biāo)，除了採(cǎi)購(gòu)行為與管理奠定了交易的商業(yè)基礎(chǔ)外，其透過供應(yīng)鏈管理的協(xié)調(diào)合作一起滿足客戶需求，也達(dá)成公司目標(biāo)。

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資訊共享

在合作狀態(tài)下，訊息即時(shí)傳輸回報(bào)將是讓採(cǎi)購(gòu)流程管理釐清與解決問題的基礎(chǔ)，也是供應(yīng)鏈管理能運(yùn)作順利的關(guān)鍵。比如運(yùn)輸出現(xiàn)問題或其他突發(fā)狀況，資訊快速流通共享，供應(yīng)商與採(cǎi)購(gòu)商都能即刻處理問題，避免到貨延誤。

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延伸閱讀：什麼是供應(yīng)鏈管理？SCM對(duì)企業(yè)的重要性

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採(cǎi)購(gòu)管理的誤區(qū)

由於採(cǎi)購(gòu)環(huán)節(jié)複雜，且有多種作法與決策須思考企業(yè)所需來決定，採(cǎi)購(gòu)在執(zhí)行時(shí)往往有選擇與作法上的盲點(diǎn)等誤區(qū)產(chǎn)生，以下3點(diǎn)是採(cǎi)購(gòu)人員在執(zhí)行採(cǎi)購(gòu)時(shí)容易陷入的迷思：

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採(cǎi)購(gòu)選擇報(bào)價(jià)低的即可嗎？

一般而言，在採(cǎi)購(gòu)發(fā)報(bào)價(jià)單給供應(yīng)商時(shí)，往往會(huì)貨比三家，從多數(shù)報(bào)價(jià)中選擇較便宜的報(bào)價(jià)為主，這也是多數(shù)製造業(yè)者期望能節(jié)省成本的選擇，但節(jié)省成本有可能犧牲其他部分，可能是產(chǎn)品品質(zhì)普通、包裝簡(jiǎn)陋、運(yùn)送的節(jié)約等，物料狀態(tài)不佳，也會(huì)影響後續(xù)生產(chǎn)製造。劃定預(yù)算固然是提供給採(cǎi)購(gòu)的一個(gè)重要指標(biāo)，但在品質(zhì)要求、檢驗(yàn)單核定、包裝保護(hù)等也須清楚制定一個(gè)準(zhǔn)則給予採(cǎi)購(gòu)評(píng)斷供應(yīng)商，而非價(jià)低者得，在採(cǎi)購(gòu)管理上也相對(duì)省心。

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招標(biāo)是萬靈丹？

採(cǎi)購(gòu)方式有很多種，除了原本的單一採(cǎi)購(gòu)須建立長(zhǎng)期合作關(guān)係外(只有一兩間供應(yīng)商可提供)，其他有多間供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)的方法如招標(biāo)、詢價(jià)、談判等，都是為了從供應(yīng)商們獲得更接近成本的報(bào)價(jià)與資訊，讓成本達(dá)到最大化，合理讓供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)具有壓低成本的效果，但並非招標(biāo)就是能獲得更低成本的方法。靈活運(yùn)用不同的採(cǎi)購(gòu)方法，才能與供應(yīng)商談到合理且便於採(cǎi)購(gòu)管理的合作模式。

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檔案全部保存即可？

由於在採(cǎi)購(gòu)前期有大量需來回溝通的資料，如何整理保存這些溝通內(nèi)容與文書檔案也是採(cǎi)購(gòu)管理的重要一環(huán)，如果只是將訊息存儲(chǔ)而不進(jìn)行整理，後續(xù)不斷新增資料的狀態(tài)下，要進(jìn)行分類或整理將會(huì)變得非常困難，比如物料的詢價(jià)型號(hào)分野？不同設(shè)備的型號(hào)報(bào)價(jià)有無分開？不同類型的設(shè)備是否有分開詢價(jià)？這些細(xì)節(jié)都會(huì)影響到後續(xù)的採(cǎi)購(gòu)文書管理，後續(xù)須再度進(jìn)行決策時(shí)也能快速整合內(nèi)容，並作為下次採(cǎi)購(gòu)詢價(jià)的依據(jù)。

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新科技幫助採(cǎi)購(gòu)管理的2個(gè)趨勢(shì)

由上可知，採(cǎi)購(gòu)管理除了採(cǎi)購(gòu)合約等紙本資料的整合外，更有即時(shí)採(cǎi)購(gòu)充足且合理價(jià)位的物料壓力，採(cǎi)購(gòu)資訊本身已複雜多樣，但現(xiàn)今少量多樣的常態(tài)化，加上急單抽單等外在變因，對(duì)於採(cǎi)購(gòu)週期的時(shí)程管控形成更大挑戰(zhàn)，導(dǎo)入新科技如數(shù)據(jù)中控平臺(tái)，加上現(xiàn)今發(fā)展快速的生成式AI，如何運(yùn)用新科技和新觀念，突破流程思維的採(cǎi)購(gòu)管理？以下兩個(gè)趨勢(shì)也是採(cǎi)購(gòu)人員要了解的：

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1.預(yù)測(cè)採(cǎi)購(gòu)週期，提升資料易查性及準(zhǔn)確度

中控平臺(tái)的導(dǎo)入，形同幫企業(yè)建置一個(gè)整合性的數(shù)據(jù)及資料庫平臺(tái)，AI人工智慧作為平臺(tái)大腦，將既有企業(yè)資訊及資料餵養(yǎng)給生成式AI，讓其進(jìn)行知識(shí)封裝，依據(jù)以往的採(cǎi)購(gòu)數(shù)據(jù)及資料庫進(jìn)行運(yùn)算，預(yù)測(cè)客戶訂單需求，進(jìn)而提供採(cǎi)購(gòu)人員不同物料其合適的採(cǎi)購(gòu)週期、建議的供應(yīng)商清單等，幫助採(cǎi)購(gòu)人員提升採(cǎi)購(gòu)資訊的易查性與準(zhǔn)確性。

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2.數(shù)據(jù)變化自動(dòng)運(yùn)算，即刻反應(yīng)調(diào)整

訂單少量多樣化已是必定趨勢(shì)，加上供應(yīng)鏈分散，導(dǎo)致採(cǎi)購(gòu)時(shí)程的判斷更趨複雜。不以流程驅(qū)動(dòng)計(jì)算週期，而是各節(jié)點(diǎn)的資訊封裝餵養(yǎng)，生成式AI將客戶變更的資訊、成本、交期等資訊重新運(yùn)算和評(píng)估，逐步優(yōu)化需求物料及庫存值調(diào)整建議，加強(qiáng)供應(yīng)鏈的風(fēng)險(xiǎn)管控，並提供採(cǎi)購(gòu)進(jìn)貨週期建議，避免高庫存風(fēng)險(xiǎn)和缺料的困境。

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對(duì)邁入數(shù)位化，執(zhí)行數(shù)位優(yōu)化，逐步邁向數(shù)位轉(zhuǎn)型的企業(yè)來說，新科技的不斷更新，是推進(jìn)數(shù)位轉(zhuǎn)型進(jìn)度的關(guān)鍵要素，數(shù)據(jù)中控平臺(tái)的資料集成，加上生成式AI的知識(shí)封裝餵養(yǎng)，數(shù)位轉(zhuǎn)型也從原先的技術(shù)及數(shù)據(jù)導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的智能決策轉(zhuǎn)型，也是所謂的「數(shù)智驅(qū)動(dòng)」。從原先的既定流程思維，轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)流程回應(yīng)，加速企業(yè)轉(zhuǎn)型腳步。

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做好採(cǎi)購(gòu)管理的成功案例分析

面對(duì)物料多種又少量多樣化的產(chǎn)品線，採(cǎi)購(gòu)管理該如何執(zhí)行，也相對(duì)影響到公司的管理能力。以強(qiáng)固型移動(dòng)式電腦為核心的攸泰電腦，為大眾電腦旗下IPC子公司，專攻工業(yè)車聯(lián)網(wǎng)和嵌入式物聯(lián)網(wǎng)高端技術(shù)。攸泰營(yíng)運(yùn)模式有ODM、OBM，ODM客戶會(huì)主動(dòng)提供銷售預(yù)測(cè)並藉以計(jì)算備料，但在OBM品牌銷售上，採(cǎi)CTO模式依客戶選定的零件進(jìn)行選配。

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除了影響到BOM產(chǎn)出相當(dāng)耗時(shí)外，衍生的長(zhǎng)短料問題也造成庫存積壓，備料量即便提升也未縮短交期，導(dǎo)致OBM營(yíng)運(yùn)成長(zhǎng)受限。具體影響有下列兩點(diǎn)：

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1.需求變更不即時(shí)

以往透過系統(tǒng)報(bào)表產(chǎn)出Excel且均由Excel做管理，效率不佳導(dǎo)致訂單答交需要3~8天，庫存、採(cǎi)購(gòu)、排程情況難確認(rèn)，無法快速回應(yīng)訂單交期。採(cǎi)購(gòu)的困難點(diǎn)則是：訂單涉及的料件種類變化多，容易錯(cuò)估料的種類和數(shù)量，客戶需求變更不即時(shí)，人工即便統(tǒng)計(jì)完畢但不正確導(dǎo)致多購(gòu)料。

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2.物料計(jì)算不明確

料件不齊，導(dǎo)致產(chǎn)線不能開工。人員花費(fèi)大量時(shí)間處理excel，另選配零件的策略備料以人工經(jīng)驗(yàn)估算，欠缺有效計(jì)算方式，造成備料更多卻無法有效縮短訂單交期，且為了避免缺料，提早採(cǎi)購(gòu)交付，造成工廠爆倉依舊缺料。

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在導(dǎo)入系統(tǒng)上線後，攸泰有了以下反轉(zhuǎn)：

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1.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)一致

根據(jù)當(dāng)下實(shí)際料況與產(chǎn)能狀況，模擬虛擬訂單可達(dá)交日期，結(jié)合庫存和排產(chǎn)狀況，推算出訂單交期，即時(shí)回覆最新資訊給客戶；資訊透明化，庫存能即時(shí)查閱，在工單料號(hào)到齊後再安排實(shí)體備料，齊料後進(jìn)入工廠，產(chǎn)線不停滯，現(xiàn)場(chǎng)更好管理。

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2.設(shè)定採(cǎi)購(gòu)規(guī)則

依照不同訂單性質(zhì)設(shè)定不同採(cǎi)購(gòu)規(guī)則，分批採(cǎi)購(gòu)降低存貨風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)不同需求來源訂出相應(yīng)的採(cǎi)購(gòu)規(guī)則，避免料買錯(cuò)或買多，備對(duì)物料並有效使用，不造成存貨壓力。 ??

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3.帳料清楚比對(duì)

CTO機(jī)種選配相應(yīng)的BOM表，並設(shè)定好選配零件的種類和採(cǎi)購(gòu)比例，做到合理備料，可以看出不同機(jī)種的料件使用情形，更能彈性按照市場(chǎng)情況去調(diào)整。

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運(yùn)用ERP提升快速達(dá)交能力與精準(zhǔn)備料能力，縮短備料週期與訂單交付天數(shù)；PLM縮短產(chǎn)品研發(fā)週期降低產(chǎn)品錯(cuò)誤成本，配合倉庫策略WMS，減少物品庫存查找時(shí)間的浪費(fèi)，減少生產(chǎn)缺料等待時(shí)間，流程藉由資訊工具協(xié)助得以做到環(huán)環(huán)相扣，也讓攸泰的專案目標(biāo)訂單交付天數(shù)原訂56天下降為23天，OBM訂單交付天數(shù)平均23天，達(dá)成率143％，邁向優(yōu)質(zhì)管理的關(guān)鍵。

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延伸閱讀案例：攸泰科技加速把握疫後商機(jī)，強(qiáng)化供應(yīng)鏈能力

延伸閱讀：交期是什麼？完整說明縮短交期對(duì)製造業(yè)的重要性！

延伸閱讀：什麼是物料管理？協(xié)助物料管理的重要5大原則

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結(jié)論

作為生產(chǎn)前期的採(cǎi)購(gòu)，有許多作業(yè)環(huán)節(jié)都是為了之後的製造進(jìn)行把關(guān)，也是為了之後的每次採(cǎi)購(gòu)梳理更清晰的流程。數(shù)位化趨勢(shì)的現(xiàn)代，如何運(yùn)用企業(yè)管理系統(tǒng)，達(dá)到資訊透明協(xié)助管控，做好採(cǎi)購(gòu)管理，將是未來在製造生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)中的重要作為。

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內(nèi)文資料來源

MBA-採(cǎi)購(gòu)管理

MBA-流程採(cǎi)購(gòu)管理

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