e化導(dǎo)入指南-如何導(dǎo)入ERP系統(tǒng)？

文：

e化指南

導(dǎo)入方式的選擇

由於每家資訊廠商的ERP系統(tǒng)皆有其本身系統(tǒng)架構(gòu)、修改、安裝等不同的複雜程度，加上企業(yè)本身需求條件的差異，因此並無一體適用的ERP導(dǎo)入方式，但是在企業(yè)導(dǎo)入ERP過程中『顧問諮詢』對於系統(tǒng)導(dǎo)入的成效是有相當(dāng)關(guān)鍵性的影響，一般而言，顧問必須對於特定產(chǎn)業(yè)的企業(yè)營運(yùn)模式及資訊科技、系統(tǒng)方面有相當(dāng)程度的認(rèn)知、了解，才能協(xié)助企業(yè)在導(dǎo)入ERP時(shí)尋求最適合企業(yè)運(yùn)作的系統(tǒng)流程。 因此，若企業(yè)所選購的ERP軟體公司能提供顧問導(dǎo)入服務(wù)，對企業(yè)而言當(dāng)然是較佳的選擇，然而無論是選擇資訊公司、企管顧問公司或是企業(yè)自行規(guī)劃的系統(tǒng)導(dǎo)入服務(wù)，大致可以區(qū)分為三種導(dǎo)入方式：

1.全面性導(dǎo)入

作法是將企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)完全淘汰，而直接改用整套?ERP系統(tǒng)來連接全部的事業(yè)部門或相關(guān)部門，藉由這樣大幅度的改變，調(diào)整組織的營運(yùn)方式與人員編制，同時(shí)達(dá)到企業(yè)流程再造的目標(biāo)。倘若企業(yè)事先沒有規(guī)劃好，其所承擔(dān)的失敗風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)很高，甚至帶給企業(yè)嚴(yán)重的危機(jī)，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。

2.漸進(jìn)式導(dǎo)入

若以導(dǎo)入的風(fēng)險(xiǎn)為思考出發(fā)點(diǎn)，主要是選擇企業(yè)的一個(gè)事業(yè)單位或是功能部門，將所需要的模組作一次性的導(dǎo)入，待其系統(tǒng)運(yùn)作順暢後，再進(jìn)行全面性的導(dǎo)入，可大幅降低失敗的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)可累積導(dǎo)入時(shí)的經(jīng)驗(yàn)與資源，並節(jié)省全面導(dǎo)入的龐大花費(fèi)。但是企業(yè)就必須付出等待所有事業(yè)單位或功能部門都導(dǎo)入後，企業(yè)內(nèi)部才有一套整合性ERP系統(tǒng)的漫長時(shí)間成本。

3.快速的導(dǎo)入

企業(yè)依據(jù)某部分的管理、作業(yè)需求做規(guī)劃，選擇導(dǎo)入財(cái)務(wù)管理、?人事管理、生產(chǎn)製造管理、配銷系統(tǒng)等部份模組，等將來有需要時(shí)，再進(jìn)行其他功能模組的導(dǎo)入，如此可達(dá)到快速導(dǎo)入的需求。但是背後卻也帶來缺乏整體規(guī)劃的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閱我荒＝M的導(dǎo)入缺乏與其他部門作整體的協(xié)調(diào)，導(dǎo)入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會(huì)面臨到重新規(guī)劃的風(fēng)險(xiǎn)成本。

ERP的導(dǎo)入程序

上面，我們說明了三種不同的導(dǎo)入方式。不論企業(yè)選擇哪一種導(dǎo)入方式，其導(dǎo)入程序皆可以區(qū)分為專案計(jì)劃階段、教育訓(xùn)練階段、作業(yè)流程擬定階段、正式上線階段等四個(gè)階段，可參考下圖ERP導(dǎo)入程序建置圖了解系統(tǒng)的導(dǎo)入過程與執(zhí)行步驟。

1.專案計(jì)劃階段

企業(yè)內(nèi)部必須組成導(dǎo)入該ERP系統(tǒng)的專案小組人員，因?yàn)镋RP的導(dǎo)入牽涉企業(yè)內(nèi)部所有部門的運(yùn)作與協(xié)調(diào)，並非單單只是資訊部門的職責(zé)，其專案小組人員須對公司現(xiàn)有流程知之甚詳，以便對應(yīng)用作業(yè)需求與系統(tǒng)流程作修改，同時(shí)與顧問師針對專案時(shí)程、組織架構(gòu)、整體流程、各式表單使用時(shí)機(jī)等，透過分工專責(zé)的方式可以提高企業(yè)電腦化上線品質(zhì)及工作效益。

2.教育訓(xùn)練階段

為促使使用者能熟悉系統(tǒng)，以利後續(xù)系統(tǒng)正式上線，ERP廠商會(huì)針對專案小組成員或主要使用者提供不同課程之系統(tǒng)教育訓(xùn)練，了解ERP的特質(zhì)及效益等以作為日後企業(yè)ERP導(dǎo)入的種子教練，而企業(yè)內(nèi)部也會(huì)完成ERP軟體安裝及測試，讓client端的使用者能隨時(shí)上線操作練習(xí)，另一方面如基本資料的收集、資料/料號(hào)編碼的原則、BOM表的架構(gòu)、系統(tǒng)作業(yè)流程/欄位說明等等，也會(huì)在顧問師的指導(dǎo)、說明下陸續(xù)完成系統(tǒng)上線前的準(zhǔn)備工作。

3.作業(yè)流程擬定階段

顧問師與專案小組針會(huì)對企業(yè)作業(yè)流程與系統(tǒng)流程作對應(yīng)檢討差異性，並整理出需客製化修改的部分，作出需求分析報(bào)告，同時(shí)也會(huì)開始進(jìn)行系統(tǒng)的各式基本資料建檔〈廠商、客戶、料件、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)等〉、內(nèi)部資料模擬測試及子系統(tǒng)的模擬測試等，循序漸進(jìn)的教導(dǎo)使用者及管理者熟悉、操作ERP系統(tǒng)。

4.正式上線階段

在系統(tǒng)正式上線時(shí)，顧問師須全程參與上線，以確保資料發(fā)生異?；蝈e(cuò)誤時(shí)，在第一時(shí)間能即時(shí)處理完成，另外最後導(dǎo)入過程，必須將所有會(huì)議記錄及相關(guān)文件整理留存，例如新編製的編碼原則、標(biāo)準(zhǔn)工作流程作業(yè)書、ERP系統(tǒng)操作手冊等等，避免日後因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部人員之異動(dòng)，導(dǎo)致企業(yè)無人可以繼續(xù)維護(hù)該ERP系統(tǒng)，確保ERP系統(tǒng)可以順利在企業(yè)內(nèi)部可以制度化的執(zhí)行與運(yùn)作。

結(jié)語

「找對的人、做對的事」可以讓ERP系統(tǒng)的導(dǎo)入達(dá)到事半功倍的效果，企業(yè)高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執(zhí)行落實(shí)及ERP廠商的專業(yè)程度，這四方面良好的協(xié)調(diào)運(yùn)作是企業(yè)ERP系統(tǒng)能順利導(dǎo)入的關(guān)鍵， 然而就如同企業(yè)經(jīng)營追求卓越與穩(wěn)健一般，資訊系統(tǒng)本身也必須隨著企業(yè)經(jīng)營模式的轉(zhuǎn)變成長作持續(xù)性、階段性的投入與修正，才能成為適合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的最佳解決方案。

以上的內(nèi)容，應(yīng)能讓您大致了解企業(yè)為何需要ERP系統(tǒng)，以及成功導(dǎo)入ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵是什麼。然而，複雜的導(dǎo)入評估以及難以預(yù)期的導(dǎo)入風(fēng)險(xiǎn)卻也常常讓企業(yè)對e化導(dǎo)入為之卻步。其實(shí)，好的系統(tǒng)公司不僅能協(xié)助企業(yè)做好e化的評估以及導(dǎo)入；在導(dǎo)入過程中更能藉由其豐富的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)協(xié)助企業(yè)完成營運(yùn)流程的改善，進(jìn)一步提高企業(yè)的競爭力。透過專業(yè)的顧問協(xié)助您做更有效的評估及導(dǎo)入規(guī)劃，就能讓您更快速完成企業(yè)的e化建置，提高競爭力。

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