稟程科技兩岸資訊大整合 數(shù)據(jù)分析展現(xiàn)超強效率

把想法變成現(xiàn)實，瞬變世代掌未來

文：林巧琄

稟程科技

發(fā)布時間： 2018-10-30 17:30:00

企業(yè)流程管理

????????在面對全球化的產(chǎn)業(yè)競爭及瞬息萬變電子產(chǎn)業(yè)裡，全球化的布局為必然的趨勢，而稟程科技股份有限公司（以下簡稱為稟程科技）是美商Genesis 投資設(shè)立在臺灣的亞洲營運總部，主要業(yè)務(wù)是電子零配件及連接器的開發(fā)設(shè)計以及生產(chǎn)銷售，並成為一個創(chuàng)新電子連接的解決方案合作夥伴，使稟程科技的客戶能夠把他們的想法變成現(xiàn)實。稟程科技所追求的是提供最好的價值，最優(yōu)質(zhì)的客戶滿意度，以及提供友善的服務(wù)和企業(yè)精神。

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細說導(dǎo)入緣起：先發(fā)目標(biāo)-兩岸資訊大整合

　　稟程科技因應(yīng)全球化的布局，目前辦公室與工廠是分佈在兩岸多據(jù)點，而在面對兩岸的人員出勤及薪資管理及事務(wù)性表單等，在導(dǎo)入資訊系統(tǒng)前都是以人工表單填寫，而且需要隨時關(guān)注老闆的行程才能順利簽核完成。

　　而每月結(jié)算薪水時，使用Excel匯總舊考勤系統(tǒng)的資料作為薪資計算數(shù)據(jù)來源。但舊考勤系統(tǒng)非常不穩(wěn)定，比方說今日變更資訊，要到固定時間才會修改資料，且明日資料顯示仍然不正確?；杜f考勤系統(tǒng)考勤數(shù)據(jù)不穩(wěn)定、不即時，因此使用舊考勤系統(tǒng)結(jié)考勤數(shù)據(jù)，仍然造成人資人員人事資料維護、考勤資料結(jié)算的冗長費時，無法信任舊考勤資料，計薪過程中常常發(fā)生錯誤。稟程科技管理部經(jīng)理/資訊負責(zé)人周樹禮先生(以下稱為Mark)笑著表示：每次到了結(jié)算薪水的時候，通常需要三天三夜，而且需要多花好多人力進行校對才能算出來。所以公司認為導(dǎo)入一個「全面性」的資訊管理系統(tǒng)來進行人員出勤及薪資管理，人才招募訓(xùn)練及事務(wù)性表單申請及制度管理規(guī)範(fàn)為勢在必行的重要之務(wù)！並且希望藉由此次導(dǎo)入，一併統(tǒng)整集團內(nèi)兩岸三地制度，加速集團內(nèi)薪酬制度一制化。

　　稟程科技Mark更表示：在評估導(dǎo)入資訊管理系統(tǒng)時，首要在考量業(yè)界知名度、同業(yè)介紹、系統(tǒng)的親和度、系統(tǒng)的穩(wěn)定性等，當(dāng)然就以鼎新HRM及EasyFlow.net?為首要考量囉~

管理挑戰(zhàn)

• 兩岸資訊各自處理，無整合概念。

• 舊系統(tǒng)不穩(wěn)，資料整理費時。

• 紙本表單簽核效率低。

• 請假時數(shù)人工控管，容易統(tǒng)計錯誤。

• 流程無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易耗費大量溝通時間。

導(dǎo)入效益

• 表單完整記錄於系統(tǒng)中。

• 員工隨時可上表單查詢請假資訊。

• 主管可隨時簽核，不受時間地點限制。

• 資訊化導(dǎo)入益於分析異常管理與追查原因。

• 提升簽核時效，審核更有依據(jù)，導(dǎo)入管理新思維。

改變就是進步，行動e化展現(xiàn)超強效率

　　稟程科技利用系統(tǒng)導(dǎo)入的時機點，正好重新檢視公司從無到有的組織建構(gòu)、薪資結(jié)構(gòu)、職務(wù)職稱、標(biāo)準(zhǔn)流程…等，順利明確定義及釐清公司的原則架構(gòu)。而系統(tǒng)剛開始導(dǎo)入時，就HR系統(tǒng)在薪資計算上確實有遇到一些狀況，但深入了解後，最主要還是內(nèi)部人員熟悉度需要再加強，系統(tǒng)實際對於公司的幫助仍然很大。而對Easy Flow而言，公司現(xiàn)行使用的ESS(員工自助管理表單)人事類表單，如：出差單、請假單這些，更讓兩岸的資訊傳遞更加便利。過程中也對於鼎新客服的支援感到欣慰，因為遇到問題的話都可以快速得到解答，減少摸索的時間。

　　一般使用者很開心可以直接電腦填單線上傳遞，而且表單上直接就有數(shù)據(jù)可以方便查看自己的假勤狀況，老闆更開心可以用手機隨時隨地簽核。因此已著手規(guī)劃將現(xiàn)行實際使用紙本簽核的二地簽呈、總務(wù)類、財務(wù)性表單，陸續(xù)電子化設(shè)計進系統(tǒng)，以便將二地資訊迅速整合在一起。

透過系統(tǒng)將程序制度化，帶來超凡數(shù)據(jù)感受

　　系統(tǒng)導(dǎo)入後，讓稟程明顯感受到最大的差異就是在做數(shù)據(jù)分析的時候，以前三天三夜才能完成的事，現(xiàn)在2小時或半天就可以很輕易的從系統(tǒng)抓出資料來，這種效率在過去以人工作業(yè)的時代來說幾乎是沒有的！就像EasyFlow系統(tǒng)提供了審核效率分析表，透過此報表就可以馬上了解公司的表單單量與各關(guān)卡簽核者的審核時效，是否也可以當(dāng)員工的績效指標(biāo)衡量也有待客戶之後的運用。相信系統(tǒng)提供的這些數(shù)據(jù)這種效率也能激起稟程一些想法，希望能運用系統(tǒng)的優(yōu)勢再造其他管理新思維。Mark表示因為系統(tǒng)資訊串流很快，系統(tǒng)平臺很容易就能查出資料，所以很快就能掌握出勤狀況跟人員異常的比例，?？蛻粢裁靼踪Y訊化的導(dǎo)入對於在做異常的管理或是追查原因，會變得很容易很清晰。

利用BPM扮演統(tǒng)籌與連結(jié)之關(guān)鍵角色，打造企業(yè)體質(zhì)一級棒

　　老闆支持真的很重要!!!Mark笑著說。以前使用實體紙本，得隨時注意老闆在哪，就算是用mail也很不方便，溝通上很不方便。現(xiàn)在有了EasyFlow系統(tǒng)有簽沒簽？系統(tǒng)一查馬上就知道，加上老闆又利用行動手機簽核，現(xiàn)在一天之內(nèi)就可以簽完，簽到晚上都還再簽…大大提升公司的工作效率！

　　Mark開玩笑的表示，因為老闆信任EasyFlow系統(tǒng)的關(guān)係，所以常會注意系統(tǒng)上顯示的簽核效率，老闆從系統(tǒng)上可以知道填單人的上級主管簽核時間點，因而了解主管階層的簽核時效，為何員工一天前就申請假單，上階主管隔了那麼久員工都請假了主管才簽核…等等狀況，讓各單位都深深有明確的制度化感受?。?/p>

使用HR系統(tǒng)，提升管理思維

　　導(dǎo)入前期依照公司內(nèi)部職務(wù)所需與工作分析，將兩岸三地部門、職位作一集團式管理，重新規(guī)劃組織制度與職位，完整蒐集人事資料後，才開始啟動HR系統(tǒng)導(dǎo)入。透過系統(tǒng)導(dǎo)入過程，也規(guī)劃兩岸的員工代號、考勤制度並對外公告，提高集團化管理思維。

　　導(dǎo)入HR系統(tǒng)後，除了提升薪資計算即時性與正確性外，並可於每月薪資計算完成後，立即發(fā)送電子薪資條讓員工即時了解薪資資訊。過往使用舊考勤系統(tǒng)，無法正確稽核員工出勤狀況，現(xiàn)在透過HRM統(tǒng)計報表HR人員可迅速掌握員工出勤狀況，目前稟程內(nèi)部規(guī)劃將出勤率加入薪酬結(jié)構(gòu)中，藉由出勤與薪資產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，提升員工出勤率，進而提高管理效能。也因HR系統(tǒng)導(dǎo)入前期規(guī)劃完善、過程中Mark積極配合，現(xiàn)在HR系統(tǒng)資訊已越來越完善，稟程規(guī)劃未來利用系統(tǒng)資訊，作人力資源分析，HR系統(tǒng)更成為決策支援有利的助手！

▲系統(tǒng)導(dǎo)入後，讓稟程明顯感受到最大的差異是：以前三天三夜才能完成的數(shù)據(jù)分析，現(xiàn)在2小時或半天就可以很輕易的從系統(tǒng)做完！
感謝稟程科技接受鼎新電腦採訪，由左到右為鼎新電腦BPM顧問林巧琄小姐、鼎新電腦BPM顧問鄭明洲總監(jiān)、稟程科技管理部經(jīng)理/資訊負責(zé)人周樹禮先生及鼎新電腦HR顧問方辛榕小姐。

有夢最美，企業(yè)流程管理相隨

　　在稟程科技高層及資訊負責(zé)人周樹禮先生對於資訊化高度的支持與認同下，目前已先完成了初期的人事表單及事務(wù)性表單e化的任務(wù)；後續(xù)還有更多等待e化的表單，例如：總務(wù)庶務(wù)申請單->HRD模組下的培訓(xùn)、招募(人力需求招募)相關(guān)單據(jù)->用系統(tǒng)開始規(guī)劃ISO文件管理…等，以及期待鼎新系統(tǒng)與其他異質(zhì)系統(tǒng)的整合。

　　而HRM系統(tǒng)已完成核心事務(wù)(如考勤、計薪)與員工自助導(dǎo)入，後續(xù)稟程將致力於優(yōu)化人力成本，藉由導(dǎo)入招聘、績效考核、培訓(xùn)，協(xié)助達成企業(yè)策略目標(biāo)。

　　Mark抱持樂觀及自信的態(tài)度面對並希望所有紙本表單都可以上線到EasyFlow進行簽核及管理，鼎新HRM與EasyFlow?團隊也將提供一系列協(xié)助，讓稟程科技的電子化作業(yè)更臻完整及精進，實現(xiàn)效率化作業(yè)流程的目標(biāo)與經(jīng)驗傳承，並持續(xù)順利地推動企業(yè)流程再造。

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