酷訊搜索 優(yōu)雅轉(zhuǎn)型電子發(fā)票 節(jié)省工時提升企業(yè)形象

健全財務(wù)體質(zhì)，節(jié)省工時提升企業(yè)形象

文：張馨倚

酷訊搜索

發(fā)布時間： 2018-10-29 14:30:00

電子發(fā)票

鼓勵團(tuán)隊建言 營造公司共好

▲酷訊搜索 孟逸錤執(zhí)行長：「電子發(fā)票證明了酷訊的專業(yè)。使用後，客戶及團(tuán)隊的
滿意度高，覺得酷訊是很專業(yè)的、很先進(jìn)、有制度化公司?！?/span>

? ? ????入位於臺北內(nèi)湖的酷訊搜索股份有限公司辦公室，迎面而來一面黑板，上面寫著酷訊的企業(yè)文化，酷訊英文名為KooData，源自芬蘭文，意即「編碼」。主要經(jīng)營廣告業(yè)務(wù)，以「讓廣告變得簡單」作為企業(yè)經(jīng)營理念，致力於將複雜的網(wǎng)路廣告數(shù)據(jù)，簡化為人人都看得懂的資訊。

????????雖然創(chuàng)立不久，但因酷訊搜索 執(zhí)行長孟逸錤曾任職於公關(guān)公司、科技公司、廣告公司，建立起紮實(shí)的實(shí)力與人脈，加上創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊的強(qiáng)力後援，使得酷訊創(chuàng)立後業(yè)績迅速破億。

????????孟逸錤表示：「我常常跟團(tuán)隊說KooData每個人都是主角， 需要大家一起成就這間公司，並鼓勵員工在工作上盡可能表現(xiàn)，把舞臺留給他們；我希望用新的方式管理，所以不斷精進(jìn)自己，了解現(xiàn)在的年輕人的想法與喜好，鼓勵他們可以提出瘋狂的想法，讓他們事事參與討論?！挂?yàn)檫@樣的風(fēng)氣，酷訊的員工樂於向公司建言，共同讓公司朝更好的方向前進(jìn)。

業(yè)務(wù)快速成長 發(fā)票需求大增

????????二○一五年成立後，酷訊穩(wěn)健成長，業(yè)務(wù)量不斷增加，發(fā)票開立需求大增，原有的手開發(fā)票方式造成財務(wù)部門極大負(fù)擔(dān)，每天都要花費(fèi)整個上午，甚至一天來整理、開立及寄送發(fā)票，便興起將發(fā)票資訊化的念頭。

▲酷訊搜索 洪雪玉財務(wù)經(jīng)理：
「導(dǎo)入鼎新電子發(fā)票可以減少行政作業(yè)，且系統(tǒng)能直接生成發(fā)票寄給客戶，並直接入帳生成營業(yè)稅申報資料?！?/span>

????????酷訊搜索 財務(wù)經(jīng)理洪雪玉：「原先想轉(zhuǎn)換電子計算機(jī)發(fā)票，申請時國稅局說明電子計算機(jī)發(fā)票即將落日， 建議改申請電子發(fā)票，於是便決定導(dǎo)入電子發(fā)票?！姑弦蒎Z補(bǔ)充：「財務(wù)經(jīng)理覺得導(dǎo)入電子發(fā)票可以減少行政作業(yè)；這個舞臺屬於酷訊團(tuán)隊，只要有好的建議，合理並且可以說服我，我都會同意。」

????????拍板定案後，酷訊便著手導(dǎo)入事宜，但經(jīng)過多方的研究與比較，洪雪玉發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票的規(guī)定非常繁雜： 「上了幾次課程，發(fā)現(xiàn)站在財會人員立場，有太多需要資訊人員共同參與的過程，如果直接上國稅局的大平臺登打，其實(shí)花費(fèi)時間跟手開發(fā)票差不多；基於成本考量，我們也曾查詢坊間的加值中心，但發(fā)現(xiàn)會產(chǎn)生系統(tǒng)架接問題，造成重工，最後還是決定選擇鼎新，因?yàn)橄到y(tǒng)能直接產(chǎn)生發(fā)票寄給客戶，直接入帳再生成營業(yè)稅申報資料，這是選擇鼎新的主因?！购檠┯穹窒怼?/p>

走過轉(zhuǎn)換磨合期 節(jié)省50％工時

????????由手開發(fā)票轉(zhuǎn)換至電子發(fā)票，酷訊團(tuán)隊沒有遇到太多的不適應(yīng)及轉(zhuǎn)型困難，「系統(tǒng)上線過程中一定有磨合期，但我感覺到鼎新很專業(yè)，系統(tǒng)非常友善，鼎新會不斷透過客戶的反饋改善系統(tǒng)。整個酷訊團(tuán)隊，包括財務(wù)經(jīng)理及其他員工，經(jīng)由一、兩週不停宣導(dǎo)，雖然部分使用上還不是很熟悉，但並沒有負(fù)面的聲音出現(xiàn)，大約兩周的時間就成功磨合?！箤?dǎo)入成功後，酷訊內(nèi)部皆感受到明顯的差異。

????????「從手開發(fā)票到電子發(fā)票，對財務(wù)人員影響很明顯，不僅節(jié)省開發(fā)票、打入系統(tǒng)及入帳的時間，開完發(fā)票也不用再整理手開發(fā)票的郵件，減少了郵寄時間及寄件郵資。以前幾乎整個早上，甚至過中午後都還在開發(fā)票跟寄發(fā)票，現(xiàn)在使用電子發(fā)票，只花費(fèi)不到一半時間開發(fā)票，系統(tǒng)也同時入完帳並串接到營業(yè)稅?！购檠┯裥Φ馈?/p>

????????「導(dǎo)入系統(tǒng)後，財務(wù)經(jīng)理事情少很多，所以不用再添加人力，雖然投資了系統(tǒng)，但節(jié)省了人力成本，我覺得是值得的。因?yàn)榱鞒毯喕?，開錯發(fā)票的比率也減少了，科技是為了讓人類生活更方便，電子發(fā)票系統(tǒng)就是讓作業(yè)出錯率降低，工作流程更方便。」孟逸錤補(bǔ)充。

建立流程制度 提升專業(yè)形象

????????除了時效性及成本上的顯著感受，導(dǎo)入電子發(fā)票更讓酷訊對發(fā)票的掌握度提高，洪雪玉說：「發(fā)票開出後，客戶隔天一早就可收到發(fā)票， 同時自動上傳大平臺，發(fā)票有任何異動，雙方都會知道，較不會有漏申報發(fā)票的狀況?！?/p>

????????不僅得以掌握發(fā)票現(xiàn)況，因?yàn)橄到y(tǒng)完整串聯(lián)，不用再多平臺進(jìn)行查詢，直接在ＥＲＰ中就可以掌握全局。她補(bǔ)充說：「我們設(shè)定晚上十二點(diǎn)自動上傳，會知道發(fā)票是不是已經(jīng)成功上傳大平臺，只要固定半個月或幾週查看發(fā)票有無異常，異常時系統(tǒng)也會Email 通知，除非系統(tǒng)或Email 網(wǎng)路異常，不用擔(dān)心上傳失敗?！?/p>

????????流程的優(yōu)化不僅使內(nèi)部成本大幅降低，也提昇酷訊的專業(yè)形象，「使用電子發(fā)票後，客戶及團(tuán)隊的滿意度高，覺得酷訊是很專業(yè)的公司，先進(jìn)有制度化。專業(yè)不能自己講，就像金城武跟林志玲不會自己講我很帥、很漂亮，而是要透過別人感受。電子發(fā)票證明了酷訊的專業(yè)，這就是有感的服務(wù)?！姑弦蒎Z笑著說明。

▲由手開發(fā)票轉(zhuǎn)換至電子發(fā)票，整個酷訊團(tuán)隊感覺到鼎新的專業(yè)熱心、系統(tǒng)的友善，
從員工到財務(wù)經(jīng)理，雖然部分使用上還不是很熟悉，但沒有負(fù)面的聲音出現(xiàn)，
沒有遇到太多的不適應(yīng)及轉(zhuǎn)型困難，大約兩周的時間就成功磨合。

走在法令之前 優(yōu)雅進(jìn)行轉(zhuǎn)換

????????成功導(dǎo)入後，行政效率與專業(yè)形象大幅提升，而對於電子發(fā)票，酷訊仍有一套完整的規(guī)劃藍(lán)圖。

????????酷訊的客戶以企業(yè)為主，雖然目前尚有部分客戶還不習(xí)慣電子發(fā)票的開立方式，但因應(yīng)政府法令趨勢，相信未來都能逐漸適應(yīng)，洪雪玉表示：「我們的客戶有些是電商、時尚包包公司或大飯店，以Ｂ2Ｂ為主，只有少部分客戶是Ｂ2Ｃ，現(xiàn)在除了Ｂ2Ｃ還是維持手開發(fā)票，其他都開立電子發(fā)票。而目前電子發(fā)票是走存證方式，未來還是希望可以配合法令逐漸走向交換方式。」走在法令期限之前，從容進(jìn)行應(yīng)對，酷訊在轉(zhuǎn)換過程優(yōu)雅前行，穩(wěn)健提升企業(yè)形象。

酷訊搜索電子發(fā)票導(dǎo)入效益：

1. 財務(wù)流程制度化，提升公司專業(yè)形象。

2. 電子發(fā)票系統(tǒng)與ERP 完整串聯(lián)，所有操作都可在ERP 上直接執(zhí)行。

3. 發(fā)票上傳異?；蜃兏?，系統(tǒng)主動通知，買賣雙方隨時掌握發(fā)票現(xiàn)況。

4. 大幅減少行政作業(yè)及郵寄成本，節(jié)省至少50%以上時間，同時降低隱藏人力成本。

5. 發(fā)票開立後，系統(tǒng)自動執(zhí)行寄送客戶、上傳大平臺及入帳等多項作業(yè)，免除重工作業(yè)。

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