大灃建立內(nèi)部IT機制 滿足工時及成本分析需求

以Made in Taiwan亮點行銷全球

文：李毓寧、黃亦聯(lián)

大灃科技

發(fā)布時間： 2018-10-29 11:12:00

企業(yè)流程管理

????????若產(chǎn)品要以客製化為基礎(chǔ)，採接單式生產(chǎn)，表示從原物料的採購、委外加工與廠內(nèi)生產(chǎn)排程必須精準(zhǔn)計算。此時系統(tǒng)資料的正確性扮演了關(guān)鍵角色！大灃科技李總經(jīng)理表示，因公司的規(guī)模與業(yè)績逐年大幅成長，原本系統(tǒng)功能日漸不敷需求，資訊整合困難，無法計算實際成本。藉與鼎新合作導(dǎo)入Smart ?ERP，改善了以往不足之處，同時方便管理階層獲取各項資訊，讓IT能跟上大灃快速的發(fā)展腳步。

人性化工業(yè)產(chǎn)品 深耕臺灣、放眼世界

　　大灃科技為一專精於工業(yè)用無線遙控器的製造商，從產(chǎn)品的研發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)製造到市場開發(fā)及銷售，有完整一條龍的組織規(guī)劃。公司的經(jīng)營理念為立足臺灣、放眼世界，目標(biāo)為設(shè)計能媲美歐洲工業(yè)設(shè)計先驅(qū)的無線遙控器，更期許能自使用者的角度出發(fā)，研發(fā)更加貼近操作需求的工業(yè)產(chǎn)品，讓工業(yè)用無線遙控器的使用更加人性化，進而以臺灣製造的亮點行銷全球。

　　因公司產(chǎn)品的軟硬體功能以客製化為基礎(chǔ)，產(chǎn)品均採接單式生產(chǎn)，為了能提供精準(zhǔn)的交期，從原物料的採購、委外加工與廠內(nèi)生產(chǎn)排程均需精準(zhǔn)的計算，所以系統(tǒng)資料的正確性是不可或缺的。

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建立內(nèi)部IT機制 ?滿足工時及成本分析需求

　　大灃科技李總經(jīng)理表示，因近年公司的規(guī)模與業(yè)績均有大幅的成長，雖然原本已經(jīng)有使用鼎新e-Go系統(tǒng)，但功能日漸不敷需求，各模組的連結(jié)性較低，且無法計算實際成本，造成資訊整合上的困難，所以想藉由這次導(dǎo)入Smart ?ERP，讓公司大部分的流程都能納入系統(tǒng)中，以方便管理階層整合各項資訊，同時也能計算出產(chǎn)品實際的成本以及分析工時。 ? ?而舊有的系統(tǒng)公司內(nèi)部並無專人維護，僅由技術(shù)部門人員兼任使用者權(quán)限的管制，若出現(xiàn)問題僅能透過客服協(xié)助。藉由這次機會，新成立了IT部門，並要求IT人員陪同所有使用者一起受訓(xùn)，除了解系統(tǒng)使用以外，也能將實際流程與使用者需求一併整入，期能解決上線後的使用者問題及加強系統(tǒng)維護作業(yè)。

管理挑戰(zhàn)

• 因應(yīng)公司規(guī)模與業(yè)績大幅成長，舊系統(tǒng)模組連結(jié)性低，功能日漸不敷需求。

• 無法計算實際成本與工時，且資訊整合困難，管理階層難以分析各項資訊。

應(yīng)用效益

• 倉管查庫存帳時，能顯示對應(yīng)的製令，可以快速且正確了解庫存異動狀況。

• 因報表的資料產(chǎn)出較為完整，故業(yè)務(wù)能大為減少製作報表所花費的時間。

• 生管用單一程式可清楚查詢產(chǎn)品所需料況，增加便利性且節(jié)省了許多作業(yè)時間。

• 因為工時格式統(tǒng)一輸入製程系統(tǒng)中，所以對工時統(tǒng)計及作業(yè)員績效管理很方便。

• IT能依隨時依個人需求自行設(shè)定串查功能，掌控跨部門資訊與工作進度。

• 管理階層能確實掌握跨部門資訊與進度，在交叉數(shù)據(jù)的查詢與比對上亦有相當(dāng)大的助益。

系統(tǒng)建置合作無間 階段成果亮眼

　　此次專案是由新成立的IT部門主導(dǎo)，大灃科技PM黃亦聯(lián)表示，自己也是第一次擔(dān)任專案負(fù)責(zé)人，故導(dǎo)入初期的規(guī)劃著實花了不少時間；再加上原本的編碼原則已不敷使用，必須利用此次機會一併更新，更是加重人員的負(fù)擔(dān)，最主要的困難點與解決方法如下：

1. 品號資料與BOM表的重新建置：

　　編碼原則更新過程中，發(fā)現(xiàn)因原本建置於e-Go系統(tǒng)的品號基本資料較為簡易，故無法直接由e-Go轉(zhuǎn)入。為了趕上專案的整體進度，於是採分工合作的方式，由研發(fā)人員負(fù)責(zé)新舊品號的轉(zhuǎn)換，IT人員負(fù)責(zé)輸入資料，合作無間如期完成。BOM表的部分則是由鼎新黃秋琳顧問師協(xié)助，以程式批次轉(zhuǎn)入，大大的減低大灃的人員負(fù)擔(dān)。

2. 流程與觀念的重新制訂：

　　因人員均已使用e-Go相當(dāng)長的時間，早已習(xí)慣操作邏輯，而Smart ERP較e-Go強大，將公司大部分的流程納入系統(tǒng)的過程中，許多流程需要重新規(guī)劃。加上兩套系統(tǒng)的連結(jié)性與邏輯均有不小的差異，初期使用者因為還未熟悉，比較難接受新的觀念與邏輯，於重新規(guī)劃時花了不少心力。但是PM在陪同使用者至鼎新上面授課程，再加上與講師的三方互動後，就能順利地規(guī)劃初步流程；先建置模擬資料庫，讓使用者上機練習(xí)，再利用兩次的模擬流程，順利確認(rèn)流程，讓大家的觀念扎實。

3. 使用者的排斥與共識凝聚：

　　專案期間適逢公司業(yè)務(wù)的大幅度成長，致人員業(yè)務(wù)量增加。同時必須熟悉新舊系統(tǒng)流程與操作上的轉(zhuǎn)換差異，還得提播時間模擬練習(xí)，均讓使用者有不少的排斥。但大灃李毓寧總經(jīng)理(以下簡稱 李總經(jīng)理)表示Smart ERP必須如期如質(zhì)的上線，這時後專案PM就必須扮演相當(dāng)重要的角色，必須站在使用者的角色去看使用者問題並盡力排除，以降低使用者的負(fù)擔(dān)與提高互信感。

????????此專案PM是由製程工程師轉(zhuǎn)任的，所以對製程與進銷存的流程較為熟悉，也比較了解使用者的實際需求，較能順利將系統(tǒng)結(jié)合實務(wù)，教導(dǎo)使用者系統(tǒng)的使用與正確的觀念，並且解決操作上的問題。

????????後來導(dǎo)入的財務(wù)會計模組與舊有e-Go的觀念差異很大，再加上專案PM對財會作業(yè)完全不了解，以致產(chǎn)生瓶頸；在專案PM李總經(jīng)理協(xié)助之下，先建立了財會的初步概念，才順利讓財會人員順利的操作及建立正確的觀念。而有些受限於系統(tǒng)本身功能，則是由鼎新顧問師協(xié)助做客製化的評估，再依需求修改程式，讓系統(tǒng)更符合使用者的實際需求；同時也利用專案會議來協(xié)調(diào)與解決跨部門配合的事項，讓使用者可以將專心於系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與適應(yīng)。漸漸地讓使用者從原本對系統(tǒng)的排斥，到慢慢接受，再到共識，最後如期如質(zhì)的上線。

4. e-Go與Smart ERP併行一個月以及成本系統(tǒng)同時上線：

　　專案啟動時，雖然顧問師不建議新舊系統(tǒng)併行及成本系統(tǒng)一起上線，但李總經(jīng)理覺得要做就一次做好最好，故決定新舊系統(tǒng)併行一個月，以及成本系統(tǒng)一次上線。在顧問師的協(xié)助下，順利於11月底將e-Go的庫存資料轉(zhuǎn)入Smart ERP，各使用者也將未結(jié)案的單據(jù)開帳入系統(tǒng)中。

????????12月1日起需同時作業(yè)於兩套系統(tǒng)，此做法雖然會增加人員的負(fù)擔(dān)，但能讓使用者提前熟悉新系統(tǒng)與流程，並且發(fā)現(xiàn)需改善或新增的功能。由於之前所有人員均有至鼎新上面授課程，而且也事先建立了模擬資料庫可以讓人員做課後練習(xí)，再加上廠內(nèi)已進行了兩次整體流程模擬，12月底經(jīng)專案PM比對兩套系統(tǒng)確認(rèn)資料相符，代表103/1/1成功且正式切換至Smart ERP，也能順利並正確的結(jié)算出成本，達(dá)成了李總經(jīng)理如期如質(zhì)及成本系統(tǒng)同時上線的要求。

　　而在系統(tǒng)正式上線後，各使用者除了已經(jīng)了解本身需使用的模組功能外，也能因為系統(tǒng)本身各模組的關(guān)聯(lián)性及設(shè)定較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限，讓使用者知道與其他模組的關(guān)聯(lián)性，進而會去更注意自己建立的資料是否正確，若有發(fā)現(xiàn)錯誤，各使用者也都會互相提醒，除了確保資料的正確性以外，也讓公司各單位的連結(jié)更加緊密。

▲未來期望與鼎新長遠(yuǎn)合作！協(xié)助將資料產(chǎn)出有效整合，讓管理階層能有效分析與運用，
?做為政決策的輔佐數(shù)據(jù)?！洞鬄柨萍茧娔X化導(dǎo)入小組-PM黃亦聯(lián)(左1)、李毓寧總經(jīng)理(左6)》

作業(yè)效率提升 營運效能大躍進

　　系統(tǒng)正式上線後，各單位都能開始感受到新系統(tǒng)帶來的效益。倉管表示查庫存帳時，能顯示對應(yīng)的製令，這是舊有的e-Go系統(tǒng)所做不到的，讓她可以快速且正確的了解庫存的明細(xì)帳；業(yè)務(wù)則表示現(xiàn)在報表的資料較為完整，雖然還是要轉(zhuǎn)出EXCEL後再做整理，但跟以前比起來，已經(jīng)大大的縮短做報表所需要的時間；生管也感覺在導(dǎo)入系統(tǒng)後，用單一程式就可清楚的查詢到預(yù)計生產(chǎn)產(chǎn)品的所需物料料況，不像e-Go需轉(zhuǎn)出多張報表後，再自行比對，增加便利性且節(jié)省了許多作業(yè)時間，而且因為工時均統(tǒng)一輸入在製程系統(tǒng)中，這樣出來的格式均是統(tǒng)一的，對工時統(tǒng)計及作業(yè)員績效管理很方便。

????????另外就是可以由IT依個人需求自行設(shè)定的串查功能，讓跨程式查詢資料方便許多；而對管理階層來說，導(dǎo)入新系統(tǒng)所帶來的效益又不一樣，李總經(jīng)理就表示在導(dǎo)入後能更有效且確實的掌握跨部門資訊與進度，在交叉數(shù)據(jù)的查詢與比對上亦有相當(dāng)大的助益。

????????而在過程中，各部門人員的共同協(xié)作與配合，加上IT人員的問題釋疑，在導(dǎo)入後除了系統(tǒng)所帶來的效益外，更感受到同仁們藉由系統(tǒng)的操作，更對於跨部門在管理層面的觀念與思惟上往前邁了一大步，這個部份是非常難得的附加收穫，也代表公司又邁向另一個里程碑。

將資料轉(zhuǎn)換為有效數(shù)據(jù) e化腳步不停止

　　雖然大灃科技已使用e-Go十個年頭，人員對電腦化有相當(dāng)好的觀念與水準(zhǔn)，但因Smart ERP所產(chǎn)出的資料很多，如何有效的整合這些資料，讓公司管理階層能有效的分析與運用這些資料，來做為公司政策決策的輔佐數(shù)據(jù)，是目前相當(dāng)重要的課題。

????????除了由公司內(nèi)部的IT人員協(xié)助各部門人員與管理階層產(chǎn)出及整理相關(guān)報表外，也希望鼎新也能提供關(guān)於資訊整合更進一步的輔導(dǎo)，以利公司更能有效利用系統(tǒng)內(nèi)的各項資料；而另一方面，也發(fā)現(xiàn)目前部份單據(jù)簽核過於繁雜，或是單據(jù)無留存紙本的必要性，故未來會朝電子化簽核邁進，以簡化簽核流程及減少單據(jù)的列印量。大灃科技期待並感謝鼎新能持續(xù)配合與協(xié)助，朝全面e化的目標(biāo)邁進。?

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