盛昌科技建構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程 管理與溝通更順暢

文：呂向澤

盛昌科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-15 18:57:00

企業(yè)流程管理

如何改變同仁過去仰賴紙本、電話跟催的作業(yè)習(xí)慣，是盛昌系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)最大的挑戰(zhàn)，感謝鼎新團(tuán)隊(duì)的協(xié)助，讓公司流程標(biāo)準(zhǔn)化，透過系統(tǒng)一步步達(dá)到精實(shí)管理，落實(shí)管理在地化。 ─盛昌科技 林獻(xiàn)義副總

　　盛昌科技位於越南平陽省，是臺灣龍昌科技的子公司，以結(jié)合高科技和環(huán)保為宗旨，擁有先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，提供快速交貨與最好的OEM服務(wù)。盛昌科技致力開發(fā)各類高容量和高穩(wěn)定性的密封鉛酸蓄電池產(chǎn)品，如：汽機(jī)車傳統(tǒng)式電池、機(jī)車免保養(yǎng)式電池、電子免保養(yǎng)式電池、電動車電池、閥控密封式鉛酸電池..等，各類產(chǎn)品皆通過多國認(rèn)證，客戶分佈世界各地。龍昌科技與盛昌科技以領(lǐng)先的研發(fā)技術(shù)和質(zhì)量控制，提供高品質(zhì)的產(chǎn)品滿足客戶，並成為此領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者。

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管理挑戰(zhàn)

• 部門搭配常有重工、資料不一致等問題。

• 追蹤生產(chǎn)狀況常需透由電話多次跟催。

• 成本無參考依據(jù)，業(yè)務(wù)估報(bào)價(jià)困難。

應(yīng)用效益

• 標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，資訊產(chǎn)出即時(shí)且透通。

• 降低重工與錯(cuò)誤率，提升工作效率。

• 資訊回饋更為即時(shí)，加速問題解決的時(shí)效性

• 1天之內(nèi)計(jì)算出各類成本，協(xié)助業(yè)務(wù)估報(bào)價(jià)。

• 資料透明化與一致性，也達(dá)到辦公室無紙化的目標(biāo)。

• 落實(shí)內(nèi)稽內(nèi)控，提早為上市櫃做好準(zhǔn)備。

降低重工與錯(cuò)誤發(fā)生，提升工作效率

　　未導(dǎo)入鼎新Workflow ERP之前，僅倉管部門在使用舊系統(tǒng)管理庫存，其它部門，如業(yè)務(wù)、採購、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等並未有效規(guī)範(fàn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，導(dǎo)致部門搭配常有重工、資料不一致等問題。在服務(wù)支援方面，礙於舊系統(tǒng)供應(yīng)商無法提供在地化系統(tǒng)語言介面，與越文客戶服務(wù)，遇到問題也只能愛莫能助。

　　藉由導(dǎo)入鼎新Workflow ERP的過程，盛昌科技訂定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，透由系統(tǒng)把控各部門作業(yè)環(huán)節(jié)，不但使部門搭配更加密切，也解決協(xié)作重工的問題，資料不一致等問題也獲得改善。此外，鼎新電腦為協(xié)助在地化服務(wù)，當(dāng)使用過程發(fā)現(xiàn)問題，也能直接撥打越南客服專線獲得解答。

系統(tǒng)導(dǎo)入所面臨的管理挑戰(zhàn)

1.主管與同仁對系統(tǒng)導(dǎo)入的知認(rèn)不同

　　導(dǎo)入Workflow ERP的過程，雖然臺籍主管清楚系統(tǒng)導(dǎo)入的目的與預(yù)期成效，但實(shí)際操作的一線同仁卻無法100%達(dá)到主管的要求，因此彼此認(rèn)知差異成了Workflow ERP導(dǎo)入的阻力，為解決觀念落差，盛昌科技除了定期開會要求各部門落實(shí)資料建立外，導(dǎo)入初期還會安排IT窗口每日至各部門了解同仁使用系統(tǒng)的情形，並時(shí)時(shí)叮寧操作時(shí)要留意哪些事項(xiàng)，透過不斷的溝通與叮嚀才讓主管與同仁的目標(biāo)一致，進(jìn)而達(dá)成上線。

2.?同仁系統(tǒng)化程度不足

　　系統(tǒng)導(dǎo)入前只有部分人員有接觸過ERP系統(tǒng)，大多數(shù)同仁仍仰賴紙本或EXCEL記錄，因此操作上較為生疏，鼎新除了安排到府輔導(dǎo)與教育訓(xùn)練外，盛昌科技也會安排訓(xùn)練來提升人員的熟練度。

資訊產(chǎn)出更即時(shí)，主管決策更效率

1.制度標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，讓內(nèi)部溝通更順暢

　　導(dǎo)入Workflow ERP之前，同仁只專注自己部門內(nèi)的事，對於跨部協(xié)助、資訊銜接交互流通並不了解，導(dǎo)致訊息的傳遞並不暢通，透過本次系統(tǒng)導(dǎo)入，各部門主管與同仁更加清楚公司營運(yùn)流程，彼此搭配更為順暢，也解決過去紙本溝通不即時(shí)不正確的問題。

2.資訊回饋更為即時(shí)，加速問題解決的時(shí)效性

　　過去使用舊系統(tǒng)若遇到跨部協(xié)作，必需依各部門需求重新建立資料、調(diào)整報(bào)表，除了增加工作量也容易發(fā)生資料輸入錯(cuò)誤的問題。導(dǎo)入鼎新Workflow ERP後，系統(tǒng)整合各部門資料，讓資料建立不在重工，有效降低錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)會，還能滿足各部門所需的報(bào)表格式，大幅提升工作效率。

　　由於，資訊產(chǎn)出更即時(shí)正確，主管在追蹤生產(chǎn)狀況時(shí)無需再透由電話多次跟催，只需登入系統(tǒng)便可查詢出目前訂單生產(chǎn)狀況，若發(fā)生問題便能立即提出解決對策，加快決策效率！

3.成本管理獲得控管，提供前線報(bào)價(jià)依據(jù)

　　在導(dǎo)入鼎新Workflow ERP前，缺乏產(chǎn)品資料，只能以期末庫存反推銷貨成本，業(yè)務(wù)報(bào)價(jià)也只能以使用材料的重量來估算成本，在無其他可參考的依據(jù)下，成本無法有效計(jì)算。鼎新Workflow ERP依據(jù)財(cái)務(wù)同仁實(shí)際生產(chǎn)、領(lǐng)用、人工、製費(fèi)等資料，在1天之內(nèi)計(jì)算出各產(chǎn)品成本，提供業(yè)務(wù)同仁在報(bào)價(jià)時(shí)有明確的依據(jù)。

主管支持與同仁配合是專案成功的關(guān)鍵因素

Workflow ERP系統(tǒng)導(dǎo)入的過程中有以下關(guān)鍵成功因素：

1.管理者的認(rèn)同與全力支持

　　管理者的支持、決心與同仁的配合，是系統(tǒng)導(dǎo)入成功的關(guān)鍵！盛昌科技 林獻(xiàn)義 副總經(jīng)理於誓師大會明確指示公司全體同仁必需全力配合系統(tǒng)導(dǎo)入；在導(dǎo)入過程龍昌科技 張世杰 董事長也多次表明導(dǎo)入鼎新Workflow ERP的決心。此外，系統(tǒng)導(dǎo)入並非單一部門的事，需部門間協(xié)同作業(yè)，當(dāng)專案任務(wù)與日常工作或部門間的任務(wù)指派發(fā)生衝突，管理者需即時(shí)調(diào)整公司資源給予指導(dǎo)或支援。

　　另一方面，系統(tǒng)導(dǎo)入也是作業(yè)流程的優(yōu)化，同仁對於改變作業(yè)習(xí)慣難免產(chǎn)生抗拒，上級主管便需居中裁決或提供溝通協(xié)助，讓各部門能夠即時(shí)瞭解本身任務(wù)與其他部門之間的關(guān)連性。

2.鼎新顧問和盛昌科技的密切配合

　　盛昌科技林秀姬小姐、羅秋莊小姐為本專案重要推手，每當(dāng)導(dǎo)入過程發(fā)現(xiàn)無法有效落實(shí)時(shí)，都會隨時(shí)來電告知，鼎新顧問團(tuán)隊(duì)也會在最短時(shí)間內(nèi)一起參與討論，提出適合盛昌科技需求的解決方式。除了流程討論與訓(xùn)練之外，更重要的還是督促同仁執(zhí)行狀況，在雙方密切配合下才能即時(shí)提供協(xié)助，讓系統(tǒng)順利上線。

訂定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程為上市櫃做好準(zhǔn)備

　　盛昌科技已從進(jìn)銷存、生產(chǎn)段整合到應(yīng)收應(yīng)付總帳的使用，期望未來能藉由系統(tǒng)導(dǎo)入重新建立各部門間正面且有效的聯(lián)繫管道，期待系統(tǒng)落實(shí)後能帶給管理者更即時(shí)、正確且全面性的資訊。導(dǎo)入鼎新Workflow ERP不但提升盛昌同仁的e化素質(zhì)，落實(shí)資料透明化與一致性，也達(dá)到辦公室無紙化的目標(biāo)，更提早為日後上市櫃做準(zhǔn)備。

　　導(dǎo)入鼎新WorkflowERP，讓資料透明、一致性，跨部門溝通也更為順暢，期望未來系統(tǒng)落實(shí)後能帶給管理者更即時(shí)、正確且全面性的資訊。

▲左起鼎捷越南呂向澤顧問、盛昌科技林獻(xiàn)義副總、臺灣龍昌林秀姬小姐、盛昌科技邱婉婷小姐

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