基亞疫苗-用行動(dòng)追求卓越品質(zhì)與效率服務(wù)

資訊活絡(luò)流程，提昇營(yíng)運(yùn)效能，

文：林巧琄

基亞疫苗

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-15 16:36:00

企業(yè)流程管理

基亞疫苗管理部經(jīng)理?xiàng)钣羝急硎荆骸改壳皟H使用Easy Flow(電子簽核)、HRM(人事薪資管理)系統(tǒng)；預(yù)計(jì)今年第四季或是明年，竹北生醫(yī)園區(qū)廠房興建完成後，因應(yīng)公司規(guī)模擴(kuò)大陸續(xù)會(huì)有各種不同需求的表單產(chǎn)生。未來(lái)的進(jìn)銷存模組需求，希望再請(qǐng)鼎新協(xié)助，讓組織在每個(gè)階段都能順利發(fā)展、確定企業(yè)體質(zhì)永保最佳狀態(tài)。」

基亞疫苗 創(chuàng)新讓生命更美好

　　基亞疫苗生物製劑股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱 基亞疫苗）於 2012年10月正式成立，為一專注於細(xì)胞培養(yǎng)量產(chǎn)與疫苗開(kāi)發(fā)而成立的研發(fā)型生技公司。基亞疫苗使用高密度細(xì)胞培養(yǎng)系統(tǒng)(BelloCell & TideCell systems)，先後進(jìn)行H1N1新流感疫苗、H5N1禽流感疫苗及腸病毒71型疫苗的開(kāi)發(fā)。未來(lái)將進(jìn)一步拓展研發(fā)，包括區(qū)域性新興感染性疾病疫苗及重要疾病的治療性疫苗。?
》更多關(guān)於基亞疫苗：http://www.medigenvac.com/zh/

　　基亞疫苗日前登錄興櫃，是臺(tái)灣第2家疫苗廠，其願(yuàn)景是─創(chuàng)新讓生命更美好（Innovations for a Better Life）。結(jié)合公司的核心競(jìng)爭(zhēng)能力與臺(tái)灣生技醫(yī)療研發(fā)能量，透過(guò)國(guó)際接軌與合作，積極開(kāi)發(fā)細(xì)胞培養(yǎng)人用疫苗，並設(shè)立一座符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)(PIC/S GMP)疫苗生產(chǎn)工廠。如此，不但可以製造國(guó)內(nèi)所需疫苗，包括流感疫苗、腸病毒疫苗及日本腦炎疫苗等，帶領(lǐng)臺(tái)灣遠(yuǎn)離疾病與新興傳染病的威脅，並可適時(shí)提供亞太鄰近國(guó)家所需，讓臺(tái)灣在國(guó)際防疫工作上扮演更重要角色，為人類守護(hù)生命與健康竭盡心力。

管理挑戰(zhàn)

• 紙本資料繁雜，儲(chǔ)存整理費(fèi)時(shí)。

• 假勤時(shí)數(shù)有疑問(wèn)，需請(qǐng)教人事單位。

• 紙本表單簽核效率低，傳簽不易。

• 請(qǐng)假時(shí)數(shù)人工控管，容易統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤。

• 手工製作薪資條耗時(shí)。

簽核效率高！就算出差也不受影響

　　目前公司分佈在臺(tái)北內(nèi)湖、南港及竹北…等多據(jù)點(diǎn)，為了提昇內(nèi)部溝通及工作效率，經(jīng)多方面審慎考量，決定導(dǎo)入鼎新EasyFlow及HRM系統(tǒng)?；鶃喴呙绻芾聿拷?jīng)理?xiàng)钣羝?以下簡(jiǎn)稱 楊經(jīng)理)表示，以前內(nèi)部都是用請(qǐng)假卡紙本在跑流程，若有跨據(jù)點(diǎn)時(shí)，需要請(qǐng)總務(wù)收集請(qǐng)假卡後，再送至簽核主管的所在地，請(qǐng)示主管簽核。平均簽核時(shí)間多達(dá)3~5天，若主管出差則時(shí)間會(huì)拖更久。自從導(dǎo)入Easy Flow+HRM ESS後，簽核時(shí)間則大幅縮短到1天內(nèi)，就算主管出差也不受影響，大幅改善作業(yè)效率！線上簽核除了搭配HRM作業(yè)外，也加入許多組織間溝通的OA表單，讓內(nèi)部管理的面向更完整深入。

▲感謝基亞疫苗接受鼎新電腦採(cǎi)訪，基亞疫苗IT周廷遠(yuǎn)先生(左三)、
HR劉星汝小姐(左四)及鼎新電腦顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)合作愉快，
以線上行動(dòng)追求卓越品質(zhì)與效率服務(wù)，快速聯(lián)結(jié)內(nèi)外部溝通。
待竹北生醫(yī)園區(qū)廠房興建完成後，鼎新的資訊化將繼續(xù)伴隨基亞疫苗成長(zhǎng)！

邊做邊學(xué) 享受效益帶來(lái)的工作便利性

　　一般使用者經(jīng)歷系統(tǒng)從無(wú)到有的過(guò)程中，難免會(huì)發(fā)生不適應(yīng)或反彈聲浪。作為規(guī)劃執(zhí)行的管理單位，楊經(jīng)理分享他的導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)如下：「導(dǎo)入的主要目標(biāo)是要提升大家的工作時(shí)效，所以應(yīng)當(dāng)從使用最頻繁的單據(jù)開(kāi)始著手。例如：請(qǐng)假單、銷假單、支出申請(qǐng)單、內(nèi)部簽呈......等，讓員工迅速進(jìn)入狀況，快速感受到跨地簽核的便利性。」

　　資訊專員周廷遠(yuǎn)(以下簡(jiǎn)稱 周先生)還提起初期導(dǎo)入的情況。一開(kāi)始自己對(duì)於公司規(guī)章也不太清楚，對(duì)於新系統(tǒng)還不太熟悉，所以壓力有點(diǎn)大。但幸好公司內(nèi)部制度早已健全，加上公司主管力挺及鼎新顧問(wèn)協(xié)助，快速的在二個(gè)月內(nèi)進(jìn)入狀況，將系統(tǒng)在上線前籌備的很完整。雖然初期User還是會(huì)反彈新系統(tǒng)，覺(jué)得操作不熟悉，系統(tǒng)上線後，大家一邊用一邊學(xué)過(guò)程中，慢慢發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)管理的好處。諸如提升工作時(shí)效、節(jié)省時(shí)間、流程透明與方便查詢等，慢慢接受並享受自動(dòng)流程管理的甜美果實(shí)！

導(dǎo)入效益

• 透過(guò)系統(tǒng)匯整資料更快速。

• 流程標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)控機(jī)制更完善。

• 表單完整記錄於系統(tǒng)中，追蹤歷程更方便。

• 員工隨時(shí)可上表單查詢請(qǐng)假資訊，資訊透明。

• 主管可隨時(shí)簽核，不受時(shí)間地點(diǎn)限制，大大提升工作效率。

• 系統(tǒng)控管請(qǐng)假，時(shí)數(shù)超過(guò)自動(dòng)提醒。

• 系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送電子薪資條。

以線上行動(dòng) 追求卓越品質(zhì)與效率服務(wù)

　　同仁們開(kāi)始使用電子簽核後，周先生設(shè)計(jì)了一系列的電子表單，如「差旅費(fèi)暨交通費(fèi)報(bào)銷單」，線上直接申請(qǐng)費(fèi)用報(bào)銷，流程關(guān)卡也依標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃進(jìn)行，簽核者可快速簽核完成；而管理單位也透過(guò)系統(tǒng)的查詢作業(yè)，針對(duì)員工此趟出差費(fèi)用的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，大大提升匯整資料的便利性。

　　電子簽核最大的好處就在於沒(méi)有時(shí)空限制的特性，這對(duì)於需要時(shí)常出差的主管更是一大福音。楊經(jīng)理舉了「請(qǐng)假單」的例子，以前位在竹北辦公室的員工請(qǐng)假，需要由專人匯整所有紙本資料後，人工送件到總公司給主管審核，若剛好碰上主管不在辦公室，整個(gè)請(qǐng)假流程簽核完成工常要花上3~5個(gè)工作天。現(xiàn)在已經(jīng)克服了這個(gè)問(wèn)題，藉由EasyFlow的自動(dòng)提醒簽核通知，與網(wǎng)站跨異地傳簽優(yōu)勢(shì)，利用手機(jī)行動(dòng)簽核更方便於外地開(kāi)會(huì)的主管迅速審批?，F(xiàn)今一天之內(nèi)就可以完成請(qǐng)假流程，不僅解決了內(nèi)部溝通問(wèn)題，也讓員工的滿意度提升。

　　另一個(gè)特別的是「教育訓(xùn)練申請(qǐng)單」。員工自行進(jìn)入系統(tǒng)填寫(xiě)內(nèi)部或外部的訓(xùn)練內(nèi)容，讓申請(qǐng)簽核自動(dòng)依循固定流程辦理。若申請(qǐng)外訓(xùn)需要申請(qǐng)公款，線上將自動(dòng)派送教育訓(xùn)練心得報(bào)告給員工填寫(xiě)，讓申請(qǐng)及請(qǐng)款流程的正確度與順暢性都大為提高。

資訊化發(fā)展伴隨基亞疫苗成長(zhǎng)讓企業(yè)體質(zhì)永保最佳狀態(tài)

　　基亞疫苗導(dǎo)入小組在導(dǎo)入專案中扮演了關(guān)鍵的整合角色，除了協(xié)助一般使用者熟悉系統(tǒng)操作外，也和各級(jí)主管協(xié)調(diào)流程規(guī)劃事宜。為EasyFlow的成功導(dǎo)入立下良好的基礎(chǔ)，證明MIS的專業(yè)能讓其他部門(mén)的同仁，藉由資訊系統(tǒng)的協(xié)助，發(fā)揮出更高的工作效率。?
　　楊經(jīng)理表示：「目前僅使用EasyFlow、HRM系統(tǒng)；預(yù)計(jì)今年第四季或是明年，將隨著公司規(guī)模擴(kuò)大與竹北生醫(yī)園區(qū)廠房的興建完成，陸續(xù)也會(huì)有各種不同需求的表單產(chǎn)生。未來(lái)也會(huì)有進(jìn)銷存模組需求，屆時(shí)希望再請(qǐng)鼎新協(xié)助，讓組織在每個(gè)階段都能順利發(fā)展、確定企業(yè)體質(zhì)永保最佳狀態(tài)?！?/p>

?電子表單紀(jì)錄傳承管理智慧做為績(jī)效評(píng)核的依據(jù)

　　電子表單的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，就是可以將內(nèi)部作業(yè)鉅細(xì)靡遺地紀(jì)錄下來(lái)。任何一件小事與記錄，系統(tǒng)都不會(huì)放過(guò)，成為知識(shí)傳承的智慧管道。而且現(xiàn)在透過(guò)表單審核效率分析，更能快速查詢所有的表單使用狀況，同時(shí)還可以計(jì)算每個(gè)簽核人員處理事件的數(shù)量與表現(xiàn)，方便年底的績(jī)效評(píng)核。

?

使用HRM系統(tǒng)提昇人員工作效率

　　會(huì)計(jì)小姐身兼數(shù)職，除了會(huì)計(jì)事宜尚需兼職處理公司人事、考勤、薪資、總務(wù)事宜，因?yàn)橛蠭T的協(xié)助，可以很快的處理人事相關(guān)事宜，也不用擔(dān)心資料正確性的問(wèn)題。有ESS的幫忙，同仁不需假手他人，可以自行查閱請(qǐng)假、加班資訊。因?yàn)樽詣?dòng)控管可請(qǐng)假額度，員工遞出假單時(shí)，人事皆不需翻閱紙本假單、人工統(tǒng)計(jì)請(qǐng)假時(shí)數(shù)，現(xiàn)在皆由系統(tǒng)準(zhǔn)確控管。藉由系統(tǒng)正確管控請(qǐng)假額度，節(jié)省人工審核對(duì)帳的錯(cuò)誤與時(shí)間。薪資條寄送也只需要一個(gè)按鈕，就可以寄送給全公司。以前需要一個(gè)一個(gè)打在excel上再印出來(lái)發(fā)送，節(jié)省的時(shí)間可以用來(lái)處理其它重要工作！?
　　基亞相信鼎新「一次託付終身責(zé)任」的信念，持續(xù)與專業(yè)團(tuán)隊(duì)合作，持續(xù)e化、提升營(yíng)運(yùn)效率，讓資訊化發(fā)展伴隨基亞疫苗成長(zhǎng)，讓企業(yè)體質(zhì)永保最佳狀態(tài)！

更多案例