BI就像汽車(chē)儀表板？匯軒掌握決策面面觀

縱向橫向數(shù)據(jù)分析 打造總經(jīng)理的行動(dòng)戰(zhàn)情室

文：吳昆益

匯軒股份

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-15 15:48:00

商業(yè)智慧

產(chǎn)品安全可靠，重視社會(huì)責(zé)任

　　匯軒股份有限公司為專業(yè)的動(dòng)物營(yíng)養(yǎng)公司，製造、代理及銷售各種類動(dòng)物營(yíng)養(yǎng)食品。主要以製造、銷售畜禽、水產(chǎn)動(dòng)物及寵物專用的各類飼料添加劑與輔助飼料產(chǎn)品，如飼料專用的各種綜合維生素預(yù)混劑、綜合礦物質(zhì)預(yù)混劑、綜合補(bǔ)助飼料、複合酵素等專業(yè)產(chǎn)品。因應(yīng)客戶差異，亦可針對(duì)客戶個(gè)別需求，提供完善且專業(yè)的產(chǎn)品規(guī)劃、配方設(shè)計(jì)與產(chǎn)品生產(chǎn)的產(chǎn)品代工製造模式。

▲匯軒公司擁有精密分析儀器和品質(zhì)控管系統(tǒng)，持續(xù)提供客戶高品質(zhì)且安全的產(chǎn)品。

▲感謝《匯軒股份有限公司》接受鼎新電腦專訪。上圖左一：李昌達(dá)總經(jīng)理與匯軒團(tuán)隊(duì)

BI系統(tǒng)操作簡(jiǎn)易，彙整資訊自己來(lái)

　　 「BI就像汽車(chē)的儀表板一樣，如果你不知道油量跟時(shí)速要怎麼開(kāi)車(chē)？同樣的，如果沒(méi)有像BI這樣powerful的管理工具，要如何能做好管理？？」匯軒公司 李昌達(dá)總經(jīng)理(以下簡(jiǎn)稱李總經(jīng)理)這麼認(rèn)為。匯軒成立時(shí)，就已經(jīng)體認(rèn)到資訊系統(tǒng)對(duì)於公司的重要性，當(dāng)初有請(qǐng)國(guó)內(nèi)外的ERP廠商來(lái)進(jìn)行說(shuō)明，李總經(jīng)理提到最後選擇鼎新有幾個(gè)原因：「Workflow ERP系統(tǒng)穩(wěn)定，符合公司規(guī)模，且輔導(dǎo)顧問(wèn)的產(chǎn)業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富，CP值最高。其二因?yàn)槎π掠型暾目蛻艚逃?xùn)練及服務(wù)體系，優(yōu)質(zhì)熱心的顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)可以及時(shí)解決問(wèn)題。再者，從ERP到ERPII完整的產(chǎn)品線，因?yàn)橄党鐾T(mén)，讓我們沒(méi)有整合的問(wèn)題，其中BI更可滿足許多管理介面的需求?！估羁偨?jīng)理說(shuō)道：「我跟其他企業(yè)主講，買(mǎi)ERP沒(méi)有買(mǎi)BI，那等於是做半套。當(dāng)ERP基礎(chǔ)資料建置完整後，一定要透過(guò)BI工具來(lái)做資料的縱向與橫向的數(shù)據(jù)分析與管理，才能協(xié)助管理團(tuán)隊(duì)發(fā)揮資料管理的效能，達(dá)到最大的效益?！?/p>

　　 「管理者的思維與使用者不一樣，底下的員工可能對(duì)ERP很熟悉，但都只看到手上日常工作的部分，而管理者除了見(jiàn)樹(shù)更要見(jiàn)林。像是以銷售數(shù)字來(lái)說(shuō)，除了看當(dāng)期營(yíng)業(yè)額，也需要做歷史趨勢(shì)比較、同期比較、產(chǎn)品/客戶營(yíng)收消長(zhǎng)的比較…等等，才能依據(jù)分析去下決策，此時(shí)就很需要BI系統(tǒng)的輔助。但以前未導(dǎo)入鼎新BI系統(tǒng)前，由於沒(méi)有適合的資訊系統(tǒng)可用，總是需要請(qǐng)各單位的員工分別提供資料。但他們平時(shí)的工作就忙不完了，為了額外提供這些資料，往往都還要加班才行，有時(shí)都讓我不太好意思?！估羁傆痔岬健脯F(xiàn)在有BI系統(tǒng)就不一樣了，需要什麼資訊都可以自己設(shè)計(jì)，而且可以自動(dòng)分析，一勞永逸。」

管理挑戰(zhàn)

• 營(yíng)運(yùn)數(shù)字要靠各單位分別提供後再?gòu)】?，無(wú)法即時(shí)取得，而且還要再核對(duì)勾稽。

• 各單位使用者欠缺簡(jiǎn)易快速的資料蒐集工具。

• 主管出差在外時(shí)無(wú)法及時(shí)掌握營(yíng)運(yùn)資訊。

應(yīng)用效益

• 產(chǎn)出各式靈活的管報(bào)，如銷貨明細(xì)表、銷售同期比、制式產(chǎn)品分析、送貨貨明細(xì)表...等管報(bào)。

• 報(bào)表設(shè)計(jì)完後，相關(guān)同仁和主管均可透過(guò)BI系統(tǒng)即可取得彙整ERP系統(tǒng)後的最新資料。

• 透過(guò)自動(dòng)派送功能，重要管報(bào)每天或每隔幾小時(shí)自動(dòng)派送給需要的同事。

• 透過(guò)報(bào)表，推估客戶下次訂購(gòu)日期，主動(dòng)聯(lián)絡(luò)客戶能提醒客戶作採(cǎi)購(gòu)的動(dòng)作。

快速?gòu)】傎Y料，報(bào)表可信度高

　　「只要人工處理的，就可能會(huì)有錯(cuò)誤?！估羁偨?jīng)理認(rèn)為因?yàn)橹灰糍N或複製Excel時(shí)一個(gè)欄位出了差錯(cuò)，就會(huì)影響到?jīng)Q策?，F(xiàn)在透過(guò)BI來(lái)做，在報(bào)表資料驗(yàn)證完成後，只需要重新整理報(bào)表，就可從ERP取得最新與最正確的資訊。

????????匯軒原本只購(gòu)買(mǎi)BI銷售模組，隨著公司規(guī)模逐漸變大，在財(cái)務(wù)與庫(kù)存方面的管理需求也日益複雜，因此又加購(gòu)了BI財(cái)務(wù)模組與存貨模組。李總經(jīng)理表示，目前有這兩個(gè)模組的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表很足夠，例如存貨的ABC等級(jí)分析就很好用。?

????????目前使用還是以銷售報(bào)表為主，例如「送貨明細(xì)表」是看某一段時(shí)間的銷貨狀況，同時(shí)帶出客戶全名、送貨地址等資訊，方便日常作業(yè)；「銷售同期比」、「每月銷售金額」是以不同角度分析來(lái)銷售數(shù)字。另外因?yàn)樾竽翗I(yè)的客戶訂貨會(huì)有週期性，因此透過(guò)BI報(bào)表列出客戶最近幾年的交易資料，再以日期排序，就可以判斷客戶大約何時(shí)會(huì)再訂貨。以往是不可能做這件事的，因?yàn)榭蛻舻慕灰踪Y料太多了，如果都靠ERP報(bào)表轉(zhuǎn)Excel去整理，會(huì)很浪費(fèi)時(shí)間。現(xiàn)在透過(guò)BI系統(tǒng)，讓預(yù)測(cè)變成可行的一件事。

? 表一：BI系統(tǒng)導(dǎo)入前後，報(bào)表製作時(shí)間差異

總經(jīng)理帶頭做，改變組織思維

「我要的報(bào)表大都能自己做?！估羁偨?jīng)理將自己做的報(bào)表分享給員工，希望能逐漸改變同仁的思考方式，讓所有人都能用管理者的思維來(lái)看日常的作業(yè)，也希望讓同仁可以減少Excel作業(yè)的時(shí)間，將時(shí)間花在更有效率的事情或服務(wù)客戶上。李總經(jīng)理除了直接參與BI系統(tǒng)導(dǎo)入專案，提供管理上的想法與需求，更親自學(xué)習(xí)報(bào)表的製作，帶動(dòng)同仁使用的意願(yuàn)。

BI除了可以依據(jù)需要去製作不同的報(bào)表，也可以定期的自動(dòng)去發(fā)送mail，更進(jìn)一步，也可用APP的方式隨時(shí)查看報(bào)表。目前匯軒許多管報(bào)除了用日、週、月的角度發(fā)送，有些重要管報(bào)更是一天發(fā)送多次，隨時(shí)掌握最即時(shí)的情報(bào)。

此外，在李總經(jīng)理帶領(lǐng)下，匯軒的同仁都願(yuàn)意研究與使用BI系統(tǒng)，增加工作效率，例如透過(guò)客戶單號(hào)與批號(hào)，分析目前銷貨狀況。?
　　導(dǎo)入成功的因素，與公司全體同仁的全力支持和配合有很大的關(guān)係。套句李總經(jīng)理說(shuō)的話：「系統(tǒng)導(dǎo)入不成功，那是因?yàn)槟悴幌氤晒Α！谷羰敲總€(gè)人都把系統(tǒng)導(dǎo)入當(dāng)成一件重要的事，相信今天多付出的時(shí)間，會(huì)在未來(lái)加倍回收，將士用命之下，系統(tǒng)導(dǎo)入怎麼會(huì)不成功?而鼎新也會(huì)持續(xù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)與產(chǎn)品，隨時(shí)提供匯軒支援，陪同一起成長(zhǎng)。

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匯軒承襲德國(guó)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)难u造生產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)及優(yōu)越的製程控管技術(shù)，擁有對(duì)各種禽畜水產(chǎn)品動(dòng)物營(yíng)養(yǎng)的專業(yè)技術(shù)。為了更確保對(duì)於客戶品質(zhì)的承諾，匯軒也取得國(guó)際ISO9001:2008品質(zhì)管理系統(tǒng)、ISO 22000食品安全管理系統(tǒng)及HACCP危害分析重要管制點(diǎn)等三項(xiàng)品質(zhì)認(rèn)證。為客戶研發(fā)及生產(chǎn)更高附加價(jià)值的產(chǎn)品，讓客戶安心與滿意，為消費(fèi)者帶來(lái)安全、健康、營(yíng)養(yǎng)的畜產(chǎn)品，一直是匯軒的目標(biāo)。因此產(chǎn)品的製造從原料採(cǎi)購(gòu)、驗(yàn)收、產(chǎn)品配方的產(chǎn)生、生產(chǎn)過(guò)程、包裝、庫(kù)存、運(yùn)輸，各環(huán)節(jié)都有嚴(yán)密的管制，希望能為臺(tái)灣畜牧業(yè)及動(dòng)物營(yíng)養(yǎng)產(chǎn)業(yè)的永續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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