雄牧啟動流程再造 掌握生產(chǎn)進度降低營運成本

改善管理缺口

文：王尚瑋

雄牧企業(yè)

發(fā)布時間： 2018-06-14 18:56:00

企業(yè)流程管理

???????強化企業(yè)內(nèi)部流程，才有足夠的能量面對市場的需要及挑戰(zhàn)！

　　雄牧企業(yè)推動流程再造，修正管理缺口，不僅強化部門之間的溝通，更能有效運用人力，避免重工，工作效率明顯成長。

　　透過IT應(yīng)用，無後顧之憂地制定新目標(biāo)；內(nèi)稽內(nèi)控管理，增加公司的反應(yīng)能力，不受日新月異的科技及市場挑戰(zhàn)威脅，持續(xù)邁進。

走向電子商務(wù) 提供更多元化服務(wù)

　　雄牧企業(yè)有限公司是國內(nèi)專業(yè)銷售各類泵浦的公司，泛用於半導(dǎo)體、電子業(yè)、PCB、鋼鐵、石化、太陽能、電力、化工、食品、機械、工程...等產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域，並透過其專業(yè)技術(shù)能力及全方位服務(wù)諮詢來滿足客戶需求。無論是泵浦的評估推薦、客製設(shè)計、測試安裝及售後服務(wù)，雄牧企業(yè)提供了完整的服務(wù)項目，同時也不斷引進更新的技術(shù)及更廣泛應(yīng)用的產(chǎn)品來提供客戶更多元化的選擇。

　　未來期望開啟電子商務(wù)的領(lǐng)域，透過網(wǎng)路行銷來增加市場能見度以及擴展業(yè)務(wù)合作方式，利用網(wǎng)路無遠弗屆及不受時間限制的特性，將公司的營運模式提升至另一個新紀(jì)元。?
?更多關(guān)於雄牧企業(yè)：http://www.hsiungmu.com.tw/

管理挑戰(zhàn)

• 流程串接出現(xiàn)缺口，內(nèi)部資訊落差，延誤回應(yīng)客戶需求的時程。

• 未來將跨足電子商務(wù)領(lǐng)域，故必須重新檢視內(nèi)部企業(yè)流程，
  以提供強健完整的後勤能力，迅速的因應(yīng)市場動態(tài)、回應(yīng)需求。

• 內(nèi)部管理機制不建全，盤點困難，系統(tǒng)帳產(chǎn)生負庫存。

應(yīng)用效益

• 業(yè)務(wù)與生產(chǎn)部門資訊互通，掌握資訊即時性，有效管理訂單。

• 透過流程再造，解決重覆填單、重工、露單及資訊不即時的問題。

• 訂單達交率提升到87%；財務(wù)帳結(jié)天數(shù)，比過往提前5日完成。

• 內(nèi)稽內(nèi)控的管理機制，降低營運風(fēng)險，盤點及庫存管控更加精準(zhǔn)。

穩(wěn)健的流程、強健的體質(zhì)乃成功基石

　　提供客戶專業(yè)的服務(wù)，需要穩(wěn)健而順暢的企業(yè)流程做為後勤支援。從前端業(yè)務(wù)接單到內(nèi)部採購進貨，進一步到生產(chǎn)組裝及最後測試完畢可供出貨等等，都需要有效率的流程串接，同時又必須兼顧品質(zhì)，以便快速回應(yīng)客戶的需要。在這瞬息萬變的時代，唯有強健企業(yè)本身素質(zhì)，才有能力進一步挑戰(zhàn)市場需求，應(yīng)付種種可能的變化。

　　隨著公司業(yè)務(wù)的成長，同仁所需處理的資訊愈來愈多，繁瑣的日常作業(yè)逐漸影響了工作處理的效率。舊有的流程開始出現(xiàn)串接上的缺口，造成資訊傳遞上落差及時程的延誤。為了避免浪費不必要的人力及時間，雄牧企業(yè)決議選擇鼎新ERP系統(tǒng)來改善現(xiàn)行流程上的缺失，同時提升資訊的傳遞效率及應(yīng)用價值。只有強化企業(yè)內(nèi)部流程，才有足夠的能量面對市場的需要及挑戰(zhàn)。

　　未來雄牧期望開啟電子商務(wù)的領(lǐng)域，希望透過網(wǎng)路的力量，擴展現(xiàn)行業(yè)務(wù)範(fàn)疇，提升服務(wù)的廣度及深度。但在這樣的目標(biāo)之下，首要條件是先站穩(wěn)腳步，重新檢視內(nèi)部企業(yè)流程，找出問題並加以改善；同時也要展望未來，做到事前準(zhǔn)備，後續(xù)才能因應(yīng)企業(yè)的目標(biāo)做支援，提供強健完整的後勤能力，迅速的回應(yīng)公司及客戶的需求。

尋求解決方法前 先釐清核心問題

　　此次合作，雙方利用各自的專業(yè)能力互補，並由鼎新找出雄牧的管理缺口，做更進一步的提升。雄牧過去應(yīng)用的ERP系統(tǒng)，主要於資訊查詢，在流程串接上的效果不彰，在e化應(yīng)用上也尚有不足；仍需人力處理部份日常作業(yè)，單據(jù)處理流程緩慢而無效率。另一方面，內(nèi)部管理的機制亦不夠建全，因此在生產(chǎn)製造及出口業(yè)務(wù)的工作上，產(chǎn)生了資訊的落差。因此，同仁需要耗費更多的心力與時間處理，進而影響整體效率，對應(yīng)客戶的回覆也會有相對的影響。但在找出提升整體流程效率的方法前，首先要將流程分割，找出問題的核心，再加以調(diào)整改善，以達對癥下藥、一勞永逸之效。

串聯(lián)前後端作業(yè)流程 有效控管訂單進度

　　導(dǎo)入過程中，顧問及雄牧企業(yè)同仁，將每個環(huán)節(jié)一一檢視，找出不合理或是可能導(dǎo)致處理時程延誤的地方，再加以討論可能的解決方式。這個階段的重點在於，問題的討論並非以單一部門為主，而是將所有參與流程的部門單位一併納入，如此一來才能真正找出問題的所在，進一步聚焦問題，找出解決方式。

　　通常導(dǎo)致流程效率不佳的問題，除了各單位的工作處理速度外，最常見的就是在跨部門溝通時出了障礙。舉例來說，過去系統(tǒng)單據(jù)前後串接不一致，當(dāng)客戶需求臨時變更時，內(nèi)部資訊傳遞速度較慢，以致於後端單位應(yīng)接不暇，而前端單位也難以向客戶交待。

　　透過會議使電腦化小組發(fā)現(xiàn)到，其實並非客戶需求太臨時或變化性太大，主要原因出在現(xiàn)行系統(tǒng)的單據(jù)流程串接有漏洞，無法即時反應(yīng)資訊。因此，透過流程再造及系統(tǒng)應(yīng)用，將過去單據(jù)資訊做到完整且即時的呈現(xiàn)，強化各部門連接的緊密程度，前端單位可以掌握後端單位的狀況，而後端單位也在第一時間內(nèi)得到資訊，大大提升了工作的效率，有效管理訂單、減少急單的發(fā)生率。

改善流程缺口 降低人力及時間成本

　　過去流程擁有許多缺口，經(jīng)常浪費人力及時間。透過流程再造，清楚劃分各部門各職能的工作內(nèi)容及權(quán)責(zé)，重工的情形已不復(fù)見?，F(xiàn)行各單位明確掌握自身的作業(yè)內(nèi)容，專業(yè)能在時間內(nèi)有效發(fā)揮，這也仰賴了雄牧企業(yè)各部門成員的努力。檢視流程的過程中，大家共同找出問題，也願意為了整體效率而做改變；彼此承擔(dān)流程改善的工作，視為自身的責(zé)任。這樣的處理方式，並非增加日常工作量，而是將過去混沌不明的問題做出明確的分類，由專業(yè)的部門來做協(xié)助。雄牧因此減少了不必要的人力及時間成本，整體流程變得更加順暢，員工可在自身領(lǐng)域上努力精進，達到事半功倍之效。

做好內(nèi)稽內(nèi)控 邁向精進管理

　　流程的問題雖已經(jīng)得到處理，但雄牧企業(yè)秉持精益求精的理念，並未因此而停下腳步，期望透由本次專案進一步提升更大的價值。同時也未雨綢繆，藉由此次機會與顧問合作，將內(nèi)稽內(nèi)控的精神及實踐方式導(dǎo)入。不可諱言的是，想要達到內(nèi)稽內(nèi)控是辛苦的，因為作業(yè)流程不再只是應(yīng)付業(yè)務(wù)需求，而是更加講究事前風(fēng)險預(yù)防，雄牧同仁要付出更多的心力來滿足這樣的願景！但令人欣慰的是，幾次的會議中，同仁一致認為，內(nèi)稽內(nèi)控是精進管理不可或缺的一環(huán)，亦是健全企業(yè)流程的最後一哩路！

齊心協(xié)力 獲取美好成就

???????經(jīng)由電子化小組的共同努力，訂單達交率已提升到87%，而且有愈來愈高的趨勢。這代表著流程的再造搭配系統(tǒng)的應(yīng)用，已經(jīng)實際產(chǎn)生效用。盤點困難而導(dǎo)致系統(tǒng)帳產(chǎn)生負庫存的情形已不存在；盤點及庫存管控也更加精準(zhǔn)。前端流程及單據(jù)資料的改善，影響的層面向後延伸到財務(wù)面，財務(wù)帳結(jié)的天數(shù)，自原本每月20日，提前至15日前就可完成。先前耗費在建置財務(wù)資料及核對報表的大量時間與心力，都獲得大幅的改善。

　　上述的成果，除了顧問的輔導(dǎo)協(xié)助外，雄牧企業(yè)的同仁亦是提供了相當(dāng)大的幫助，共同為公司的前景努力。在總經(jīng)理、副總及資訊吳先生的支持下，排除了許多在導(dǎo)入過程可能發(fā)生的問題，例如人員的調(diào)適、工作的分配以及資訊方面的支援等。將專案控制在預(yù)計的成本之中，不造成額外的耗費，同時也讓系統(tǒng)能準(zhǔn)時上線、順利結(jié)案。

全面e化? 領(lǐng)向未來展望

　　雄牧企業(yè)將原有流程重新打造、去蕪存菁，將不合理的流程做修正，提升資訊的管理及應(yīng)用。過去單據(jù)重覆、錯誤的問題得到有效解決，同時也避免了日常作業(yè)的重工情形，而各單位的工作效率相較過去也有明顯成長。

　　在系統(tǒng)單據(jù)透由前後流程串接，漏單及資訊不即時問題不再；各單位憑藉系統(tǒng)查詢，可以同步得到第一手資料，也強化了部門之間的溝通。而功能應(yīng)用上，現(xiàn)行憑證及報表則以系統(tǒng)取代人工手寫產(chǎn)出，除減少紙張用量、時間成本，更能完整的留下記錄，無論是檢討分析或事後存查使用都很便利。而內(nèi)稽內(nèi)控的管理機制，更是大為降低營運風(fēng)險，加強了企業(yè)管理的廣度及深度。

　　未來，雄牧仍以精益求精、追求卓越的精神不斷邁進。透過IT應(yīng)用所帶來的價值及支援，使公司無後顧之憂地制定新目標(biāo)；擁有完整健全的流程體制及系統(tǒng)能力，增加了公司的反應(yīng)能力，不受日新月異的科技及市場挑戰(zhàn)威脅，持續(xù)邁進。?
同時，雄牧期許鼎新團隊能一併攜手向前，持續(xù)精進產(chǎn)品及服務(wù)。透過彼此的合作，發(fā)揮資訊化最大的效益、體現(xiàn)最大價值，將雄牧推向另一個高峰。

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