睿澤 善用財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)力 提升接單競爭力

文：王齡翊

睿澤企業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-31 13:47:00

生產(chǎn)製造管理 應(yīng)用價(jià)值 商業(yè)智慧

????????香味，不僅使人愉快，更有提振精神的功效！
????????靠著「香味」打進(jìn)世界版圖的睿澤企業(yè)，雖已成立超過二十年站穩(wěn)國內(nèi)龍頭地位，但礙於無法掌握生產(chǎn)進(jìn)度及資金流向，使銷售業(yè)務(wù)推展計(jì)畫難以突破。
????????為了跨越這道門檻，遂跟隨CEBIT 方法論的腳步，訂定「縮短結(jié)帳天數(shù)」、「降低存貨金額」兩大達(dá)成目標(biāo)，經(jīng)深化實(shí)施贏得更優(yōu)渥的產(chǎn)品毛利…

用視覺、嗅覺、觸覺 體驗(yàn)令人愉悅的ＭＩＴ芬芳

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「我們知道香水和香味！」成立於一九九六年的睿澤企業(yè)(Aromate)是香料工業(yè)中的菁英份子，為國內(nèi)最大的汽車空氣清新劑和香水產(chǎn)品的出口製造廠，總部和現(xiàn)代化的生產(chǎn)設(shè)施都設(shè)立於臺(tái)灣，但ＭＩＴ產(chǎn)品卻以九十％外銷為主，除了歐美，在不易打入的日本市場也成功佔(zhàn)有一席之地。

????????睿澤視毛利率為最重要的營運(yùn)目標(biāo)，其次是營業(yè)額，故在國際外銷為營運(yùn)主力的前提之下，非常依賴即時(shí)正確的數(shù)據(jù)分析市場戰(zhàn)略。為求即時(shí)提供前線可持續(xù)銷售的資源，睿澤已成功將硬體資源整合集中，致力滿足開發(fā)、設(shè)計(jì)、製造到銷售的一條龍作業(yè)。不僅成立研發(fā)部門，致力研發(fā)「味道」，更注重人才培育，培養(yǎng)工業(yè)設(shè)計(jì)專才，以趨勢領(lǐng)導(dǎo)者之姿升級產(chǎn)品包裝、瓶身、造型等生產(chǎn)工藝，不斷地推陳出新芬芳產(chǎn)品。

????????可惜的是，過往庫存不準(zhǔn)、資訊不透明，以致庫存過高甚而產(chǎn)生呆滯料；無法正確供料，以致停工待料、人力閒置，產(chǎn)能利用率不佳。睿澤企業(yè)總經(jīng)理 黃祺娟表示：「好像只能感覺到有獲利，卻不知道真實(shí)成本是多少？什麼費(fèi)用是可以節(jié)省的？更不清楚資金如何更有效分配？」

????????結(jié)帳天數(shù)長、營銷成本精準(zhǔn)度不佳…種種原因交錯(cuò)影響公司的銷售計(jì)畫及業(yè)務(wù)拓展方向，更成為拉低產(chǎn)品毛利率的元兇，因而讓睿澤燃起變革的決心。二○一二年起，睿澤就與鼎新合作陸續(xù)導(dǎo)入Workflow 進(jìn)銷存系統(tǒng)、ＳＦＴ廠區(qū)追蹤管理系統(tǒng)、ＢＩ商業(yè)智慧、ＨＲ人事薪資管理系統(tǒng)、ｅＫＢ電子看板、ＣＲＭ客戶關(guān)係管理系統(tǒng)，當(dāng)時(shí)的軟體應(yīng)用主要以梳理流程、改善人工作業(yè)，提升工作效能為方向。

????????由於內(nèi)部仍存在其他管理瓶頸，因此睿澤曾經(jīng)尋求管理顧問協(xié)助，礙其服務(wù)無法讓實(shí)務(wù)作業(yè)結(jié)合資訊應(yīng)用致使無疾而終；直至二○一六年與鼎新團(tuán)隊(duì)再次攜手，透過CEBIT 手法幫助釐清管理盲點(diǎn)，使現(xiàn)況有了突破。

精進(jìn)管理專案全面啟動(dòng) 先診斷再設(shè)定目標(biāo)

▲睿澤企業(yè)總經(jīng)理 黃祺娟

????????「我對系統(tǒng)並不了解，但是我知道我要的是什麼。賺錢不是憑感覺，客戶的好壞也不是憑交情，都是有憑有據(jù)的。」黃祺娟堅(jiān)定地說。

????????儘管擁有好的硬體設(shè)備、策略規(guī)劃能力，若缺乏有效工具支援，仍紙上談兵。黃祺娟認(rèn)知，現(xiàn)已不是靠人力做事的時(shí)代，滿足硬體設(shè)備後，緊接著要加強(qiáng)軟體支援，包含人員的培訓(xùn)以及系統(tǒng)的整合，並能逐漸形成制度引領(lǐng)傳承，這是未來二十年想要看到的突破與改變。她也提到，現(xiàn)今企業(yè)的營運(yùn)方向勢必朝向工業(yè)4.0走，也就是整合系統(tǒng)與生產(chǎn)設(shè)備的智慧管理模式，借力使力與豐富經(jīng)驗(yàn)的夥伴共創(chuàng)完成。

????????黃祺娟全力、全意支持本次精進(jìn)管理專案，並由睿澤執(zhí)行副總 龔有為親自主導(dǎo)，他站在這次的精進(jìn)管理專案角度表示：「這次是一個(gè)將策略結(jié)合資訊化的專案，最大的差異是，非直接從作業(yè)流程切入?，F(xiàn)在最重要的是讓生產(chǎn)管理跟銷售取得平衡，才知道哪些產(chǎn)品適合快銷，哪些產(chǎn)品能為公司賺進(jìn)最多毛利率！」

????????在了解睿澤業(yè)態(tài)與系統(tǒng)化的管理診斷後，鼎新顧問團(tuán)隊(duì)啟動(dòng)「CEBIT精進(jìn)管理專案」，將「縮短結(jié)帳天數(shù)」、「降低存貨金額」定為專案目標(biāo)；透過專案輔導(dǎo)，以即時(shí)掌握經(jīng)營資訊、提升存貨週轉(zhuǎn)率為努力方向；並分別歸納重點(diǎn)改善項(xiàng)目(「縮短結(jié)帳天數(shù)」重點(diǎn)改善項(xiàng)目有：生產(chǎn)資訊、庫存資訊、財(cái)務(wù)資訊、異常排除；「降低存貨金額」改善重點(diǎn)為：原料、物料、成品及重點(diǎn)監(jiān)控)，經(jīng)深化實(shí)施應(yīng)用，逐步解決當(dāng)前管理瓶頸，達(dá)成目標(biāo)效益，提升應(yīng)用價(jià)值！

人事物價(jià)值移轉(zhuǎn) 產(chǎn)生連動(dòng)效益

????????針對專案設(shè)定的「縮短結(jié)帳天數(shù)」、「降低存貨金額」兩大提升目標(biāo)及改善要項(xiàng)，需依賴多部門間，如資材部、財(cái)會(huì)部、生產(chǎn)處等部門的相輔相成。

????????龔有為承襲公司「轉(zhuǎn)念．轉(zhuǎn)變．轉(zhuǎn)型」的精神與文化，親自參與每一次的重要指標(biāo)跟里程碑會(huì)議，向下貫徹執(zhí)行、把控進(jìn)度，確保執(zhí)行效果。

????????對香精產(chǎn)業(yè)而言，同樣一個(gè)香精味道就擁有多樣類別。專案啟動(dòng)前，庫存數(shù)量不準(zhǔn)，單據(jù)也缺乏即時(shí)性，一直以來，作業(yè)人員都是用毛需求計(jì)算物料、用經(jīng)驗(yàn)來判斷需求，致ＬＲＰ沒辦法執(zhí)行，庫存管理不善引發(fā)單支庫存的壓力。資材部副理 陳怡君分享：「我覺得最大的效益與改變就是，因?yàn)閹齑嬲_性提高，產(chǎn)生更多連帶效益?！?/p>

????????新增「物控」職能、增加存貨監(jiān)控因應(yīng)流程，對資材部而言是一大亮點(diǎn)。運(yùn)用物控、生管應(yīng)用管理報(bào)表【呆滯分析表(ＥＲＰ)、庫齡分析表(ＥＲＰ)、產(chǎn)銷量值表(ＢＩ)】協(xié)助製令齊料檢視與追蹤，快速掌握存貨供給、需求，每日、每週異常檢核；若來料不及，則能提早通知生管變更排程；另導(dǎo)入條碼加快製程移轉(zhuǎn)與工時(shí)回報(bào)的正確即時(shí)性，增加人均產(chǎn)值。

????????生產(chǎn)處代協(xié)理 張真豪接著說：「每次都要跑去現(xiàn)場才能查詢庫存量，而且資訊還不一定正確…，時(shí)常延誤生產(chǎn)製程及進(jìn)度，實(shí)在難以承諾交期?！宫F(xiàn)在可以馬上透過訂單交貨資訊統(tǒng)一平臺(tái)查詢，包含成品出貨跟催、製造排程調(diào)整依據(jù)、訂單準(zhǔn)交率分析；因應(yīng)託工件，調(diào)整ＢＯＭ斷階邏輯，可連續(xù)委外走製程不斷階；另外，從原先的大排程已落實(shí)到小排程和廠內(nèi)溝通，交期因而開始縮短，得滿足客戶承諾。

????????張真豪特別提出：「期間顧問除了著手導(dǎo)入作業(yè)，更不吝幫助我們釐清一些管理的邏輯與觀念?！乖谠诤魬?yīng)，這個(gè)專案已經(jīng)不僅僅是單純的流程梳理，而是將管理議題、管理細(xì)節(jié)一併納入考量評估的應(yīng)用價(jià)值專案。

善用財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù) 持續(xù)獲利成長

????????專案執(zhí)行過程與各部門運(yùn)作息息相關(guān)，當(dāng)庫存與生產(chǎn)管理改善後，結(jié)帳品質(zhì)自然提升。財(cái)會(huì)部副理 湯美秋回憶：「專案啟動(dòng)前，實(shí)在有很多無法想像的問題。例如，製令已經(jīng)結(jié)案，工時(shí)卻還沒統(tǒng)計(jì)完成；產(chǎn)品出貨後，採購單才事後追捕…，問題由上而下全部累計(jì)至月底。

????????現(xiàn)在不但如期結(jié)帳、產(chǎn)出財(cái)報(bào)又兼顧結(jié)帳品質(zhì)，不用額外花費(fèi)時(shí)間查工時(shí)、漏領(lǐng)料、核對帳務(wù)，處理製令結(jié)案跨月結(jié)…等，減少許多無效成本，這是部門最顯著的效益！」

????????湯美秋接著開心分享：「以前連結(jié)帳時(shí)間都來不及，不可能做額外的分析。現(xiàn)今，每月五號(hào)一定產(chǎn)出財(cái)務(wù)報(bào)表，且能有足夠的人力、心力，著重於管理分析。財(cái)務(wù)分析時(shí)，可提供正確的毛利資訊、同期比較…等重要數(shù)據(jù)給經(jīng)營層做為決策參考；省下來的作業(yè)時(shí)間，還得以分配人員去做一些額外訓(xùn)練?！?/p>

????????龔有為回憶導(dǎo)入初期緩緩說道：「原先開了一個(gè)Line 群組，請各組匯報(bào)每天情況，剛開始我相信，大家都是被動(dòng)性的。但慢慢的，我發(fā)現(xiàn)從原來的討論、解決問題、跟催，變成主動(dòng)回報(bào)進(jìn)度，且每個(gè)人做事的腳步變快了，可明確看到專案的進(jìn)展?！?/p>

????????導(dǎo)入期間，顧問也另外提出日常流程改善建議。搭配每日系統(tǒng)報(bào)表快速檢核，即時(shí)解決異常，而非全部集中在月底一次性處理。湯美秋也打趣地說：「如遇結(jié)帳日，佳純顧問比我們還要緊張，假日還隨時(shí)關(guān)心、積極致電詢問。不過，可以從此看出她負(fù)責(zé)任的態(tài)度及貼心的服務(wù)，真的很感動(dòng)?！?/p>

這是一場沒有終點(diǎn)的戰(zhàn)役 價(jià)值服務(wù)能量持續(xù)擴(kuò)散

????????「每個(gè)月五號(hào)結(jié)帳後，我就能夠看到財(cái)報(bào)，得知上個(gè)月營運(yùn)情況，不只是業(yè)績、庫存周轉(zhuǎn)，連收款天數(shù)都能夠及時(shí)地了解。在國外推展業(yè)務(wù)，也能明確知道哪一個(gè)區(qū)域、哪一種品項(xiàng)獲利最高；能立即決定備貨後援部隊(duì)或銷售團(tuán)隊(duì)的因應(yīng)方式?！拐劦娇吹靡姷挠懈行б妫岦S祺娟露出滿意的笑容。

????????她接著感性地說，最出乎意料的是顧問的貼心：「佳純對我們公司的情況可能比我們自己人更了解，她站在睿澤的角度，從每一個(gè)流程去了解，額外給我們建議。整個(gè)專案執(zhí)行下來，我發(fā)現(xiàn)除了公司本身要有決心，搭配團(tuán)隊(duì)的投入程度也相當(dāng)重要。」

????????其實(shí)，睿澤不乏從二十年前創(chuàng)業(yè)起即入職到現(xiàn)在的資深員工，而且早期都是一些二度就業(yè)的媽媽，所以「抗拒」是預(yù)期的挑戰(zhàn)。但黃祺娟認(rèn)為，這不是阻力，反是助力！當(dāng)資訊力與資深員工的knowhow 疊加在一起，很多事情就不會(huì)只是憑著感情跟感覺，而是有量化的指標(biāo)協(xié)助更精準(zhǔn)判斷。

????????雖站穩(wěn)國內(nèi)香水產(chǎn)品外銷龍頭，仍希望成為「亞洲第一」的空氣清新劑供應(yīng)者，至今仍衝勁十足。經(jīng)由「CEBIT」精進(jìn)管理專案，系統(tǒng)資訊已成為睿澤營運(yùn)管理的重要依據(jù)，使資金週轉(zhuǎn)壓力大幅降低，毛利提升。但由於睿澤是製造業(yè)，更是一個(gè)一直在國際行銷方面琢磨的產(chǎn)業(yè)，從過去二十年累積至今的人事物都非常珍貴，如何把這些資料變成一個(gè)資訊，而且能夠協(xié)助公司做判斷，相信這是未來可以透過ＢＩ商業(yè)智慧整合完成的任務(wù)之一；從每一個(gè)數(shù)據(jù)，指引正確的前進(jìn)方向，最快速的降到期望目標(biāo)。

????????此外，成立觀光工廠將是睿澤另一個(gè)轉(zhuǎn)變的開始。龔有為表示：「除了體驗(yàn)、樂趣也包含銷售服務(wù)，所以未來也會(huì)需要系統(tǒng)的支援?！箒K強(qiáng)調(diào)，睿澤本來就主攻外銷市場，所以未來的觀光據(jù)點(diǎn)可能不僅限於臺(tái)灣，隨著銷售據(jù)點(diǎn)走向國際化都在計(jì)畫當(dāng)中，軟硬體的整合也將更趨多元化。

????????在價(jià)值服務(wù)能量持續(xù)指引營運(yùn)戰(zhàn)略方向的歷程中，睿澤將持續(xù)透過管理指標(biāo)的監(jiān)控、分析和檢討，達(dá)到內(nèi)控預(yù)警和經(jīng)營優(yōu)化的目標(biāo)，藉由外銷版圖擴(kuò)大與獲利，站穩(wěn)世界舞臺(tái)，開創(chuàng)亞洲第一香氛奇蹟。

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