TDI臺灣顯示器 BPM系統(tǒng)落實(shí)企業(yè)整合神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)

資料正確性與時(shí)效性，導(dǎo)入BPM系統(tǒng)最基本要求

文：李思穎

TDI臺灣顯示器

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-23 15:27:00

企業(yè)流程管理

公司簡介

　　日本顯示器JDI(Japan Display Inc.，以下簡稱JDI)是整合索尼公司(Sony Corporation.)、東芝公司(Toshiba Corporation.)與日立公司(Hitachi Ltd.)旗下之中小尺寸面板事業(yè)，於2012年4月成立，從事開發(fā)中小型顯示器與產(chǎn)銷業(yè)務(wù)，是目前全球最大的中小型面板企業(yè)。

　　JDI集合三家公司的專利與技術(shù)，主攻智慧型手機(jī)螢?zāi)弧⑵桨逦災(zāi)坏戎行⌒惋@示面板市場，並於2013年11月在臺成立子公司---臺灣顯示器TDI(Taiwan Display Inc.，以下簡稱TDI)，主攻亞洲中小尺寸面板市場。
更多資訊： http://www.j-display.com/english/index.html

3個(gè)月內(nèi)成功上線，歸功TDI確實(shí)目標(biāo)及鼎新專業(yè)顧問輔導(dǎo)雙管齊下

　　TDI在初期導(dǎo)入EasyFlow GP時(shí)便清楚規(guī)劃第一階段上線流程，超過10張以上的單據(jù)，在TDI全體資訊人員和鼎新電腦施雅心顧問雙方目標(biāo)確實(shí)、厚實(shí)開發(fā)技術(shù)基礎(chǔ)以及順暢的溝通管道之下，於三個(gè)月全數(shù)成功上線，其中也包含了8張SAP整合單據(jù)，佔(zhàn)總上線單據(jù)數(shù)的60%以上。

▲ TDI導(dǎo)入系統(tǒng)目標(biāo)明確，時(shí)間管控精準(zhǔn)，在與鼎新顧問團(tuán)隊(duì)順暢的溝通配合下，於3個(gè)月內(nèi)成功將BPM系統(tǒng)上線。
左起 鼎新電腦EasyFlow GP施雅心顧問(左一)， TDI資訊管理處林志榮處長(左二)，TDI資訊應(yīng)用部王瑞琳經(jīng)理(右二)， TDI資訊應(yīng)用部資深工程師廖仁弘先生(右一)

資料正確性與時(shí)效性，導(dǎo)入BPM系統(tǒng)最基本要求

　　TDI資訊管理處林志榮處長表示：「光電面板產(chǎn)業(yè)是兼具規(guī)模與複雜度的產(chǎn)業(yè)，每個(gè)組織流程都複雜，若不走電子化控制，單據(jù)的時(shí)效性和可追蹤性都會(huì)變得很差，在管理上很容易發(fā)生脫節(jié)情形；加上面板產(chǎn)業(yè)的景氣循環(huán)快速特性，產(chǎn)品推陳出新的速度非?？?，從產(chǎn)品規(guī)劃設(shè)計(jì)到量產(chǎn)過程非常短，若過程中途有任何環(huán)節(jié)遺漏或是停滯，都會(huì)影響上市時(shí)程，光用人工作業(yè)來記錄這些資料是不夠的，必須要透過系統(tǒng)來管控才行，這也是TDI成立初期就已規(guī)劃必須導(dǎo)入系統(tǒng)的原因，且也必須在很短的時(shí)間就將系統(tǒng)上線使用。」

　　TDI 公司人員遍佈全球，在跨組織且員工人數(shù)眾多的情況下，靠電子郵件將訂單資料內(nèi)容一再轉(zhuǎn)送，無法讓所有相關(guān)人員即時(shí)得知目前流程停滯於何處。使用EasyFlow GP系統(tǒng)上線後，單據(jù)的簽核時(shí)間大幅縮短，效益顯著。資訊應(yīng)用部王瑞琳經(jīng)理(以下簡稱王經(jīng)理)表示：「比起簽呈來說，報(bào)價(jià)單比較特別，產(chǎn)品生命週期一般12個(gè)月，最長18個(gè)月，主管做決策(評估成本、量產(chǎn)與否、客戶議價(jià)採購、物料採購配合要很快。因TDI，光臺灣就有兩個(gè)據(jù)點(diǎn)、在中國也有設(shè)廠並有三個(gè)Sales office，高階主管皆在日本與全球各地，報(bào)價(jià)核決如果靠紙本的話，可能超過一個(gè)禮拜都還簽不完?！?/p>

　　EasyFlow GP系統(tǒng)上可清楚呈現(xiàn)報(bào)價(jià)生命周期，報(bào)價(jià)項(xiàng)目一目瞭然，資訊人員搭配EasyFlow GP表單資料串連特性撰寫程式，在當(dāng)次報(bào)價(jià)單中同時(shí)呈現(xiàn)前一年度同時(shí)期報(bào)價(jià)紀(jì)錄，包含項(xiàng)目、價(jià)格等詳細(xì)資訊，甚至將差異點(diǎn)直接列出，讓使用者可立刻獲取所需的資訊，迅速判斷該報(bào)價(jià)單是否可核準(zhǔn)。

　　另外，因TDI人員經(jīng)常在外出差，無法隨時(shí)使用電腦上網(wǎng)查詢或簽核單據(jù)，故「隨時(shí)隨地讓人員能即時(shí)連上系統(tǒng)查看資料」也是TDI選擇EasyFlow GP系統(tǒng)的主要原因之一。搭配MCLOUD Designer整合EasyFlow GP，可設(shè)計(jì)於智慧型手機(jī)與平板上方便查閱資料的畫面，將使用者所需要、影響簽核與否的資料清楚呈現(xiàn)。

　　王經(jīng)理表示：「使用者可以即時(shí)確認(rèn)單據(jù)目前送到誰身上，然後方便去催簽，大部分的簽呈幾乎半天內(nèi)就可以簽完。」同時(shí)林處長補(bǔ)充道：「導(dǎo)入之前的做法，是人員收到單據(jù)後先列印出，填完資料簽完名再掃描成電子檔寄出，下一個(gè)人收到檔案再列印出來…這樣的動(dòng)作重複幾次後，會(huì)因?yàn)槎啻斡∷⒌年P(guān)係，資料內(nèi)容可能變得模糊甚至不易識別，造成人員簽核時(shí)必須花費(fèi)更多心力才能確認(rèn)資料無誤。導(dǎo)入系統(tǒng)後，送單後只要一通電話或是mail通知，就可以立刻讓對方查看並簽核，很快的把單據(jù)結(jié)案?！?/p>

考量長遠(yuǎn)維護(hù)計(jì)畫，低成本高效益是首要條件

　　TDI在公司成立初期便開始積極尋找國內(nèi)多家電子簽核系統(tǒng)廠商，在分析系統(tǒng)引擎、功能性、市佔(zhàn)率等優(yōu)劣評比後決定選用鼎新電腦EasyFlow GP。林處長表示：「原公司選用的系統(tǒng)開發(fā)較不易、維護(hù)成本高、使用效益CP值不高，故決定評估國內(nèi)較為盛名的幾家電子簽核系統(tǒng)廠商，鼎新電腦在其中是較多企業(yè)使用的系統(tǒng)廠商。重點(diǎn)先看系統(tǒng)的組織層級架構(gòu)完整性，因TDI會(huì)有一些跨不同法人的組織，專案、代理人機(jī)制，系統(tǒng)必須要能完全符合公司這樣的組織架構(gòu)，才能將流程機(jī)制貫徹下去。」

　　在多家系統(tǒng)的評選中，鼎新電腦的EasyFlow GP系統(tǒng)在TDI的評選會(huì)議中為何會(huì)脫穎而出呢？王經(jīng)理回答道：「鼎新BPM系統(tǒng)在流程串簽的可設(shè)定性高，減少使用需要自行撰寫程式的開發(fā)成本，當(dāng)初評估時(shí)我們實(shí)際到鼎新電腦公司與顧問進(jìn)行系統(tǒng)介紹的會(huì)議，使用者對於顧問介紹系統(tǒng)功能的完整度很高，提高對於整個(gè)系統(tǒng)以及顧問專業(yè)的信任，當(dāng)決議使用哪一家廠商系統(tǒng)時(shí)，也找了一些key User加入討論，因這些key user對於臺灣廠商的系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)較少，但在各家廠商系統(tǒng)的評比之下，認(rèn)為鼎新BPM系統(tǒng)對於我們公司作業(yè)流程是較為符合的?！?/p>

　　EasyFlow GP產(chǎn)品以Java語言為基礎(chǔ)，可以配合Java script做簡單的表單開發(fā)設(shè)計(jì)，更可讓IT人員自行撰寫進(jìn)階的Java程式應(yīng)用於系統(tǒng)上，搭配設(shè)計(jì)彈性高的流程引擎，適用各種多變化的表單呈現(xiàn)與系統(tǒng)資料交換。王經(jīng)理提到：「EasyFlow GP比起以往使用的系統(tǒng)更有彈性，維護(hù)的人力與時(shí)間成本更低，以往系統(tǒng)大約需要4~5人組一個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行開發(fā)維護(hù)，但現(xiàn)在使用只需要1位資訊人員維護(hù)即可?！官Y深工程師廖仁弘先生也補(bǔ)充：「在EasyFlow GP系統(tǒng)操作使用上都是簡單的，開發(fā)與維護(hù)上不需要花費(fèi)太多時(shí)間成本?！?/p>

系統(tǒng)資訊整合串連一次到位 落實(shí)期望目標(biāo)

　　TDI在創(chuàng)立初期就考量到人工作業(yè)可能引起的資料正確性與效率問題，所以一開始就希望做到各系統(tǒng)資訊整合與串連一次到位，而不是將之視為單純的電子簽核。王經(jīng)理表示：「加上因?yàn)楣局鞴馨藝鴥?nèi)外的專業(yè)經(jīng)理人，對於系統(tǒng)整合上資訊整合性要求很高，在導(dǎo)入EasyFlow GP後所帶來的實(shí)際效率，也確實(shí)有達(dá)到高層主管的期望目標(biāo)?！?/p>

　　「在成立初期的前三個(gè)月，我們即因應(yīng)高層主管的期望，提出了流程資訊建構(gòu)方針，針對表單流程需求，系統(tǒng)簽核正確性、整合資料完整性與系統(tǒng)功能發(fā)展能力，由資訊小組與各單位使用者主管進(jìn)行深入研究評估後，形成共識的專案報(bào)告由高層主管做最後決定，從這裡可看出我們高階主管從一開始就非常重視系統(tǒng)對於公司經(jīng)營管理的重要性?！筎DI導(dǎo)入BPM的過程，林處長娓娓道來。

　　TDI在EasyFlow GP應(yīng)用整合了HRM,SAP,PLM等多套軟體，整合拋轉(zhuǎn)資料要盡量簡化程序，但又可以互相串連完整資料，抓取BPM結(jié)案的進(jìn)貨檢驗(yàn)、報(bào)價(jià)的資料，最後寫入BI讓主管可以清楚查看資料並做決策。

　　因TDI成立公司到導(dǎo)入系統(tǒng)，中間時(shí)間非常短，僅有經(jīng)歷過一小段人工簽呈的狀況。王經(jīng)理以出差費(fèi)用申請的單據(jù)為例說明，當(dāng)時(shí)經(jīng)管人員先利用Excel撰寫了出差費(fèi)用單，時(shí)常發(fā)生版本差異問題，有時(shí)會(huì)發(fā)生人員填完資料上呈後才發(fā)現(xiàn)並非最新版本的表格，其中包含費(fèi)率、出差項(xiàng)目、地點(diǎn)等會(huì)影響日支費(fèi)的申請額度，當(dāng)使用者填寫的表格非最新版，容易會(huì)被主管或是經(jīng)管單位來回退件，造成申請單據(jù)時(shí)效問題。王經(jīng)理對此表示：「自從導(dǎo)入EasyFlow GP後，就可以在系統(tǒng)上直接做異動(dòng)，避免版本問題，系統(tǒng)上可以隨時(shí)控管最新的資料，避免了使用者來回修改單據(jù)的時(shí)間。」

　　另外，EasyFlow GP的ISO模組可應(yīng)用在公司內(nèi)部程序文件的控管，TDI則是應(yīng)用在合約的控管。在人工作業(yè)時(shí)期，所有紙本合約是由法務(wù)控管，當(dāng)業(yè)務(wù)將合約簽回來，將合約紙本交給法務(wù)管理，當(dāng)人員要調(diào)閱或是變更換約都相當(dāng)麻煩，現(xiàn)在利用系統(tǒng)歸檔就變得方便許多，無論是合約調(diào)閱、變更都可以從正常程序填單申請，通過各級主管審核完成，所有文件的記錄控管更容易掌控。

　　除了前面多次提到的，簡易的系統(tǒng)操作降低維護(hù)人員成本之外，加上可以使用手機(jī)行動(dòng)簽核，在海外的人員就可以輕易連上系統(tǒng)查看資料，資訊人員不再需要忙於設(shè)定開放VPN連線，更快讓主管可以隨時(shí)隨地查閱資料。

精確的時(shí)間控管，是導(dǎo)入系統(tǒng)初期最大挑戰(zhàn)

　　TDI在導(dǎo)入系統(tǒng)的時(shí)間相當(dāng)短，還是成功將十幾張單據(jù)整合上線，甚至還包含了一半以上需要複雜串簽的SAP整合單據(jù)，其中在上線前後是否有遇到一些難題呢？對此問題，王經(jīng)理笑著表示：「就是時(shí)間少?。　菇又a(bǔ)充說道：「對TDI來說時(shí)間管控非常重要，因?yàn)閯傞_始很多專案同時(shí)在進(jìn)行，新公司剛成立所有業(yè)務(wù)人員也已經(jīng)都在運(yùn)作，當(dāng)時(shí)人員又少，時(shí)間管理就是變成很大的挑戰(zhàn)。還好有顧問幫忙規(guī)劃所有導(dǎo)入的行程，以及在輔導(dǎo)中重點(diǎn)的掌握，讓導(dǎo)入過程可以順利進(jìn)行?！?/p>

　　原先已訂定上線的單據(jù)流程，TDI人員與鼎新電腦EasyFlow GP施雅心顧問密集地討論每張單據(jù)規(guī)格，一天下來要談3~4張規(guī)格，每份規(guī)格幾乎都要討論3~4次，再加上使用者一直變動(dòng)的需求，雙方人員必須要對上線單據(jù)的目標(biāo)需求非常清晰，才得以讓需求規(guī)劃順利完成。

　　而系統(tǒng)剛上線初期，難免會(huì)有一些小小的程式異常，資訊人員很快地就可以處理掉。林處長表示：「反倒是有一些單據(jù)在內(nèi)部洽談規(guī)格時(shí)，因?yàn)椴糠窒嚓P(guān)單位參與度不足，造成單據(jù)上線後才發(fā)現(xiàn)流程不能這樣跑，才開始再次調(diào)整?！?/p>

BPM是整個(gè)企業(yè)營運(yùn)的神經(jīng)系統(tǒng)

　　 「BPM是整個(gè)企業(yè)營運(yùn)的神經(jīng)系統(tǒng)?！雇踅?jīng)理說道，「TDI公司的管理階層們對於企業(yè)內(nèi)必須使用電子化簽核認(rèn)為是必然的，所有的企業(yè)運(yùn)作都會(huì)串到BPM系統(tǒng)上去，包含報(bào)價(jià)採購到一般的行政作業(yè)，還有專案管理都要串在一起，而且要定義核決層級以及人員分類，都可以做管理來幫助決策。重點(diǎn)是要像神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)一樣互相串連，追蹤每個(gè)人每張單的作業(yè)到哪裡，大幅提升行政效能。」

　　以TDI的庫存管理來說，在EasyFlow GP系統(tǒng)上可以嚴(yán)格的管控帳流，不管是發(fā)料、繳庫都必需要逐層讓主管簽核，一旦延遲就可以立刻追蹤到是哪個(gè)環(huán)節(jié)點(diǎn)停滯，讓使用者可快速找到對應(yīng)人員催簽。王經(jīng)理表示：「很多流程都是跨部門跨組織在簽，每一層都要在自己負(fù)責(zé)的專業(yè)上進(jìn)行作業(yè)，在此之前每個(gè)單位都必須先嚴(yán)格控管並確認(rèn)資料的正確性，否則一旦填上單據(jù)再後續(xù)逐關(guān)簽核時(shí)就會(huì)被退回，所以人員都會(huì)嚴(yán)謹(jǐn)對待每一張單據(jù)的資料。」

　　TDI部分單據(jù)與SAP整合，如：出差費(fèi)用申請單，表單上會(huì)有些主檔類的欄位(如：會(huì)科項(xiàng)目)，對於一般使用者來說不一定能清楚知道每個(gè)項(xiàng)目是屬於哪一項(xiàng)會(huì)科，故系統(tǒng)表單上做了一些資料對應(yīng)後，使用者只要選好項(xiàng)目就會(huì)自動(dòng)帶入相對應(yīng)的會(huì)科，不需要再去查找資料或是詢問，避免因?yàn)樘铄e(cuò)會(huì)科導(dǎo)致簽核退單：另外還有庫存異動(dòng)單據(jù)，在人工作業(yè)時(shí)容易轉(zhuǎn)錯(cuò)倉，利用系統(tǒng)管控得以防止這些情況，在拋轉(zhuǎn)到SAP之前就可以在BPM系統(tǒng)拋單時(shí)即時(shí)卡控。

▲圖為TDI資深工程師廖仁弘，於現(xiàn)場展示PO請款作業(yè)整合流程。

　　PO請款作業(yè)整合流程中，主要是利用BPM系統(tǒng)整合異質(zhì)系統(tǒng)的特性，把供應(yīng)商請款的作業(yè)完整串連起來。從進(jìn)料檢驗(yàn)到收貨入庫，當(dāng)供應(yīng)商平臺收到之後串連到BPM要求簽核，從發(fā)料到請款，確認(rèn)核單之後，BPM回傳供應(yīng)商平臺自動(dòng)通知供應(yīng)商可以寄送實(shí)體發(fā)票憑證，後續(xù)財(cái)務(wù)單位收到實(shí)體發(fā)票後就開始作帳並開立發(fā)票。此流程串簽和核準(zhǔn)都落在BPM上，不僅是企業(yè)內(nèi)部程序，甚至往上整合上游廠商，讓整個(gè)PO請款作業(yè)自動(dòng)化來提升作業(yè)效率與正確性。

▲圖為資深工程師廖仁弘先生在現(xiàn)場展示的ROFO報(bào)價(jià)作業(yè)整合流程。

　　另外TDI也展示了另一個(gè)整合案例---ROFO報(bào)價(jià)作業(yè)整合流程，包含PLM，BPM，SAP，BI四套系統(tǒng)，流程最後是將資料寫進(jìn)BI系統(tǒng)中。一開始會(huì)先在PLM定義產(chǎn)品生命周期、成本、目標(biāo)價(jià)格，接著從SAP取得物料主檔與BOM主檔，加上BI中包含管銷製研的產(chǎn)品成本表計(jì)算，最後於BPM統(tǒng)合這三項(xiàng)資訊開始簽核，因而產(chǎn)生其中的報(bào)價(jià)記錄給SAP，讓主管可以簡易卻完整地查看到每一次的報(bào)價(jià)交易記錄，簽核後由BI系統(tǒng)再將資訊傳送給ROFO報(bào)價(jià)系統(tǒng)取用。

行動(dòng)簽核，現(xiàn)在進(jìn)行式的簽核趨勢

　　初期規(guī)劃的單據(jù)上線後，公司內(nèi)部有很多單位開始爭取要將表單也上到BRM，也因此召開會(huì)議針對未來要陸續(xù)上線的表單做開發(fā)優(yōu)先順序的規(guī)劃，此現(xiàn)象也顯示BPM系統(tǒng)上線對於公司的效益彰顯。

　　在與林處長的談話中，我們得知原來TDI的日本總公司原先是未使用BPM系統(tǒng)的。林處長說道：「在剛決定導(dǎo)入BPM系統(tǒng)時(shí)，日本總公司的使用者曾好奇導(dǎo)入BPM系統(tǒng)對於公司的益處與管控方式，後來有一些來臺灣支援的人員，剛好就有機(jī)會(huì)了解BPM系統(tǒng)，便將這些使用經(jīng)驗(yàn)帶回日本總公司，也因此開始仿效導(dǎo)入了類似的BPM系統(tǒng)，這表示TDI使用了EasyFlow GP後對於日本總公司公司也產(chǎn)生了一些示範(fàn)作用。」

　　對於未來BPM在TDI的後續(xù)規(guī)劃應(yīng)用，林處長提到了EasyFlow GP與MCLOUD行動(dòng)簽核的整合規(guī)劃?！改壳巴高^系統(tǒng)配合行動(dòng)手機(jī)簽核，大部分的流程約半天就簽核完畢。以往報(bào)價(jià)單由人工處理時(shí)，常會(huì)被詢問資料計(jì)算邏輯、與經(jīng)管單位先前核報(bào)的是否一致，簽核主管必須花費(fèi)時(shí)間再三確認(rèn)，透過系統(tǒng)控管的話，可以輕易的與之前經(jīng)管所核定的價(jià)格做比對，當(dāng)超出合理範(fàn)圍時(shí)會(huì)跳出警示訊息，如果此情況是先前已有通報(bào)的問題，主管就會(huì)直接核準(zhǔn)；若是未通報(bào)的問題，主管會(huì)再與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)單位確認(rèn)再?zèng)Q議是否核準(zhǔn)?！?/p>

　　在場王經(jīng)理也為我們展示了目前以EasyFlow GP搭配MCLOUD Designer開發(fā)中的手機(jī)簽核畫面，針對採購訂單資料配合會(huì)計(jì)年度每個(gè)月的報(bào)表數(shù)字，跟上一年同時(shí)期資料做比較，以及各單據(jù)資料整合與差異管控的部分，設(shè)定目標(biāo)並查看落後指標(biāo)，讓主管單位能夠針對這些績效達(dá)成率，TDI未來也會(huì)朝著將BI資料行動(dòng)化的目標(biāo)落實(shí)。

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