中臺資源-攜手做環(huán)保，資訊e起做

文：黃子豪

中臺資源

發(fā)布時間： 2018-05-17 17:00:00

企業(yè)流程管理

中臺資源科技股份有限公司經(jīng)營含汞廢棄物處理、廢照明光源資源回收再利用等綠色產(chǎn)業(yè)，秉持著維護(hù)自然環(huán)境的信念，堅(jiān)持資源再生的理想以達(dá)成永續(xù)經(jīng)營之理念，朝向更多元化方式前進(jìn)。與母公司「中國電器公司」形成照明光源之製造生產(chǎn)及相關(guān)電器產(chǎn)品之銷售，與廢棄回收之完整循環(huán)體系，引領(lǐng)環(huán)保產(chǎn)業(yè)新潮流，創(chuàng)造綠色產(chǎn)業(yè)新氣象，為地球資源循環(huán)利用朝向零廢棄目標(biāo)而邁進(jìn)。

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企業(yè)內(nèi)部資訊e起做

　　中臺資源科技股份有限公司經(jīng)營據(jù)點(diǎn)臺北、新竹廠(含汞廢照明光源回收處理廠)、桃園二廠(廢照明光源、含汞廢棄物、廢玻璃及廢CRT玻璃回收再利用處理廠)，在短短八年不斷擴(kuò)廠，近四年也陸續(xù)通過國際ＩＳＯ及國家相關(guān)認(rèn)證，葉俊顯總經(jīng)理認(rèn)為在管理上：『人是不斷在變的，然而制度是不能變』，制度的落實(shí)就相當(dāng)重要了，制度的執(zhí)行有賴於人來管理，然而人的管理卻往往會有所疏失，以至於制度執(zhí)行力不足，因此思考是否能籍由系統(tǒng)規(guī)範(fàn)來限制減少人為失誤，以達(dá)事半功倍。

　　過去在中臺資源，內(nèi)部資料皆以人工方式進(jìn)行加工大量處理成為有用資訊，卻因此要耗費(fèi)大批人力進(jìn)行彙整及資訊傳遞，大大減少執(zhí)行效率。人工處理資料過程中，常為了『便宜行事』導(dǎo)致問題產(chǎn)生後難以追蹤管理，綜合上述問題，決定透過系統(tǒng)解決制度及效率問題。

　　遴選系統(tǒng)過程中，中臺資源同仁認(rèn)為系統(tǒng)完整性、擴(kuò)充性、整合性這幾點(diǎn)是相當(dāng)重要，也希望經(jīng)由系統(tǒng)完整性，將當(dāng)前中臺資源欠缺及不足的制度，透過系統(tǒng)架構(gòu)建置完整一套內(nèi)稽內(nèi)控制度。對於系統(tǒng)功能擴(kuò)充性，能夠提供使用者自主管理設(shè)定，依據(jù)中臺資源內(nèi)部制度設(shè)定出公司流程規(guī)範(fàn)，以便日後因應(yīng)公司擴(kuò)大調(diào)整。系統(tǒng)整合更是不能缺少，以發(fā)揮系統(tǒng)資訊透通，資訊整合的即時性。

　　中臺資源近期積極準(zhǔn)備ＩＰＯ（Initial Public Offerings），系統(tǒng)也需符合ＩＰＯ規(guī)範(fàn)，以利會計(jì)師進(jìn)行稽查更加便利，經(jīng)過多家系統(tǒng)評估後，最後選擇鼎新電腦資訊系統(tǒng)。鼎新ERP、BPM導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)豐富，且是臺灣ERP第一大品牌，讓中臺資源對系統(tǒng)上線更加有信心。

改變，才能力爭上游

　　舊系統(tǒng)大部份資料處理皆是人工進(jìn)行，較無規(guī)範(fàn)，使用者可自行調(diào)整數(shù)據(jù)，以至於事半功倍虛耗人力，然而習(xí)慣成自然，因此在系統(tǒng)輔導(dǎo)上線初期，使用者面對不熟悉系統(tǒng)環(huán)境，系統(tǒng)流程更加嚴(yán)謹(jǐn)，使得只知其然不知其所以然的使用者而有所排斥。?
因此在輔導(dǎo)過程中，鼎新顧問以及稽核陳弘榮經(jīng)理，進(jìn)行說明系統(tǒng)程序重要性，透過系統(tǒng)完成公司所需數(shù)據(jù)，以減少人工作業(yè)，並確保資料正確性，讓使用者更加有信心上線使用。中臺資源同仁相當(dāng)負(fù)責(zé)，對於系統(tǒng)功能不熟悉的部份，在系統(tǒng)操作上會有所顧慮，而影嚮執(zhí)行進(jìn)度，稽核陳弘榮經(jīng)理便以由淺入深說明方式進(jìn)行系統(tǒng)功能解說，更貼近使用者操作習(xí)慣，減化操作步驟，漸漸改變習(xí)慣，改變操作，進(jìn)而改變觀念落實(shí)新制度。

系統(tǒng)管理速度決定團(tuán)隊(duì)的效率

　　跨區(qū)管理是中臺資源一大難題，臺北、桃園、新竹資訊皆透過傳真、E-mail方式傳遞，並需再次確認(rèn)核對資料，對於資訊追蹤管理是相當(dāng)費(fèi)工耗時。

　　「過往沒有良好的資訊系統(tǒng)規(guī)範(fàn)，送審紙本表單時就常發(fā)生漏簽、人為錯誤或是耽誤時效等，公司單據(jù)流程甚多，許多人根本沒辦法記清楚正確流程，也有可能會未依授權(quán)權(quán)限簽核。」稽核陳弘榮經(jīng)理說：「透過導(dǎo)入鼎新EasyFlow的時候，將所有的疑問流程，透過各部門溝通協(xié)協(xié)調(diào)訂出詳細(xì)步驟，依據(jù)系統(tǒng)設(shè)定，進(jìn)行分級權(quán)限管理，再讓系統(tǒng)流程來管控，現(xiàn)在什麼都依照鼎新EasyFlow上的流程規(guī)範(fàn)執(zhí)行，過去的紙本作業(yè)這些問題現(xiàn)在就不會再發(fā)生了！」。系統(tǒng)管理速度是決定執(zhí)行率重要的管理工具，透過系統(tǒng)了解流程瓶頸（如圖一），進(jìn)而改善流程、優(yōu)化流程。

▲（圖一）

重複人工是時間的殺手

　　當(dāng)初中臺資源導(dǎo)入EasyFlow的主要目的，即是和鼎新WorkFlow ERP、HRM人事考勤的高度表單整合，能夠輕鬆銜接、隨插即用，省去資訊人員對於複雜異質(zhì)系統(tǒng)整合設(shè)定，同時降低人工作業(yè)時間的比例；例如人事出缺勤請假、薪資等都自動化管理，主動由系統(tǒng)帶出資料庫中的紀(jì)錄，毋需重複填寫相同個人資料，加上在資料整理與統(tǒng)計(jì)上已經(jīng)由EasyFlow取代人工，可以節(jié)省大量人力成本，轉(zhuǎn)將後勤人力投資至教育訓(xùn)練或人力規(guī)劃，發(fā)揮專業(yè)應(yīng)有的價(jià)值。

　　除了與ERP、HRM系統(tǒng)整合上的便利性之外，人員查詢各廠資訊，透過系統(tǒng)即時查詢，大幅減少公司和工廠的文件資料往返和電話溝通上所耗費(fèi)的時間，不論請購、採購或請假表單，在流程進(jìn)度上都能一目了然。

對於未來最好的策劃，就是當(dāng)下立即執(zhí)行

　　未來中臺資源將持續(xù)透過e化來解決企業(yè)內(nèi)部溝通不順，人工處理誤差大，經(jīng)營管理上的訊息流程緩慢，與降低在經(jīng)營上風(fēng)險(xiǎn)，簡化了企業(yè)管理流程，使企業(yè)經(jīng)營活動趨於透明化，提高市場競爭能力。做到真正的「精進(jìn)管理」，節(jié)省大量人力成本，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。也希望能夠過ERP導(dǎo)入?yún)f(xié)助提升企業(yè)營運(yùn)。目前已規(guī)劃用印申請單、合約審查單…等，公司內(nèi)部最重要行政表單，預(yù)計(jì)會陸續(xù)上線使用，深化應(yīng)用進(jìn)而改善並提升公司部門之間的效率，以因應(yīng)大中華地區(qū)管理與環(huán)境變化所需。

▲感謝中臺資源科技接受鼎新專訪?
（左起）鼎新電腦EasyFlow顧問林巧琄、中臺資源稽核陳弘榮經(jīng)理、
鼎新電腦EasyFlow顧問諮詢部黃子豪經(jīng)理

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