普惠醫(yī)工臺(tái)灣、越南跨國(guó)合作，共同邁向資訊化管理

上櫃上市為目標(biāo)，採(cǎi)用e化作企業(yè)管理

文：高氏簪

普惠醫(yī)工股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-09 14:25:00

???????普惠醫(yī)工股份有限公司於1989年成立，母公司地址位於臺(tái)灣省彰化縣北斗鎮(zhèn)新工一路100號(hào)。主要產(chǎn)品為醫(yī)療器材：塑膠注射筒、塑膠注射筒附針、頭皮針、輸液套、延長(zhǎng)管、採(cǎi)血器附針、輸血套附針、內(nèi)廔管翼狀針、注射帽、各型式洗腎用廻路等，並行銷歐洲、中南美洲、亞洲等地區(qū)。普惠醫(yī)工決定擴(kuò)充越南生產(chǎn)基地，爰此，越南普惠於2001年得予設(shè)立，公司地點(diǎn)位於越南胡志明市平新郡永祿工業(yè)區(qū)1B 號(hào)路D7/I區(qū)，公司規(guī)模約600名員工。


▲越南普惠醫(yī)工股份有限公司	▲塑膠注射	?▲血液迴路

???????越南普惠創(chuàng)立至今，不斷參展各種國(guó)際展覽會(huì)，藉由參展商機(jī)進(jìn)而提升公司知名度，同時(shí)也護(hù)得了許多有關(guān)品質(zhì)方面的國(guó)際認(rèn)證，如：IS0 9001; ISO13485; CGMP; YY0267等。?

???????目前，越南普惠是越南全國(guó)醫(yī)院系統(tǒng)的主要供應(yīng)商，如：CHO RAY醫(yī)院(大水鍋醫(yī)院)，同時(shí)也是臺(tái)灣普惠及外國(guó)客戶的主要供應(yīng)商。在公司規(guī)模日益擴(kuò)充及目標(biāo)想把普惠成為上櫃上市公司，董事會(huì)決定要選用一套智慧管理工具，採(cǎi)用e化作企業(yè)管理，而ERP正是結(jié)合了軟硬體管理模式，這也促使了普惠與鼎新相結(jié)合的原因。

???????越南普惠購(gòu)買Workflow ERP GP全模組（含進(jìn)銷存，生產(chǎn)管理，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及人事薪資刷卡等）、電子流程管理，SFT廠區(qū)生產(chǎn)追蹤等系統(tǒng)。計(jì)劃臺(tái)灣廠及越南廠同時(shí)導(dǎo)入，然而對(duì)於越南廠來(lái)說(shuō)，要由原本的完全人工作業(yè)進(jìn)而邁向全面電腦化著實(shí)是一大挑戰(zhàn)。?

普惠正式上線歷程如下：

2010/08：初訪。此步驟是由鼎新專業(yè)顧問(wèn)及普惠管理階層共同商討導(dǎo)入模式。之後鼎新顧問(wèn)會(huì)根據(jù)訪談內(nèi)容提供專案落實(shí)說(shuō)明之甘特圖。
2010/09：建立基本資料，討論流程。越南普惠為求管理制度一致化，故採(cǎi)取的編碼原則及管理流程幾乎都是與臺(tái)灣普惠共同討論，取得二廠最合適的方式。個(gè)別單位負(fù)責(zé)人均按照預(yù)計(jì)完成日來(lái)建立基本資料及再次確認(rèn)系統(tǒng)流程。
2010/10~2011/11：顧問(wèn)輔導(dǎo)及教育訓(xùn)練，主要是給越籍同仁作教育訓(xùn)練。因要導(dǎo)入的模組較多，含蓋所有職能，為了讓使用者能目標(biāo)時(shí)間內(nèi)完成教育訓(xùn)練，能熟悉及運(yùn)用系統(tǒng)，鼎新採(cǎi)取的輔導(dǎo)方式為，把有關(guān)聯(lián)的模組安排在同一天上課。同時(shí)顧問(wèn)並根據(jù)先前已討論過(guò)的流程作輔導(dǎo)，並讓學(xué)員作實(shí)際的系統(tǒng)操作。每課堂結(jié)束後都會(huì)給學(xué)員進(jìn)行測(cè)驗(yàn)，或提交作業(yè)。之後將其考試結(jié)果呈交單位負(fù)責(zé)主管。
2010/11/25：上機(jī)模擬。完成各別單位系統(tǒng)操作教育訓(xùn)練後。在實(shí)際演練過(guò)程中，各單位要回答顧問(wèn)提出的問(wèn)題，提交作業(yè)憑證。顧問(wèn)將依據(jù)學(xué)員系統(tǒng)操作熟悉度及問(wèn)題回答給予評(píng)分。經(jīng)過(guò)兩次模擬演練，可知越南普惠員工一直都很努力及認(rèn)真學(xué)習(xí)，獲得的成績(jī)?nèi)找鎯?yōu)異。
2010/11/30：期初餘額導(dǎo)入，透過(guò)普惠推腦推行小組及鼎新顧問(wèn)師的全力配合，經(jīng)過(guò)3個(gè)多月的努力，除人事及成本系統(tǒng)以外，其他模組也分別於11月31號(hào)同時(shí)開(kāi)帳，12月初順利正式上線。

? ? ? ?在這麼大的系統(tǒng)架構(gòu)下，要把越南及臺(tái)灣兩個(gè)廠同時(shí)上線，讓越南普惠遇到不少的困難，鼎捷數(shù)智協(xié)助越南普惠針對(duì)每一個(gè)問(wèn)題點(diǎn)提供相應(yīng)對(duì)策，克服及排除困難：

系統(tǒng)架構(gòu)大，服務(wù)天數(shù)預(yù)算有限，以致沒(méi)有辦法很詳盡的給學(xué)員作講解及在每一堂課結(jié)束後進(jìn)行演練。
學(xué)員不習(xí)慣於使用系統(tǒng)，對(duì)於越南人的習(xí)性，應(yīng)用資訊貨代替人工作業(yè)是件很新奇的事，甚至對(duì)使用電腦也感到很託異，尤其對(duì)於生產(chǎn)部門，因?yàn)槠涔ぷ髁?xí)性都是手工化，手寫(xiě)單據(jù)或者使用excel 在做，觀念較難以改變。
系統(tǒng)導(dǎo)入初期，操作者對(duì)系統(tǒng)完全不熟悉，表單資料隨性輸入，不按照標(biāo)準(zhǔn)流程作業(yè)（退料入庫(kù)再領(lǐng)料），常忽略重要欄位內(nèi)容，如：?jiǎn)螕?jù)日期、庫(kù)別、領(lǐng)退料量等，導(dǎo)致計(jì)算成本常常發(fā)生不一致，報(bào)表數(shù)據(jù)不正確，庫(kù)存量出現(xiàn)負(fù)數(shù)。要解決這問(wèn)題，普惠花了很多時(shí)間找出問(wèn)題，處理這些異常數(shù)據(jù)及多次重算成本。
初期，越南普惠並沒(méi)有成立ERP 專案小組以分配工作事項(xiàng)及協(xié)助相關(guān)單位處理有關(guān)ERP的問(wèn)題。每當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí)往往就直接交由鼎新處理。若鼎新客服小組在忙處理其他案子或外出時(shí)，不能及時(shí)處理越南普惠提交之問(wèn)題，故此影響其時(shí)效性。另外，ERP 臺(tái)灣專案負(fù)責(zé)人為李副總，以下各廠設(shè)置總幹事協(xié)助，臺(tái)廠總幹事為謝經(jīng)理（先前臺(tái)廠已有導(dǎo)入其它ERP系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)），越南廠總幹事為郭副理(未有導(dǎo)入ERP經(jīng)驗(yàn))，郭副理一方面繼續(xù)使用原系統(tǒng)，另一方面要學(xué)習(xí)ERP新軟體，以致不能完全控管及克服所有問(wèn)題及即時(shí)反應(yīng)予公司高層來(lái)協(xié)助。
由於越南普惠主機(jī)是放在臺(tái)灣公司，故此連線速度較慢，在問(wèn)題處理上也遇到很多問(wèn)題，不能直接連線到主機(jī)檢核資料。

???????針對(duì)以上問(wèn)題，鼎新顧問(wèn)師及普惠想盡辦法，針對(duì)每階段提出相應(yīng)對(duì)策及行動(dòng)計(jì)劃以解決問(wèn)題。

▲後排左起：普惠李金德副總、鼎捷數(shù)智洪之文顧問(wèn)；前排右起：臺(tái)灣鼎新郭彩娟顧問(wèn)及ERP小組成員(臺(tái)灣)

越南普惠

???????根據(jù)顧問(wèn)的評(píng)估以及根據(jù)普惠李副總工作分配給ERP專案小組，越南普惠ERP小組代表為郭副理，每工段分派給各組別成員負(fù)責(zé)處理，承辦者有責(zé)任處理、解答及彙總問(wèn)題，檢核自己所負(fù)責(zé)的單位的資料。這樣普惠的問(wèn)題才能確保能即時(shí)性處理。若問(wèn)題未能處理，把問(wèn)題彙整向高階主管回報(bào)或與鼎新顧問(wèn)討論。

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間系統(tǒng)導(dǎo)入，爲(wèi)了解決網(wǎng)路常斷線或連線速度太慢的狀況，越南普惠已買自己的比較穩(wěn)定的VPN網(wǎng)絡(luò)線。另外，顧問(wèn)也可以方便用3層連線的方式來(lái)處理問(wèn)題或資料檢核。
管理階層與負(fù)責(zé)人特別是李副總及謝經(jīng)理經(jīng)常鼓勵(lì)，關(guān)心，追蹤學(xué)員成績(jī)的狀況，親自驗(yàn)收人員操作，身體力行，並當(dāng)場(chǎng)發(fā)放考核獎(jiǎng)金給表現(xiàn)優(yōu)異的同仁，且經(jīng)常往來(lái)越南廠出差，駐點(diǎn)管理與協(xié)助，由此可見(jiàn)越南普惠高階長(zhǎng)官對(duì)ERP導(dǎo)入的重視程度。
普惠公司越籍同事很認(rèn)真學(xué)習(xí)系統(tǒng)，配合態(tài)度高，總是按照顧問(wèn)師或高階主管指導(dǎo)來(lái)積極處理問(wèn)題甚至假日也配合加班。

越南鼎捷數(shù)智

剛接普惠案子的時(shí)候果然對(duì)越籍顧問(wèn)師是很大的挑戰(zhàn)因?yàn)橄到y(tǒng)結(jié)構(gòu)太大，有部份模組甚至尚未接觸，但是在主管的幫助下加上認(rèn)真研究，顧問(wèn)已掌握所有系統(tǒng)，同時(shí)教育訓(xùn)練過(guò)程中一直保留耐心，熱情的態(tài)度，使用最簡(jiǎn)單，最實(shí)際，最容易接受的教法。
透過(guò)很多種聯(lián)絡(luò)方式電話，skype，email，連續(xù)協(xié)助普惠使用者處理日常問(wèn)題，建立說(shuō)明檔（說(shuō)明各個(gè)步驟作業(yè)），排除成本異常，財(cái)報(bào)查帳，甚至假日加班協(xié)同使用者排除問(wèn)題，此服務(wù)的精神特別受到李副總的肯定，並一再感謝越南鼎新的服務(wù)團(tuán)隊(duì)。
顧問(wèn)師一直跟普惠的管理階層及越籍人員保持好關(guān)係，多多關(guān)心，分享學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。

???????ERP上線後越南廠與臺(tái)灣廠之作業(yè)方式得以一致，臺(tái)灣母公司之成本及庫(kù)存資料均得以及時(shí)查證。針對(duì)不同單位，ERP都有不同的效益產(chǎn)生：

業(yè)務(wù)、採(cǎi)購(gòu)單位：ERP提供有關(guān)報(bào)表控管出貨或進(jìn)貨的過(guò)期狀況，控管進(jìn)貨、銷貨的結(jié)帳狀況。
倉(cāng)管單位：若之前庫(kù)存手工帳不太正確，有出現(xiàn)負(fù)數(shù)，入庫(kù)數(shù)量不正確，品號(hào)重複，現(xiàn)在這些問(wèn)題系統(tǒng)都可控管所以倉(cāng)庫(kù)很少出現(xiàn)異常，庫(kù)存準(zhǔn)確度亦大大提高。
生管單位：批次需求計(jì)劃系統(tǒng)會(huì)算出原物料的正確數(shù)字，節(jié)省現(xiàn)場(chǎng)的存貨太多；藉由廠區(qū)追蹤管理(SFT)，調(diào)整產(chǎn)能瓶頸，透過(guò)看版管理隨時(shí)掌控生產(chǎn)進(jìn)度。
財(cái)務(wù)單位：可以節(jié)省很多時(shí)間去查帳及稽核來(lái)源資料，單據(jù)可通過(guò)自動(dòng)分錄直接轉(zhuǎn)成傳票，財(cái)務(wù)單位可提供依據(jù)及報(bào)表給臺(tái)灣做合併報(bào)表（試算表，資產(chǎn)負(fù)債表，損益表），透過(guò)成本系統(tǒng)已可明確計(jì)算出每一項(xiàng)產(chǎn)品的實(shí)際成本，高階主管亦可運(yùn)用此成本訂定出具市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格。

???????李副總對(duì)於企業(yè)必需資訊化非常贊同，也深知全面資訊化並非一蹴可幾，雖然普惠目前ERP已完成成本結(jié)算上線，但不因此而鬆懈，對(duì)於第二階段的母子公司的合併財(cái)報(bào)、IFRS會(huì)計(jì)準(zhǔn)則實(shí)施及流程優(yōu)化也開(kāi)始積極進(jìn)行，朝向企業(yè)全面資訊化的目標(biāo)又邁進(jìn)了一大歩。?