加速回應客戶的報價程序，鳳記國際建立標準一致的流程

建立標準報價流程，系統(tǒng)整合創(chuàng)造管理價值

文：佘怡旻

鳳記國際機械股份有限公司

發(fā)布時間： 2018-06-09 11:20:00

集團管理 內(nèi)稽內(nèi)控

　　創(chuàng)立於西元1953年的鳳記國際機械股份有限公司，早期作零件代工，後來轉(zhuǎn)型作機器，民國78年擴廠前開始製作押出機，至今已是全臺最具規(guī)模的塑膠押出機設備製造公司。成立五十年餘以來，從簡單的機械構(gòu)造到今日全自動化、電腦化、高產(chǎn)量之先進設備，不斷地推出尖端塑膠機械及製程技術，在業(yè)界始終保持優(yōu)越的領導地位，1994年獲得ISO認證，為全臺灣第一個得到ISO認證的公司。

　　鳳記一直不斷為維護客戶的權(quán)利而努力，在品質(zhì)管制的過程中投入很大的心血，從遴選託外加工的廠商至所有加工品的材質(zhì)、加工過程、硬度試驗、至成品的試機工、裝箱作業(yè)，均有專門的人才以各種精密的檢驗設備負責各項品管工作，以確保每一部機械均符合客戶的要求及達到完美品質(zhì)。

　　鳳記所設計、製造的機械設備包含中空成型機(BLOW MOULDING)、吹袋機(BLOWN FILM)、薄膜機(CAST FILM)、板材機(SHEET MAKING)以及淋膜機(LAMINATION MACHINE)等機械設備，在大力經(jīng)營之下，塑膠機器這個行業(yè)在國際上也打出知名度，目前在世界行銷120多個國家，共有30個以上的服務據(jù)點，提供安裝、試機、人員訓練等售後服務，加上機器大臺又可耐用至少20年，少量多產(chǎn)的客製化銷售模式，讓鳳記也相當重視售後服務，除了能就近處理客戶問題，服務架構(gòu)遍及全球，提供全球客戶最即時、最周延的全方位服務。

▲圖為鳳記國際的塑膠押出機械，及整廠設備輸出的專業(yè)製造廠產(chǎn)品。

▲資訊來源：鳳記國際機械提供。鼎新電腦整理，製表：佘怡旻。

建立標準報價流程，系統(tǒng)整合創(chuàng)造管理價值

　　塑膠押出機設備製造商的鳳記，並非一般的塑膠射出機製造，產(chǎn)品自行研發(fā)、自製自銷，鳳記的品牌在國際間時有耳聞，並獲得多項安全及ISO認證。資訊中心執(zhí)行長林敏正告訴我們，一臺機器有五千到一萬個數(shù)量不等的零件，至少需要備料百分之九十五以上才能進行組裝，由於產(chǎn)業(yè)特性的關係，都是個案、客製化，因此備料與報價對鳳記來說相當?shù)刂匾?/p>

　　對鳳記來說，最重要的就是報價，以往業(yè)務經(jīng)常因為爭取訂單而隨便報價，接了賠本生意而不自知，為了確實掌控接單成本，便透過系統(tǒng)來嚴格控管價格跟成本。林執(zhí)行長表示：「我們報價較不同於一般產(chǎn)業(yè)，因為機器一臺可能要三千萬，報價單不能只有少少一兩張，需要以一份完整報告型式，描述地很詳盡，讓客戶覺得他的投資很值得！」在審查客戶合約時，內(nèi)部許多相關部門都需要簽核確認，例如庫存、備料、客製工序、價格與成本等，常常過兩周就不知道單子在誰那邊了？一般機器交期正常需要三至六個月，因此很容易影響到後續(xù)作業(yè)。

　　當初鳳記一開始是想做EIP企業(yè)資訊入口網(wǎng)站(Enterprise Information Portal)與KM知識管理(Knowledge Management)，並且想要優(yōu)先改善審查合約這一段的流程。在評估多家系統(tǒng)之後，因為鼎新知名度的保障、產(chǎn)品線多、解決方案完整，最後選擇了鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)和鼎誠的EIP，接著考量到舊有ERP系統(tǒng)的文字模式(Text Mode)有被淘汰的危機，加上想要將系統(tǒng)整合因應企業(yè)永續(xù)發(fā)展，又接續(xù)評估、購入了鼎新TIPTOP ERP、BI商業(yè)智慧系統(tǒng)以及PDM產(chǎn)品研發(fā)資料管理等系統(tǒng)。

價值成效一：合約審查單

　　過去因為缺少良好溝通平臺而導致公司營收上的損失，為了改善報價過程並精確掌握價格與成本，鳳記第一步做的就是在EasyFlow系統(tǒng)上作一張「合約審查」表單，來進行多部門同時會審、管控。鼎新顧問師陳杏君依據(jù)鳳記合約審查流程，製作一張完整的表單，並加入備註說明欄位；讓表單一發(fā)出，五個部門可以同時收到、同時審核，以往實體附件也改為附件電子檔，除了簽核外，也能在備註欄填上意見，相關人員馬上就會知道。

　　最初與舊ERP系統(tǒng)作連結(jié)，導入TIPTOP ERP之後更加優(yōu)化，首先在TIPTOP填寫報價單作業(yè)，確認後會轉(zhuǎn)成合約審查作業(yè)，從TIPTOP按EasyFlow送簽，即產(chǎn)生EasyFlow的合約審查單。由相關單位主管簽核，再填寫會審指定將流程再送給勾選的主管，並填寫參考成本，簽核過程中會做提問回覆，提出問題及做回覆意見。流程簽核完成後，除了回寫狀況碼之外，也會將簽核過程中的內(nèi)容一併回寫更新至TIPTOP，整合完成後可列印報表。

價值成效二：請假單

　　除了合約審查單之外，也有製作一張請假單供鳳記使用。資訊中心張家豪專員說：「一開始在推行請假單的時候，引起生產(chǎn)現(xiàn)場員工的不適應，為了避免簽核到更高層的主管，會運用小聰明分開請假，後來經(jīng)過調(diào)整之後，在表單旁加入該同仁最近請假10次記錄，讓主管簽核時也可以參考這位同仁請假狀況，也能讓廠區(qū)更有效地安排生產(chǎn)時程。」在過去，人事單位要登打兩百人的請假單，現(xiàn)在僅有需要證明的要通知人事審核，大部份員工都已自行上單請假，由EasyFlow發(fā)單回寫TIPTOP的人事系統(tǒng)。

　　家豪又提到：「在設計表單流程時，盡量不破壞或改變過去請假習慣與流程，不希望讓員工使用方便的表單卻覺得不方便，但也因為這樣，造成現(xiàn)在有30個條件式流程?！宫F(xiàn)在人事只需在月底算薪水時，核對請假是否有簽核通過，若單位主管尚未簽核，就會協(xié)助跟催。鼎新黃子豪顧問經(jīng)理補充：「EasyFlow有一隻表單可以查詢，哪些表單主管尚未簽核、延遲時間等，可以印出來請該主管知悉，趕快簽核?！?/p>

妥善運用EIP入口網(wǎng)站，提升工作績效

　　鳳記使用鼎誠EIP企業(yè)資訊入口網(wǎng)站，使用者可由myJet登入系統(tǒng)，登入後可從旁邊的選單進入TIPTOP ERP、EasyFlow、BI等系統(tǒng)。林執(zhí)行長大方地秀出電腦畫面，分享系統(tǒng)使用情況：「一開始是為了做KM而購買，目前會議記錄成效最好，會議執(zhí)行事項都是透過會議記錄做追蹤，所有內(nèi)容都在這裡?！钩藭h記錄的落實，行事曆的功能還可以做到記錄機器的行事曆，可以看到完整的機器生產(chǎn)進度表，猶如內(nèi)部溝通和記錄工作事項的平臺，隨時能夠查詢需要的資訊。

▲鳳記EIP企業(yè)資訊入口網(wǎng)站myJet web登入畫面。

有效掌握營運資訊，提升研發(fā)競爭力

　　企業(yè)導入資訊系統(tǒng)，經(jīng)營者注重的是能帶來哪些實質(zhì)效益，找出影響經(jīng)營或管理的關鍵，決策的速度和反應的效率的重要性，導入BI讓鳳記更能有效掌握資訊的變動，林執(zhí)行長肯定地說：「導入BI主要是財務分析，也有改善作業(yè)流程，控管上也確實掌握！」能確保每個組織的運作環(huán)結(jié)都得到監(jiān)控與稽核，經(jīng)營者能夠清楚了解到整體企業(yè)的營運狀況。

　　然而，注重機器研發(fā)的鳳記， PDM也協(xié)助ERP在產(chǎn)品物料資料(BOM)的建立，不僅建立起圖文資料庫鏈結(jié)，將圖面與文件與物料之彼此關聯(lián)性建立，若產(chǎn)品設計變更而更動零件的同時，可將相關圖檔一併修正。家豪提到：「公司主要以研發(fā)為主，目前PDM是使用圖面管理模組，現(xiàn)狀跟以前比起來差很多，以前沒資料庫，都要靠人工，才能知道對整副圖的架構(gòu)，現(xiàn)在有資料庫能夠查詢，不僅找圖好找、機密性提高、帳號密碼管制也相對地提高！記錄方面，圖文管理有很大的幫忙。而且現(xiàn)在的管理方式，不需要像以前client端有很多程式，管理上很麻煩?！?/p>

▲鳳記國際機械林執(zhí)行長受訪時大力稱讚：「EasyFlow很好用！容易上手也能夠很快適應?！?br>上圖左起鼎新電腦中南區(qū)整合顧問事業(yè)部陳杏君顧問師、鳳記資訊中心林敏正執(zhí)行長、鼎新電腦中南區(qū)整合顧問事業(yè)部黃子豪經(jīng)理、鳳記資訊中心張家豪專員、蔡文雄專員。

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