臺(tái)灣氣立整合系統(tǒng)導(dǎo)入，降低營(yíng)運(yùn)成本，提升管理效能

ERP建立完整內(nèi)控管理資訊機(jī)制

文：林映君

臺(tái)灣氣立股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-09 11:05:00

表單電子化 企業(yè)流程管理 客戶關(guān)係管理

臺(tái)灣氣立：致力於製造業(yè)生產(chǎn)成本降低及效率提升

　　臺(tái)灣氣立股份有限公司設(shè)立於1986年，主要生產(chǎn)空氣壓自動(dòng)化零組件，包含空氣壓調(diào)理組合、空壓閥類產(chǎn)品、各式之氣壓缸、驅(qū)動(dòng)組件、接頭組件及組立機(jī)械手等之空氣壓設(shè)備產(chǎn)品，並廣泛地使用於各生產(chǎn)工廠、維修設(shè)備、自動(dòng)化設(shè)備、醫(yī)療儀器及教學(xué)設(shè)備等。?以「氣立可」CHELIC 品牌行銷於國(guó)內(nèi)、外，目前有歐、美、澳洲及東南亞等各國(guó)之行銷據(jù)點(diǎn)，並為國(guó)外主要OEM之供應(yīng)廠。

?　　1995年3月臺(tái)灣氣立取得 ISO-9002 國(guó)際品質(zhì)認(rèn)證，推廣全面品質(zhì)管理，將專業(yè)化之生產(chǎn)技術(shù)演變於品質(zhì)持久性及信賴度之提升，提供全面化之品質(zhì)水準(zhǔn)，不斷地創(chuàng)新求變以滿足客戶之需求。1998 年4月取得 ISO-9001 國(guó)際品質(zhì)認(rèn)證，正式將研究發(fā)展導(dǎo)入品質(zhì)管理系統(tǒng)，成為臺(tái)灣第一家擁有 ISO-9001 之空氣壓廠商。

　　近年來，臺(tái)灣氣立不斷地研究發(fā)展與改善產(chǎn)品，提供多樣化之產(chǎn)品，使CHELIC專注於氣壓控制設(shè)備領(lǐng)域成長(zhǎng)，並致力於生產(chǎn)成本降低及效率提升，以期對(duì)產(chǎn)業(yè)自動(dòng)化有所貢獻(xiàn)！

全面評(píng)估舊有系統(tǒng)的不足， e化建置一次到位

　　臺(tái)灣氣立有鑑於過去僅使用友商簡(jiǎn)單的進(jìn)銷存系統(tǒng)，需要多項(xiàng)人工作業(yè)，不符作業(yè)時(shí)效與人力效能，臺(tái)灣跟大陸系統(tǒng)更是無法同步整合拋轉(zhuǎn)資料，不利於各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理，加以兩岸子公司的密切往來，一直以來都有大量通訊與資料傳輸費(fèi)用，游平政 董事長(zhǎng)(以下簡(jiǎn)稱游董事長(zhǎng))表示：顧及整體操作費(fèi)用與系統(tǒng)費(fèi)用評(píng)估，雖系統(tǒng)建置初期有較高的投入成本，但長(zhǎng)期看來可大幅降低營(yíng)運(yùn)費(fèi)用，並提升企業(yè)營(yíng)運(yùn)效能，亦能因應(yīng)未來的成長(zhǎng)及長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)管理，遂選擇全面性的系統(tǒng)導(dǎo)入，加速企業(yè)內(nèi)部e化建置。

慎選合作夥伴：專業(yè)推薦下的完整解決方案

　　專訪中憶及當(dāng)初為何會(huì)選擇鼎新當(dāng)e化夥伴？游董事長(zhǎng)以堅(jiān)定的眼神及口氣說：「考慮業(yè)界口碑，我們只選擇最有名的品牌及持續(xù)成長(zhǎng)的系統(tǒng)商！」臺(tái)灣氣立專案PM游博勳特助(以下簡(jiǎn)稱游特助)亦表示：「系統(tǒng)商要有完整的解決方案及技術(shù)能力我們才會(huì)被吸引！臺(tái)灣氣立這幾年的營(yíng)收皆以倍數(shù)增長(zhǎng)，原先的系統(tǒng)已無法管理目前營(yíng)運(yùn)需求的管理重點(diǎn)，所以更換系統(tǒng)是短期必行的專案，再者因應(yīng)公司未來上市櫃計(jì)劃，需有完善內(nèi)控制度，經(jīng)知名聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所推薦鼎新電腦，讓我們更期待內(nèi)部管理能透過工具快速精進(jìn)，鼎新提供完整e化的願(yuàn)景更加速我們勢(shì)在必行的導(dǎo)入進(jìn)度?！?/p>

運(yùn)用專案管理手法，掌控進(jìn)度及執(zhí)行狀況

　　 臺(tái)灣氣立本次專案以公司整體性導(dǎo)入範(fàn)疇為主，包括：人事薪資管理、產(chǎn)品研發(fā)管理、Workflow ERP全面上線、電子表單流程、維修管理、決策分析。專案乃由游董事長(zhǎng)主導(dǎo)，另外四位一級(jí)主管由洪國(guó)揚(yáng)副總、管理部游特助、會(huì)計(jì)部郭淑惠經(jīng)理、廠務(wù)部許友鍵經(jīng)理負(fù)責(zé)執(zhí)行及推動(dòng)。因?qū)敫麟A段皆有重要里程碑需要達(dá)成，專案經(jīng)理亦特別與這六大範(fàn)疇的主要負(fù)責(zé)利害關(guān)係人進(jìn)行深入溝通，並達(dá)成專案上線時(shí)程目標(biāo)及時(shí)程表?！　０腹芾硎橇η竺總€(gè)專案與產(chǎn)品的流程，都必須能與其他流程相連結(jié)，以助於彼此間協(xié)調(diào)的一種整合式任務(wù)，成功的專案管理包括主動(dòng)管理這些互動(dòng)關(guān)係，來確保整個(gè)專案能如期完成。是故，從基本資料蒐集、編碼原則/BOM架階討論及定義、系統(tǒng)教育訓(xùn)練、標(biāo)準(zhǔn)流程討論擬定、上機(jī)模擬到期初開帳上線，一連串的工作時(shí)程必須有效掌控，如何確保人員在整個(gè)專案進(jìn)行中落實(shí)各項(xiàng)作業(yè)，是成功導(dǎo)入系統(tǒng)的關(guān)鍵。游特助表示：鼎新顧問師以專業(yè)能力及經(jīng)驗(yàn)，還有對(duì)於公司產(chǎn)業(yè)的熟悉度，可以在各個(gè)輔導(dǎo)階段，適時(shí)且明確的建議，並提示各項(xiàng)可能影響進(jìn)度的狀況予臺(tái)灣氣立，同時(shí)配合內(nèi)部種子講師及鼎新客服人員，協(xié)助各個(gè)操作人員解決各項(xiàng)困難，才能一一落實(shí)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

ERP建立完整內(nèi)控管理資訊機(jī)制

　　過去人員以作業(yè)習(xí)慣方便為要，常為了滿足即時(shí)出貨，管理上的需求以應(yīng)收付帳款的資訊正確即可，對(duì)於作業(yè)流程及資訊的回饋觀念較為薄弱，本次透過Workflow ERP系統(tǒng)來強(qiáng)化進(jìn)、銷、存、製造、應(yīng)收、應(yīng)付人員的作業(yè)習(xí)慣，並嚴(yán)格擬定流程、設(shè)定控管。以前在舊系統(tǒng)的使用並無法將前端進(jìn)銷、製造與財(cái)務(wù)整合，本次專案導(dǎo)入以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆绞綄⑶岸速Y料透過結(jié)帳整合，此亦為專案重點(diǎn)之一。

　　ERP上線初期因人員作業(yè)習(xí)慣仍停留在舊系統(tǒng)的作業(yè)流程上，使得每月成本的產(chǎn)出，必須花費(fèi)許多人力及時(shí)間排除異常，透過企業(yè)內(nèi)部與使用者不間斷的檢核作業(yè)產(chǎn)出時(shí)間及資料正確性，不斷召開檢視會(huì)議並透過專案小組與鼎新仕銘顧問針對(duì)問題討論並提出改善方案予以調(diào)整，鼎新專案團(tuán)隊(duì)的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)使得費(fèi)時(shí)惱人的工作，在上線後順利完成成本結(jié)算。

　　這次專案對(duì)於臺(tái)灣氣立同仁而言，不只是任務(wù)，還是一種學(xué)習(xí)，為了使成本及後端財(cái)務(wù)能夠快速結(jié)算，財(cái)務(wù)郭經(jīng)理與製造許經(jīng)理不斷與顧問溝通，讓臺(tái)灣氣立擁有一次到位的管理流程，雖然過程難免承受壓力、遇上挫折，但每個(gè)人對(duì)於ERP系統(tǒng)上線都有著正面積極的態(tài)度，這要?dú)w功氣立的各單位主管、高階主管親身力行對(duì)於氣立全員是最好的典範(fàn)，並帶出高成長(zhǎng)，卓越的表現(xiàn)。

建置人事行政作業(yè)，降低人事成本與錯(cuò)誤率

　　在未導(dǎo)入人事薪資管理時(shí)，原先舊系統(tǒng)刷卡資料需人工判別出勤異常，無法每日即時(shí)產(chǎn)出，假勤資料資料需人工輸入，加班費(fèi)核算需與出勤時(shí)間比對(duì)，並依不同時(shí)段依不同加班費(fèi)率計(jì)算，耗費(fèi)許多時(shí)間在比對(duì)資料，結(jié)算薪資前至少需花費(fèi)一週時(shí)間輸入/核對(duì)考勤資料，再花一週核對(duì)及自算?，F(xiàn)在HRM系統(tǒng)能彈性依據(jù)公司的津貼計(jì)算規(guī)則計(jì)算津貼，假勤資料由員工自助式填寫，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)出出勤異常，加班申請(qǐng)資料亦由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出加班費(fèi)，只用半天時(shí)間輕鬆核對(duì)及計(jì)算薪資。

PDM掌握專案進(jìn)度，累積開發(fā)經(jīng)驗(yàn)

　　由於預(yù)見PDM未來廣泛應(yīng)用的前景及可預(yù)期的業(yè)務(wù)，臺(tái)灣氣立高階主管及產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊(duì)幾年前就開始準(zhǔn)備規(guī)劃及整體性佈局，以因應(yīng)未來產(chǎn)品開發(fā)多元化及創(chuàng)新專案數(shù)量的快速增長(zhǎng)，而其中採(cǎi)用系統(tǒng)平臺(tái)管理則是被視之為極為重要的一個(gè)戰(zhàn)略，共同合作實(shí)施之Workflow ERP系統(tǒng)、PDM研發(fā)管理系統(tǒng)的實(shí)施建置，促成協(xié)同設(shè)計(jì)作業(yè)模式，及達(dá)成快速?zèng)Q策評(píng)斷流程，讓產(chǎn)品開發(fā)更有效率。文件的集中管理，使產(chǎn)品開發(fā)文件的安全性、共享性、再用性提高，使產(chǎn)品開發(fā)履歷得以保存。臺(tái)灣氣立透過鼎新PDM與ERP既有的程式，輕鬆且快速無縫的接軌至ERP系統(tǒng)，大幅的減少人員輸入品號(hào)、BOM資料的時(shí)間，也縮短了上線時(shí)程，這要特別感謝研發(fā)部廖榮宗經(jīng)理有效的帶領(lǐng)風(fēng)格。

EasyFlow落實(shí)管理制度，強(qiáng)化內(nèi)部流程

　　過去紙本表單須要相關(guān)人員將表單逐一送簽核決主管，受限時(shí)間、空間難以掌握簽核的即時(shí)有效性，游特助表示：「EasyFlow快速上線的主要原因是大家已經(jīng)忍不住想要加快作業(yè)速度！以請(qǐng)購單為例，以前紙上簽核要等上3天；但使用EasyFlow後，打一張請(qǐng)購單不到半天核好了！」透過EasyFlow簽核系統(tǒng)助理可以清楚了解單據(jù)是否被簽核，或者被卡在哪一關(guān)；解決企業(yè)內(nèi)部因?yàn)榧埍竞灪说臒o謂等待及無紙化，隨時(shí)掌握企業(yè)的文件流，更能發(fā)揮到內(nèi)控之管理。另一優(yōu)點(diǎn)是只要有電腦到處都可以簽核的方便性?。

CRM完整紀(jì)錄維修資訊，提升管理機(jī)制

　　游特助表示：以前為了要了解客戶相關(guān)維修記錄，總是要翻箱倒櫃到處查歷史維修資料，主管往往為了一份維修資料，一定要透過助理人員協(xié)助，而浪費(fèi)許多溝通時(shí)間，增加人員工作負(fù)荷。CRM上線4個(gè)多月來，經(jīng)過數(shù)次檢討及調(diào)整，績(jī)效已慢慢呈現(xiàn)，透過接案流程重新規(guī)劃，助理人員直接於CRM系統(tǒng)叫修單登案後，做維修指派，化解資訊不透通的窘境。系統(tǒng)化的最大效益，是建置維修資訊回饋平臺(tái)，各項(xiàng)訊息掌握更加方便，主管亦可快速輕易取得客戶維修履歷，為臺(tái)灣氣立與客戶創(chuàng)造更高的服務(wù)價(jià)值。

整合團(tuán)隊(duì)服務(wù)的價(jià)值

　　此次專案由PM整合各產(chǎn)品特色與客戶端的專案發(fā)起人達(dá)成初步高階需求後擬定專案目標(biāo)時(shí)程。專案範(fàn)疇、時(shí)間、成本定案後，透過專案定期溝通會(huì)議決議，專案進(jìn)行中仍有幾次專案變更；PM利用公司的PIS(專案管理系統(tǒng))進(jìn)行建構(gòu)管理及專案變更管理、專案議題追蹤並定期與臺(tái)灣氣立高階進(jìn)行議題溝通及定期彙報(bào)；另外專案上線過程顧問團(tuán)隊(duì)及CTI客服機(jī)制、eLearning數(shù)位學(xué)習(xí)、大班課服務(wù)機(jī)制都是協(xié)助臺(tái)灣氣立成功上線的重要幫手。(註：鼎新專案團(tuán)隊(duì): 林映君顧問、黃仕銘顧問、卓家煌顧問、趙俊杰顧問、陳涵蕓顧問、紀(jì)姿吟顧問、范佳雯顧問)

▲感謝臺(tái)灣氣立接受鼎新電腦採(cǎi)訪?
左起為鼎新電腦黃仕銘顧問、洪國(guó)揚(yáng)副總、游平政董事長(zhǎng)、游博勳特助、鼎新PM林映君、郭淑惠經(jīng)理、許友鍵經(jīng)理

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