合益金屬_透過Workflow ERP建立制度、提升效能

文：呂向澤

合益金屬工業(yè)(越南)股份公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-11-09 17:13:00

金益金屬2007年由母公司世全鋼鐵出資，於越南同奈省胡奈三工業(yè)區(qū)成立合益金屬工業(yè)(越南)股份公司，專門承接生產(chǎn)冷熱軋鋼管之業(yè)務(wù)。對(duì)外本著「誠信、服務(wù)、品質(zhì)」的經(jīng)營理念享譽(yù)業(yè)界，提供客戶質(zhì)量精純的各類鋼鐵產(chǎn)品。對(duì)內(nèi)本著管理人性化、設(shè)備自動(dòng)化、制度合理化的前題下，致力創(chuàng)造一個(gè)豐富化的就業(yè)環(huán)境，提供員工最大的成就感，因?yàn)槲覀兿嘈艈T工才是公司最大的資產(chǎn)，有優(yōu)秀的員工才能提供給客戶最好的服務(wù)最優(yōu)異的產(chǎn)品，同時(shí)更是世全鋼鐵與合益金屬的立業(yè)根基。

透過系統(tǒng)導(dǎo)入建立公司標(biāo)準(zhǔn)化流程

　　合益金屬工業(yè)於公司建廠初期，即在評(píng)估ERP 系統(tǒng)之導(dǎo)入工作，原本預(yù)計(jì)導(dǎo)入母公司使用之ERP系統(tǒng)，但因考量當(dāng)?shù)厥褂谜呤褂贸潭取⑾到y(tǒng)服務(wù)以及越南財(cái)務(wù)法規(guī)等因素，因而合益金屬 鄭厚邑 總經(jīng)理於2009年評(píng)估後改為選擇導(dǎo)入擁有越南語言介面、有在地服務(wù)團(tuán)隊(duì)及符合越南當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)規(guī)定的鼎新Workflow ERP系統(tǒng)。

　　合益金屬工業(yè)在導(dǎo)入 WF ERP系統(tǒng)分為兩個(gè)主要時(shí)程再進(jìn)行，2010年~2015年為進(jìn)銷存、應(yīng)收付與總帳導(dǎo)入階段，此部分透過與顧問的訪談建立公司內(nèi)部業(yè)務(wù)、採購、倉管、財(cái)務(wù)等...作業(yè)的SOP規(guī)範(fàn)，讓負(fù)責(zé)的同仁能依循作業(yè)規(guī)範(fàn)完成自己的工作，減少錯(cuò)誤的發(fā)生機(jī)會(huì)。

　　2015年增加導(dǎo)入製造與成本模組，落實(shí)製令領(lǐng)退料之收集，與實(shí)際成本計(jì)算，讓各部門間搭配更加密切，前後資料一致，減少資料重工建立的問題，同時(shí)藉由資料的前後勾稽提升資料的正確性。藉由系統(tǒng)的使用提升人員e化素質(zhì)，讓管理更加輕鬆。

心態(tài)轉(zhuǎn)變，效能提升

　　系統(tǒng)上線初期，使用者通常只會(huì)依據(jù)日常操作的步驟進(jìn)行工作，系統(tǒng)有許多便利日常作業(yè)的功能均無使用到，並未把系統(tǒng)效能發(fā)揮到極致，但使用頻率增加，對(duì)系統(tǒng)越來越熟悉，才漸漸發(fā)覺WF ERP系統(tǒng)讓自己日常工作便利許多，到現(xiàn)在為止，當(dāng)遇到問題時(shí)，同仁都可以透過系統(tǒng)來找出問題點(diǎn)，並將問題排除，或者透過與顧問討論的方式，改善目前作業(yè)流程，提升工作效率。

系統(tǒng)全面連結(jié)、提升資料正確性、減少重工、管理越來越輕鬆

針對(duì)使用者-減少資料重工狀況、縮短時(shí)間、提升工作效率

　　未導(dǎo)入生產(chǎn)與成本之前，生產(chǎn)單位的資訊均使用紙本資料傳遞，因此回饋到財(cái)務(wù)部門時(shí)，常常發(fā)生須重新再做一次相同的資料，而且要花費(fèi)很多時(shí)間在資料稽核上面，例如：製令領(lǐng)退料的稽核、入庫資料的稽核、材料成本的統(tǒng)計(jì)、銷貨成本計(jì)算...等，都需要重新將資料收集與統(tǒng)計(jì)，這部分除了增加工作量外也容易造成資料輸入錯(cuò)誤，現(xiàn)在透過Workflow ERP系統(tǒng)全面導(dǎo)入讓部門與部門間透過系統(tǒng)的協(xié)助進(jìn)行整合，各部門間的銜接點(diǎn)都會(huì)經(jīng)過嚴(yán)格的檢核，可降低資料錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，而前部門輸入的資料可提供後部門使用，以往資料核對(duì)需耗用一半的工作時(shí)間以上，到現(xiàn)在平均每天只要花費(fèi)不到一個(gè)小時(shí)的時(shí)間即可完成手邊工作，減少資料重工、減少書面資料管理工作，有效的減少無意義工時(shí)的耗費(fèi)。

針對(duì)管理者-提升管理資訊的正確性、讓管理越來越輕鬆

　　全面導(dǎo)入鼎新Workflow ERP前，公司相關(guān)的生產(chǎn)管理表報(bào)由於生產(chǎn)部門自整理後提供，時(shí)間方面花費(fèi)必較多，偶爾還有提供的資料不一致的問題，因此參考價(jià)值較低，現(xiàn)在透過WF ERP系統(tǒng)的導(dǎo)入後，以及合益金屬相關(guān)部門同仁的努力下，目前為止最大的影響是各單位提出的管理性報(bào)表時(shí)效高、隨時(shí)掌握採購歷史價(jià)格、有效掌握客戶報(bào)價(jià)與出貨價(jià)格、掌控黑名單客戶、有效掌握即時(shí)庫存量、訂單分析、訂單資料追蹤、應(yīng)收帳款逾期未收狀況明顯改善。上系統(tǒng)後，資料公開透明，只要有權(quán)限及可取得你所需要的資訊，管理者可以隨時(shí)掌握目前公司最新狀況。

最高主管的支持及公司全員配合是專案成功的關(guān)鍵因素

Workflow ERP系統(tǒng)導(dǎo)入的過程中有以下幾個(gè)重要的成功因素：

• 管理者的認(rèn)同與全力支持
  合益金屬 鄭厚邑?總經(jīng)理、楊雅惠 小姐、黃雅婷 小姐?於系統(tǒng)導(dǎo)入過程中全程參與，並擔(dān)任種子教官一職。管理者的支持與決心，在導(dǎo)入過程中佔(zhàn)著非常重要的影響因素。當(dāng)部門間作業(yè)的分配與任務(wù)的指派發(fā)生的衝突時(shí)，管理者需即時(shí)調(diào)整公司資源，給予即時(shí)的指導(dǎo)或支援。導(dǎo)入系統(tǒng)前同仁會(huì)有不確定性及抗拒的心理, 此時(shí)各部門間都會(huì)有自己本身立場(chǎng)，此時(shí)一定要有上級(jí)主管居中進(jìn)行裁決或提供溝通協(xié)助，讓各部門能夠即時(shí)瞭解本身任務(wù)與其他部門之間的關(guān)連性。

• 分段執(zhí)行步步向前
  合益金屬在WF ERP導(dǎo)入過程中雖分為兩個(gè)階段執(zhí)行，但是遇到任何問題，都會(huì)隨時(shí)來電告知尋求客服或者顧問的協(xié)助，鼎捷團(tuán)隊(duì)會(huì)在最短時(shí)間內(nèi)提供相關(guān)解決方法或意見給予參考。

　　目前合益金屬在ERP系統(tǒng)已從進(jìn)銷存、生產(chǎn)整合到應(yīng)收付、成本與會(huì)計(jì)總帳部分的上線使用，導(dǎo)入過程中除了訓(xùn)練要不斷的持續(xù)進(jìn)行以增加人員的熟練度外，更希望藉由系統(tǒng)使用的過程，建立起各部門間的一個(gè)正面且有效的聯(lián)繫管道，讓系統(tǒng)能帶給管理者一個(gè)即時(shí)、正確且全面性的資訊。

客戶贈(zèng)言

　　感謝鼎捷團(tuán)隊(duì)讓我們大家能一起成長(zhǎng)

▲左四：合益金屬 鄭厚邑?總經(jīng)理、左六：楊雅惠 小姐 、左五：鼎捷越南呂向澤顧問，其餘為合益金屬各系統(tǒng)使用同仁

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