明源橡膠強(qiáng)化製程管理，有效提升營(yíng)運(yùn)效益

優(yōu)化流程，建全人員分工及內(nèi)稽內(nèi)控

文：潘繼哲

明源橡膠

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-09 12:15:00

企業(yè)流程管理 表單電子化

　　明源橡膠創(chuàng)立於1978年5月，工廠位於臺(tái)中港加工出口區(qū)，現(xiàn)為亞太區(qū)最大橡膠彈性體製造商之一。主要產(chǎn)品為天然膠和人造膠平面板帶，客戶大都為生產(chǎn)消耗性和工業(yè)用產(chǎn)品的知名製造商；明源橡膠深信客戶的成長(zhǎng)是帶領(lǐng)成功的重要關(guān)鍵因素，所以本著熱誠(chéng)、服務(wù)客戶以追求及建立長(zhǎng)久的合作關(guān)係。

生產(chǎn)進(jìn)度追蹤不易，客戶交期無(wú)法掌握

　　由於舊系統(tǒng)缺乏製造管理功能，無(wú)法追蹤生產(chǎn)進(jìn)度及庫(kù)存管理，導(dǎo)致客戶交期無(wú)法掌握，需時(shí)時(shí)跟催現(xiàn)場(chǎng)人員，才能確保訂單如期出貨。此外，面對(duì)隨時(shí)變化的客戶需求只好仰賴大量人工作業(yè)，生管人員必需加班處理文件，並繁複調(diào)整生產(chǎn)排程，不旦影響生產(chǎn)進(jìn)度，錯(cuò)誤率也逐漸提高。隨公司擴(kuò)展茁壯，舊系己無(wú)法因應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)量。

　　為解決當(dāng)前管理問(wèn)題讓現(xiàn)場(chǎng)資訊能更快速反應(yīng)以，謝總經(jīng)理決定導(dǎo)入鼎新Workflow ERP。謝總經(jīng)理：「鼎新是當(dāng)前ERP中的翹楚，我們很多客戶也都使用鼎新的系統(tǒng)，歷史悠久、功能完整、系統(tǒng)也穩(wěn)定，這是我們選擇鼎新的主要原因?！?/p>

BOM正確率提高，有效管理生產(chǎn)料況

　　導(dǎo)入Workflow ERP前，舊系統(tǒng)並未提供BOM管理，領(lǐng)料皆以管理者過(guò)往經(jīng)驗(yàn)發(fā)料，此外，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)僅靠手工單據(jù)管理料件，不但浪費(fèi)時(shí)間盤(pán)點(diǎn)也影響庫(kù)存準(zhǔn)確率?！缸詮膶?dǎo)入Workflow ERP，重新檢視BOM的架構(gòu)並將正確的BOM建入系統(tǒng)，透過(guò)實(shí)際生產(chǎn)情況再微調(diào)，現(xiàn)在只要有在生產(chǎn)的產(chǎn)品，BOM都是正確的了」生管主管自信地說(shuō)，「Workflow ERP可以讓我們?cè)O(shè)定分段發(fā)料，哪一道製程該發(fā)什麼料都設(shè)定好，屆時(shí)只需依指示領(lǐng)發(fā)料就好。且製令也帶有BOM的資訊，方便現(xiàn)場(chǎng)人員調(diào)閱是否有發(fā)錯(cuò)料的情形！」

優(yōu)化流程，建全人員分工及內(nèi)稽內(nèi)控

　　導(dǎo)入Workflow ERP的過(guò)程，不僅發(fā)現(xiàn)平時(shí)作業(yè)流程的管理問(wèn)題，也藉此機(jī)會(huì)優(yōu)化流程，重新檢視每項(xiàng)作業(yè)程序，為公司建立明確的SOP，未來(lái)人員交接、知識(shí)傳承時(shí)也比較快速。

　　一般企業(yè)常會(huì)有一人多工的情況，以致於職能區(qū)分不明確，加上明源橡膠因舊系統(tǒng)資訊與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情形存有落差，導(dǎo)致問(wèn)題追溯困難。Workflow ERP將人員權(quán)責(zé)拆分得更清楚，相較過(guò)去同仁更清楚知道自己所負(fù)責(zé)的作業(yè)流程。劉經(jīng)理提到：「業(yè)務(wù)在訂單管理上也嚴(yán)謹(jǐn)很多，過(guò)去沒(méi)有變更單的概念，現(xiàn)在ERP系統(tǒng)會(huì)協(xié)助把關(guān)，透過(guò)系統(tǒng)要求人員要落實(shí)每個(gè)管控點(diǎn)，系統(tǒng)也會(huì)記錄誰(shuí)在何時(shí)做了什麼，可以快速釐清問(wèn)題及責(zé)任?！够叵雱倢?dǎo)入系統(tǒng)時(shí)，因?yàn)椴皇煜は到y(tǒng)操作還有隔天補(bǔ)單的情況，但現(xiàn)在已可以當(dāng)天打完當(dāng)日的單據(jù)，資訊所帶來(lái)的的即時(shí)性跟準(zhǔn)確性相較於過(guò)去都獲得了明顯的改善。

提高日常作業(yè)及分析作業(yè)效率

　　Workflow ERP單據(jù)前後勾稽功能也讓帳釐得更清楚，每個(gè)單據(jù)都能明確追蹤，省去過(guò)去需頻繁對(duì)帳的時(shí)間，「這真的是很棒的功能！而且每個(gè)動(dòng)作都會(huì)有單據(jù)，雖然看起來(lái)是增加了工作量，但是對(duì)後續(xù)的分析非常有幫助！」

導(dǎo)入系統(tǒng)的困擾與應(yīng)因

　　負(fù)責(zé)人：「一開(kāi)始在輔導(dǎo)BOM的時(shí)候是我們認(rèn)為最辛苦的部分，因?yàn)榕f系統(tǒng)沒(méi)有建立完整的BOM，雖然相關(guān)人員都知道要用、發(fā)多少料，但執(zhí)行過(guò)程有許多變更，又因管理上不嚴(yán)謹(jǐn)，同仁疏忽系統(tǒng)建檔，導(dǎo)致短時(shí)間內(nèi)需將所有的BOM再重新收集、建置對(duì)我們來(lái)說(shuō)相當(dāng)麻煩。後來(lái)，我們將常用的BOM先建好，實(shí)際發(fā)料時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題後再做調(diào)整。最後透過(guò)把關(guān)，要求製令、BOM都要傳簽，如此才能提高資料的正確性，現(xiàn)在95%以上的BOM都正確地建好了?！?/p>

　　其次是生產(chǎn)排程發(fā)放製令的方式與過(guò)去不同，以往生管派工而現(xiàn)在則是透過(guò)ERP以BOM展開(kāi)生產(chǎn)計(jì)畫(huà)，為因應(yīng)現(xiàn)有的ERP管理，生管必須將現(xiàn)有生產(chǎn)派工方式改以開(kāi)立製令方式執(zhí)行，與顧問(wèn)多次溝通後才形成較符合明源廠內(nèi)的作業(yè)需求。

設(shè)立學(xué)習(xí)目標(biāo)熟悉系統(tǒng)操作

　　提到輔導(dǎo)過(guò)程明源橡膠遭遇最大的困難為何？負(fù)責(zé)人保持平靜地說(shuō)：「其實(shí)沒(méi)有什麼太大的問(wèn)題，雖然多少會(huì)有同仁害怕改變，但我都會(huì)想辦法讓同仁了解新系統(tǒng)能為他們帶來(lái)的好處。而然，每個(gè)人學(xué)習(xí)速度不同，部分同仁身兼多職，使用的模組較多，便需要多花時(shí)間去操作，所以我會(huì)安排進(jìn)度幫每個(gè)人設(shè)立學(xué)習(xí)目標(biāo)?！箍梢?jiàn)明源橡膠謝總經(jīng)理導(dǎo)入ERP的態(tài)度與決心，以及明源橡膠同仁的支持，才能讓系統(tǒng)順利導(dǎo)入並發(fā)揮效益。

成功導(dǎo)入系統(tǒng)的關(guān)鍵因素

　　從訪談中歸納出明源橡膠成功上線的關(guān)鍵因素有以下三點(diǎn)：

1. 強(qiáng)而有力的領(lǐng)導(dǎo)者：輔導(dǎo)的過(guò)程中，明源橡膠的負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)要求要全力配合、跟緊顧問(wèn)安排的進(jìn)度，定期安排人員上課並檢視學(xué)習(xí)狀況，給予明確的方向及作法讓同仁朝目標(biāo)紮實(shí)邁進(jìn)。負(fù)責(zé)人：「雖然每次顧問(wèn)的要求對(duì)公司來(lái)說(shuō)負(fù)荷蠻重的，還是要盡全力達(dá)到所安排的進(jìn)度，先苦後甘?！?/p>

2. 成員積極配合：雖然對(duì)系統(tǒng)了解程度各有不同，但同仁並不排斥新的改變，遵循顧問(wèn)的輔導(dǎo)腳步，全力配合學(xué)習(xí)與資料的建置。

3. 專業(yè)的顧問(wèn)輔導(dǎo)：負(fù)責(zé)人不斷強(qiáng)調(diào)，除了上大班課程及E-Learning外，最需要的就是顧問(wèn)來(lái)協(xié)助明源橡膠將流程重新定義並標(biāo)準(zhǔn)化以及協(xié)助規(guī)劃系統(tǒng)的整體架構(gòu)。也因?yàn)轭檰?wèn)在輔導(dǎo)過(guò)程中嚴(yán)格要求，加上明源橡膠的強(qiáng)力配合，才能讓系統(tǒng)順利上線。

善用資訊軟體工具持續(xù)精進(jìn)管理

　　明源橡膠已於2013年10月ERP系統(tǒng)正式上線，期間負(fù)責(zé)人仍持續(xù)督促人員進(jìn)行教育訓(xùn)練，過(guò)程中也陸續(xù)針對(duì)現(xiàn)況持續(xù)優(yōu)化及改善流程，「E化的好處在解決過(guò)去繁雜的人工作業(yè)並提供即使正確的分析資訊，即使同仁需花時(shí)間學(xué)習(xí)操作，但整體而言對(duì)公司是正面的，畢竟源頭管控好，後續(xù)才不會(huì)花更多時(shí)間在解決問(wèn)題上?！沟莱隽素?fù)責(zé)人的深謀遠(yuǎn)慮。「導(dǎo)入ERP的效益就在能幫公司建好明確的SOP外，主要就是庫(kù)存的掌握度增加，線上在製品的掌控也很清楚，單據(jù)前後串接達(dá)到內(nèi)稽內(nèi)控的效果?！鼓壳懊髟聪鹉z的舊系統(tǒng)僅用來(lái)查詢未建入ERP系統(tǒng)之BOM、途程的參數(shù)及過(guò)去的交易紀(jì)錄，當(dāng)前明源橡膠的目標(biāo)為將ERP的完整架構(gòu)貫通，並在未來(lái)一年明源橡膠計(jì)劃進(jìn)一步導(dǎo)入ERPII等相關(guān)系統(tǒng)。

▲感謝明源橡膠接受鼎新專訪。謝明源董事長(zhǎng)(左五)、謝明?？偨?jīng)理(左七)、謝美玲協(xié)理(左十)、
林嬑醇出納(左四)、ERP專案PM謝宛臻(左八)、李美玉業(yè)務(wù)經(jīng)理(左二)及專案小組成員、
鼎新電腦中南區(qū)整合輔導(dǎo)事業(yè)部潘繼哲顧問(wèn)師(左六)

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