百盈整合財務(wù)創(chuàng)造營收，培育人才締造雙贏法則

整合ERP II，提升企業(yè)營運價值

文：黃麗君

百盈實業(yè)股份有限公司

發(fā)布時間： 2018-10-26 18:04:00

企業(yè)流程管理

　成立於1985年的百盈實業(yè)股份有限公司，專營生產(chǎn)休閒車與改裝車輛的內(nèi)部照明配備，以及警車、救護(hù)車與工程專車使用的外部照明燈與LED警示燈等運輸照明。百盈不斷提供客戶高品質(zhì)與專業(yè)的競爭價格與服務(wù)，近年來更致力於研發(fā)生產(chǎn)，及透過不斷訓(xùn)練與加強提升員工素質(zhì)與能力。百盈於1998年榮獲ISO9002以及2004年QS9000之殊榮，目標(biāo)朝向國際化、OEM運輸照明之競爭資源以及長年累積know-how提供客戶內(nèi)部解決方案，創(chuàng)造客戶與百盈的雙贏局面。

選擇專業(yè)且穩(wěn)定的品牌，對企業(yè)最好的投資

　　當(dāng)企業(yè)對於軟體系統(tǒng)產(chǎn)生需求時，面臨到的首要問題除了最常見的成本預(yù)算外，就是眾多個人工作室與軟體產(chǎn)業(yè)所能提供的商品與服務(wù)。然而，目前各家業(yè)者著實有著良窳差異與參差不齊的狀況，往往令決策者或管理階級存在著相當(dāng)大的疑惑，投入冗長的比價、評估及時間支出，造就品牌與高度專業(yè)服務(wù)為縮短企業(yè)決策的主因。故對百盈實業(yè)而言，鼎新電腦以品牌口碑與高度專業(yè)認(rèn)同感勝出，提供ERP相關(guān)產(chǎn)品與累積產(chǎn)業(yè)know-how導(dǎo)入經(jīng)驗，並規(guī)避個人工作室之程式工程師不易找尋、系統(tǒng)狀況不佳、與流程問題求助無門之苦，及百盈實業(yè)關(guān)係企業(yè)舊系統(tǒng)使用上之困擾。

　　在系統(tǒng)導(dǎo)入前，百盈實業(yè)即有著相當(dāng)多的作業(yè)流程皆需透過人工加以維護(hù)，例如產(chǎn)出報表、採購單紙箱麥頭印刷與同品號不同包裝之工單，徒增成員與企業(yè)很多的成本與時間、人工作業(yè)方式，不僅會有一定的出錯率外，錯誤發(fā)生後所衍生的問題更是需要花費更多時間及人力來處理。問題發(fā)生前一塊錢可以解決的問題，在問題發(fā)生時需要花十塊，當(dāng)問題發(fā)生後的解決成本則高達(dá)百元；因此，高階盼望經(jīng)由優(yōu)良體質(zhì)的系統(tǒng)及流程處理減少問題的發(fā)生，選擇鼎新Workflow ERP協(xié)助百盈提升營運管理。

百盈ERP導(dǎo)入計畫與過程

• 因同產(chǎn)品多樣化的狀態(tài)，以往只編列一個料號，而業(yè)務(wù)接單時只在訂單上描述產(chǎn)品的差異，常常因人為疏忽導(dǎo)致了一條龍錯到底的狀況。

• 因公司的接單形態(tài)皆為客製化，當(dāng)採購紙箱為因應(yīng)不同客戶需求，須在紙箱上填上不同的麥頭所以需花費大力人工製作採購單，除了投入大量人力外也常因人工疏忽導(dǎo)致印刷錯誤，增加了採購的成本。使用系統(tǒng)取代人工製作方式，減少了前端人工製作錯誤也使整個採購單的製造快速完成。

• 經(jīng)由系統(tǒng)提供眾多報表，可供管理當(dāng)局進(jìn)行銷售分析、產(chǎn)品年度銷售排行與預(yù)測後，視景氣調(diào)整市場比重，精準(zhǔn)掌握成本。

• 帳務(wù)管理全仰賴供應(yīng)廠商提供的請款單，再由財務(wù)人員依供應(yīng)商所提供單據(jù)手工Key入Excel，產(chǎn)生帳單徑行付款，此流程導(dǎo)致帳務(wù)不明之情形屢屢發(fā)生，也無實質(zhì)勾稽效果。故預(yù)計透過電腦化與專業(yè)顧問提供完整的帳務(wù)管理，以達(dá)內(nèi)控內(nèi)稽的控管。

• 各自為政的管理模式，使主管無法即使掌控接單、銷售及生產(chǎn)管理一連串的銷售的狀況；希望藉由電腦化達(dá)到內(nèi)部整合及資源共享。

• 降低人工成本（以節(jié)省人工的角度來估算購買資訊軟體的角度）

前後端財務(wù)系統(tǒng)整合，運用智慧銷售

　　導(dǎo)入ERP系統(tǒng)後，重整了產(chǎn)品編碼及內(nèi)部作業(yè)流程的整合，透過內(nèi)稽的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，將前端的進(jìn)銷存與後端財務(wù)系統(tǒng)完全整合，減少有機會造成錯誤的可能性及降低了大量的人工成本；也讓百盈實業(yè)在成長之際，不須再增加更多無法估算的人力需求，讓企業(yè)體質(zhì)更加健全。在擁有了完整的資訊記載後，充份利用資訊系統(tǒng)快速的呈現(xiàn)現(xiàn)行的營運狀況，是企業(yè)更重要的目標(biāo)之一。

　　透過V-Point EIS主管資訊系統(tǒng)，使得管理者在因應(yīng)全球景氣的變化；清楚了解目前產(chǎn)品銷售在各國的比重；可快速調(diào)整經(jīng)營的方針。百盈實業(yè)特助葉惠綾小姐還表示，擁有的好的資訊系統(tǒng)仍須加強同仁們積極的心思，化被動為主動使得這套資訊系統(tǒng)能運用的更淋瀝盡致。

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建立同仁的信心，將改變變成習(xí)慣

　　系統(tǒng)的導(dǎo)入過程與討論亟需相關(guān)同仁之高度配合與高階主管的支持，然而百盈在導(dǎo)入初期討論相關(guān)編碼原則時，即遭遇成員意見不同與重複編碼的困擾，而葉特助一開始並沒有直接排除同仁們的意見，將每個人意見充份表達(dá)並逐一編入編碼原則試編，不斷地Error Try而達(dá)成共識。

　　藉由編碼重編將原先同產(chǎn)品?，不同顏色或不同包裝的料號全部改由一料一編，所以從接單到製造的過程不會再因人為的疏失造成製造的錯誤。當(dāng)然在導(dǎo)入的過程除了充份接受同仁們的建議，但在過程中若違反了管理的制度面，管理者仍會堅持該有的作業(yè)流程，特助表示導(dǎo)入的過程雖艱辛，但建立同仁的信心是必要的條件；讓同仁瞭解上線後可以節(jié)省很多重覆性的工作並擬定相關(guān)獎懲辦法激勵員工，讓員工及公司帶來雙贏的成果，當(dāng)然最終仍是上級主管的支持。

　　針對新系統(tǒng)學(xué)習(xí)新知與操作介面的了解，建議成員陃棄行之有年的表格處理模式，起初仍有些許不慣，但透過不斷操作練習(xí)與說明，建立成員對系統(tǒng)信心，接受改變，進(jìn)而成為習(xí)慣，達(dá)成上線的目標(biāo)。

整合ERP II，提升企業(yè)營運價值

　　因為鼎新長久以來累積的企業(yè)know-how，由Workflow ERP向前延伸CRM客戶關(guān)係管理系統(tǒng)，可以進(jìn)一步緊密結(jié)合客戶關(guān)係管理，領(lǐng)先同業(yè)，提供各種決策面向的BI商業(yè)智慧報表。不只能為百盈解決過去及現(xiàn)在的問題，更已經(jīng)為企業(yè)未來可能遇到的種種難題提供專業(yè)的解決方案。

▲感謝百盈實業(yè)接受鼎新專訪，左為葉惠綾特助，
右為鼎新電腦中南區(qū)整合輔導(dǎo)事業(yè)部顧問師黃麗君。

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