喬越實(shí)業(yè)串聯(lián)內(nèi)部資訊，提昇管理及營運(yùn)績效

表單流程管理，提昇業(yè)務(wù)管理及營運(yùn)績效

文：王甄敏、蔡慧君

喬越實(shí)業(yè)

發(fā)布時間： 2018-08-29 02:31:00

企業(yè)流程管理

專業(yè)、科技、環(huán)保、和在地化服務(wù)

　　喬越實(shí)業(yè)有限公司成立於1995年，以專業(yè)的人力與資源不斷地成長，每年的成長皆來自於客戶肯定，目前人員編制已達(dá)200人。喬越公司全體員工本著專業(yè)、誠信、積極、服務(wù)的理念與精神持續(xù)不斷地努力，提供客戶最佳的服務(wù)品質(zhì)並強(qiáng)化客戶關(guān)係管理，為擴(kuò)大服務(wù)大中華區(qū)客戶，以提供更完善的服務(wù)，於香港、中國大陸東莞及昆山皆有設(shè)置分公司。

　　喬越利用本身多元化經(jīng)營及綿密的行銷通路網(wǎng)積極開發(fā)半導(dǎo)體、電力電子、光電產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域，導(dǎo)入最優(yōu)良的產(chǎn)品、技術(shù)與服務(wù)，以期達(dá)到更寬廣的經(jīng)營空間。

　　喬越為道康寧Dow Corning、道康寧東麗Dow Corning Toray在大中華區(qū)一級專業(yè)代理商及經(jīng)銷商，同時代理海內(nèi)外多種知名品牌膠材黏劑，提供多樣且全方位的矽膠產(chǎn)品，滿足客戶對矽膠原料一次購足的需求。除代理道康寧的矽膠原料外，喬越亦提供非矽膠產(chǎn)品。

　　其產(chǎn)品應(yīng)用在半導(dǎo)體封裝產(chǎn)業(yè)、光電產(chǎn)業(yè)、電子組件產(chǎn)業(yè)、電腦產(chǎn)業(yè)、汽機(jī)車產(chǎn)業(yè)、資訊家電業(yè)、通訊產(chǎn)品、國防工業(yè)等，且其多項(xiàng)專業(yè)領(lǐng)域均獲得高度成長及業(yè)界、客戶的肯定。喬越不斷尋找新方法協(xié)助客戶達(dá)成目標(biāo)，創(chuàng)造更高的附加價值，以「客戶的問題就是喬越的問題」為喬越服務(wù)的宗旨，除提供最先進(jìn)的產(chǎn)品之外，專業(yè)的技術(shù)服務(wù)更是喬越立足業(yè)界的最佳口碑。

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因應(yīng)訂單機(jī)動性，鼎新提供一系統(tǒng)整合解決方案

　　喬越成立初期，內(nèi)部並無一完整資訊系統(tǒng)，主要使用各部門獨(dú)立應(yīng)用之套裝軟體，資料無法互相整合與串查。當(dāng)喬越營業(yè)額日以劇增，員工擴(kuò)展快速，員工人數(shù)八年內(nèi)由二十三人激增至二百人，且喬越的客戶以高科技電子廠居多，經(jīng)常要求喬越需於即短時間內(nèi)出貨，也常常需要機(jī)動性出貨，原本使用的套裝軟體卻難以掌握庫存實(shí)際情形，常發(fā)生出貨時間與庫存預(yù)估錯誤，而導(dǎo)致公司損失、訂單流失等狀況。因此喬越內(nèi)部開始意識到確實(shí)需要一套整合性的資訊系統(tǒng)，減少人員重工作業(yè)，加快跨部門溝通速度，可協(xié)助自動化且快速回應(yīng)的訂貨出貨流程。

　　於2008年時，喬越?jīng)Q定換掉內(nèi)部的套裝軟體，經(jīng)楊天祥總經(jīng)理委派李明聰副總(以下簡稱為李副總)及財務(wù)主管成立專案，花了兩年的時間評估市場上的資訊系統(tǒng)，評估後決定採用鼎新所提供彈性設(shè)定及部分客制化的整合解決方案，並同時導(dǎo)入Easyflow流程管理系統(tǒng)來管理各分公司間的資訊傳遞，並整合各系統(tǒng)資訊，以減少人員多套系統(tǒng)資料輸入重工，期望可縮短作業(yè)時間與提升簽核效率。另喬越已通過ISO 9001認(rèn)證，藉由導(dǎo)入Easyflow、ISO文件管理系統(tǒng)，管理兩岸分公司相關(guān)文件，在喬越文管人員陳明審先生的協(xié)助及鼎新顧問的建議規(guī)劃下，導(dǎo)入過程相當(dāng)順利。

雲(yún)端上的管理，掌握無線Mobile ?Busniness商機(jī)

　　喬越業(yè)務(wù)擴(kuò)張，高階主管經(jīng)常在外差旅、拜訪客戶，無法即時了解公司的營運(yùn)及客戶狀況，紙本公文簽核也常因此延誤，影響企業(yè)營運(yùn)與決策效率。故喬越採用鼎新的M-Business進(jìn)行行動簽核及公司內(nèi)部資訊的取得，打破時間與空間的限制，透過手機(jī)可即時獲得需要的訊息。

　　當(dāng)表單需簽核時，也可即時透過手機(jī)簽核快速回應(yīng)與決策。喬越導(dǎo)入行動簽核的表單，主要為需控管費(fèi)用的TIPTOP整合請購單、採購單，及需控管人員狀況的HRM整合的請假單、出差單。

　　M-Business除整合EasyFlow電子簽核外，另外也整合了TIPTOP?、CRM、Portal系統(tǒng)的部分重點(diǎn)功能，如整合TIPTOP?系統(tǒng)的出貨狀況、逾期應(yīng)收帳款、庫存狀況、廠商價格等，讓相關(guān)主管可以隨時取得所需資訊，減少預(yù)估錯誤而造成的損失，也整合CRM系統(tǒng)的潛客報價、訂單狀況、帳款狀況、商品價格，讓相關(guān)主管可掌握客戶資訊，快速取得訂單資訊。

主管扮演關(guān)鍵角色PM，督促系統(tǒng)的使用

　　系統(tǒng)導(dǎo)入過程中，一開始喬越內(nèi)部人員因習(xí)慣改變對於新系統(tǒng)反彈很大，推行過程中遇到許多瓶頸，喬越為此特將各單位主管派任為各產(chǎn)品專案的專案負(fù)責(zé)人，扮演關(guān)鍵角色，更能貼近實(shí)際使用狀況，共同面對問題與排除使用者疑慮。

　　譬如，將業(yè)務(wù)主管派任為CRM系統(tǒng)的專案負(fù)責(zé)人，主管會先要求自我完成系統(tǒng)相關(guān)教育訓(xùn)練課程，也在相關(guān)會議中清楚地讓相關(guān)主管瞭解系統(tǒng)上線後可提供之效益與幫助，更花許多時間去督促其下業(yè)務(wù)人員對系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與使用狀況，這些都是為了人員在系統(tǒng)使用上更能落實(shí)與順暢，確保系統(tǒng)上線品質(zhì)。喬越也因此有穩(wěn)固的基礎(chǔ)，如今業(yè)務(wù)主管皆可自行透過資訊系統(tǒng)掌握完整資訊，如透過樣品單、報價單的登打，來追蹤訂單狀況。

　　李副總表示，委派各單位主管去推展系統(tǒng)的做法，主管都很願意配合，由主管自我發(fā)起進(jìn)而推展至員工，由上到下大家合心目標(biāo)一致，效果立見。且在導(dǎo)入的過程中，喬越投入相當(dāng)?shù)某杀驹趩T工教育訓(xùn)練上，除了顧問親自到公司進(jìn)行系統(tǒng)授課和上機(jī)模擬外，喬越會將顧問輔導(dǎo)的過程錄影下來，讓同仁之後可以再花時間再複習(xí)輔導(dǎo)內(nèi)容與系統(tǒng)實(shí)機(jī)操作，內(nèi)部多次進(jìn)行上機(jī)模擬或Q&A討論，如此導(dǎo)入模式對喬越內(nèi)部幫助很大。

運(yùn)用資訊系統(tǒng)，資訊取得不求人

　　喬越以往作業(yè)模式，從向國外(美國、日本、韓國)訂貨到進(jìn)貨，需要費(fèi)時二到三個月的時間，以往常會因訂單預(yù)估錯誤或保存期限誤判，而導(dǎo)致材料報廢，造成數(shù)百萬損失，故訂單預(yù)估的範(fàn)圍必須很精準(zhǔn)。

　　現(xiàn)今導(dǎo)入系統(tǒng)後，利用CRM系統(tǒng)進(jìn)行前端潛在客戶及現(xiàn)有客戶之訂單有效預(yù)估，並透過EasyFlow系統(tǒng)線上簽核控管訂單，以降低損失，並配合TIPTOP系統(tǒng)控管與記錄進(jìn)貨狀況，以統(tǒng)籌庫存數(shù)量與進(jìn)貨實(shí)際狀況。

　　喬越更訂定【庫存天數(shù)控制在45天之內(nèi)】的目標(biāo)，為達(dá)成此目標(biāo)，喬越業(yè)務(wù)人員隨時利用資訊系統(tǒng)取得訂單及庫存狀況，判斷貨品交貨期，且主動追蹤，不再透過電話詢問助理，員工各司其職，皆可透過資訊系統(tǒng)取得最新資料並隨時追蹤與溝通。

　　李副總強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)就是需要發(fā)揮資訊功能，只要願意主動上系統(tǒng)查詢與追蹤，所需資訊皆可立見，而不是透過打電話需依靠他人協(xié)助才能取得。

導(dǎo)入樣品單、報價單，提升訂單成長量

　　喬越業(yè)務(wù)人員不稱為【業(yè)務(wù)】，而是稱為【應(yīng)用工程師】?！緫?yīng)用工程師】的工作內(nèi)容包含從客戶開發(fā)到下訂單的過程中，除了確實(shí)了解客戶需求所在，並提供正確的膠材樣品給客戶測試，業(yè)務(wù)人員會花很長的時間在潛客開發(fā)與樣品追蹤上，故樣品單對於喬越很重要。

　　無論是花時間了解客戶需求，到送樣後跟催客戶測試狀況，最後客戶確認(rèn)結(jié)果、下訂單，整個作業(yè)程序中，業(yè)務(wù)人員對於客戶樣品用量多少需精準(zhǔn)計(jì)算、需準(zhǔn)備多少庫存單來因應(yīng)客戶。當(dāng)預(yù)估完成後，再透過後端人員將資料回饋至CRM系統(tǒng)的樣品管理中，且樣品單需透過Easyflow系統(tǒng)進(jìn)行線上簽核，由主管協(xié)助業(yè)務(wù)判斷內(nèi)容評估是否有誤差。

　　以往尚未導(dǎo)入系統(tǒng)時，業(yè)務(wù)人員發(fā)送樣品出去，無法得知目前狀況，更無法主動追蹤，業(yè)務(wù)人員只能在公司等著客戶自己回覆測試結(jié)果?，F(xiàn)今結(jié)合CRM系統(tǒng)與Easyflow系統(tǒng)，在樣品管理上，業(yè)務(wù)人員與主管皆可清楚地追蹤客戶目前送樣測試階段，啟用系統(tǒng)定時追蹤功能，喬越訂單量同時也倍增，效益著見。

　　另喬越也導(dǎo)入CRM系統(tǒng)的報價單需透過Easyflow簽核，利用最低售價來進(jìn)行核決權(quán)限簽核，由權(quán)責(zé)主管確認(rèn)業(yè)務(wù)的報價金額，以降低報價金額太低所產(chǎn)生的風(fēng)險。

表單流程管理，提昇業(yè)務(wù)管理及營運(yùn)績效

　　未導(dǎo)入資訊系統(tǒng)前，喬越以往只能透過內(nèi)部會議檢討業(yè)績達(dá)成率，無法確實(shí)掌握客戶情形，開會檢討議題皆為落後指標(biāo)，無法了解過程並改善。導(dǎo)入資訊系統(tǒng)後，業(yè)務(wù)每天回饋工作記錄到CRM系統(tǒng)中，並透過Easyflow系統(tǒng)讓主管簽核，業(yè)務(wù)主管可了解業(yè)務(wù)拜訪客戶狀況，可即時提供協(xié)助，改變以往業(yè)務(wù)管理行為，化被動為主動，即時掌握客戶情形，內(nèi)部會議檢討時，也可將相關(guān)資料做更有效的數(shù)據(jù)分析。

　　喬越是創(chuàng)新的公司，不斷尋找新方法以提供專業(yè)知識給客戶，在與客戶合作的過程中，當(dāng)有新的應(yīng)用案例開發(fā)成功，會透過Easyflow系統(tǒng)中的電子表單將應(yīng)用案例開發(fā)過程與經(jīng)驗(yàn)記錄下來，建立喬越專屬的知識庫，並透過系統(tǒng)將資訊傳達(dá)，讓相關(guān)人員可以主動接收資訊與經(jīng)驗(yàn)傳承。

　　李副總表示，導(dǎo)入Easyflow電子簽核系統(tǒng)後，其效益是立即呈現(xiàn)的，也期望未來各產(chǎn)品資訊系統(tǒng)可以充分發(fā)揮其效益，以達(dá)到更寬廣的經(jīng)營空間，達(dá)到喬越未來目標(biāo)2015 年35億元營收，未來喬越實(shí)業(yè)更可以藉由全面資訊化這樣的良好基礎(chǔ)，在企業(yè)運(yùn)作各方面取得管理及效率優(yōu)勢，鼎新也將持續(xù)站在輔助的角色，提供最佳的E化顧問諮詢。

▲感謝喬越實(shí)業(yè)接受鼎新電腦採訪。左起為鼎新電腦中南區(qū)整合輔導(dǎo)事業(yè)部顧問經(jīng)理黃子豪、
中南區(qū)整合輔導(dǎo)事業(yè)部顧問王甄敏、喬越實(shí)業(yè)副總經(jīng)理李明聰先生、鼎新電腦北區(qū)整合輔導(dǎo)事業(yè)部總經(jīng)理李訓(xùn)仁。

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