湧德電子強(qiáng)化流程再造 實(shí)現(xiàn)TPS精實(shí)管理

文：李正文

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-17 10:18:00

企業(yè)流程管理 人力資源

湧德跨足兩岸服務(wù) 滿足客製化需求

　　湧德電子股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱為湧德電子）成立於2005年3月18日，為全球前二大之專業(yè)網(wǎng)路整合連接器製造商，擁有堅(jiān)強(qiáng)的研發(fā)團(tuán)隊(duì)、獨(dú)特的製程及自動(dòng)化生產(chǎn)設(shè)備、精密的測(cè)試儀器與專業(yè)的銷售服務(wù)。湧德電子目前設(shè)總公司於臺(tái)灣並做為統(tǒng)籌行銷中心，廣東、四川擁有二座專業(yè)製造廠，提供最專業(yè)的服務(wù)與支援。客戶群遍及臺(tái)灣電腦及網(wǎng)通組裝代工大廠，更擴(kuò)及歐、美、日、韓等全球知名電子產(chǎn)品品牌大廠，為了順應(yīng)科技產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展以及日益激增的市場(chǎng)需求，湧德對(duì)於推動(dòng)產(chǎn)品研發(fā)與強(qiáng)化員工專業(yè)素質(zhì)更是不遺餘力，以求滿足客戶客製化需求之宗旨。

更多資訊：http://www.ude-corp.com/index.html

導(dǎo)入成效顯著 大幅降低營(yíng)運(yùn)成本

　　湧德原先僅有導(dǎo)入Workflow ERP系統(tǒng)，以往單據(jù)必須印出紙本，由助理進(jìn)行一連串的跑單及流程簽核後，接著再透過(guò)傳真?zhèn)鬟f與發(fā)送。因?yàn)槭褂谜弑仨毜群蚣埍舅瓦_(dá)後再做簽核，往返耗時(shí)及簽核時(shí)效長(zhǎng)，營(yíng)運(yùn)成本及費(fèi)用支出增加，故湧德電子資訊張烘綜經(jīng)理表示：「湧德需要電子化?！雇瑫r(shí)湧德一直以來(lái)都是使用鼎新電腦的產(chǎn)品，因?yàn)榉奖阈约笆褂眯耘c未來(lái)在導(dǎo)入TIPTOP ERP系統(tǒng)整合接縫落差較小，再加上EasyFlow GP電子簽核系統(tǒng)提供較彈性且開(kāi)放的平臺(tái)，故著手進(jìn)行EasyFlow GP系統(tǒng)的導(dǎo)入及表單開(kāi)發(fā)。

　　在使用者未實(shí)際操作過(guò)EasyFlow GP系統(tǒng)前提下，使用者對(duì)於系統(tǒng)所帶來(lái)的效益及效率無(wú)法感同身受。導(dǎo)入初期，湧德電子先上線資訊相關(guān)的電子表單，後續(xù)待使用者實(shí)際操作及應(yīng)用發(fā)現(xiàn)，助理不需要再花費(fèi)多餘的時(shí)間影印紙本及跑單，以助理每天工時(shí)8小時(shí)計(jì)算，過(guò)去平均每日就要花費(fèi)552分鐘送單簽核(跑單時(shí)間統(tǒng)計(jì)如下表一)；因電子簽核流程彈性，現(xiàn)在不需要再重複簽核單據(jù)，需要的審核層級(jí)也大幅減少10個(gè)；同時(shí)表單電子化的機(jī)制，使用者的任何單據(jù)都會(huì)如實(shí)的呈現(xiàn)在系統(tǒng)上，也不會(huì)因紙本傳遞而有遺失及漏簽的風(fēng)險(xiǎn)，甚至可以在系統(tǒng)流程定義時(shí)間內(nèi)簽核完畢。看到導(dǎo)入的效益與成果，湧德各廠及各單位陸續(xù)提出人事、總務(wù)、研發(fā)…等表單e化需求。截至目前為止，湧德電子臺(tái)灣及大陸廠所上線的表單已有47張（3張ERP、44張OA相關(guān)單據(jù)），後續(xù)還有300多張表單等待建置。

湧德電子改善流程的量化數(shù)據(jù)：

• 單據(jù)簽核量降低50%

• 助理跑單頻次降低50%

• 單據(jù)審核層級(jí)減少10個(gè)

• 單據(jù)漏簽及丟失筆數(shù)減低為0

• 按時(shí)簽單達(dá)成率為100%

▲表一：2013年表單未上線前之統(tǒng)計(jì)資料

雙方夥伴互相扶持 成功整合異質(zhì)系統(tǒng)

　　湧德在導(dǎo)入EasyFlow GP過(guò)程中也有面臨到異質(zhì)系統(tǒng)整合問(wèn)題，雖然大陸提供的軟件也是透過(guò)JAVA程式撰寫，但未有如像EasyFlow GP系統(tǒng)開(kāi)放式的平臺(tái)進(jìn)行串接。過(guò)去大陸當(dāng)?shù)氐腍R人事薪資軟件同樣也有提供流程設(shè)計(jì)，但設(shè)計(jì)上比較生硬，也因?yàn)槭褂眠^(guò)程中流程人員或主管派送錯(cuò)誤，在使用者無(wú)法進(jìn)行簽核且系統(tǒng)不提供修改機(jī)制下，造成薪資無(wú)法結(jié)算等重大問(wèn)題。湧德電子IT人員嘗試與使用者溝通，希望在半年內(nèi)將現(xiàn)有HR系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，避免讓問(wèn)題題持續(xù)擴(kuò)大。在鼎新顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)與湧德電子IT互相配合及努力下，最後轉(zhuǎn)換時(shí)間還比預(yù)計(jì)時(shí)程提早了二個(gè)月，並成功上線。

　　過(guò)去當(dāng)HR軟件發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，IT人員一天需要耗費(fèi)3至4個(gè)小時(shí)修復(fù)，大為耗時(shí)。自從EasyFlow GP人事表單上線後，以請(qǐng)假、加班單來(lái)說(shuō)，光是單日線上數(shù)量就可達(dá)到2、300筆，實(shí)為一個(gè)可觀的數(shù)字；不僅增加單據(jù)正確性，派單及主管審單即時(shí)，也大量減少紙材、成本的消耗，對(duì)於IT人員來(lái)說(shuō)更是節(jié)省不少時(shí)間。湧德電子資訊張烘綜經(jīng)理表示：「當(dāng)初選擇使用鼎新的軟體，就是欣賞EasyFlow GP系統(tǒng)彈性的流程設(shè)計(jì)、圖形化介面，可依不同流程或需求派送給簽核人員?！?/p>

表單流程化 省時(shí)且節(jié)費(fèi)

　　湧德電子工廠對(duì)於人員進(jìn)出有非常嚴(yán)格的管制，以往是透過(guò)人工方式，由需求單位提出簽核後再交至保安單位，這一連串的行為可能會(huì)有流程及時(shí)間上的落差，同時(shí)又必須留存紙本資料；在導(dǎo)入人員來(lái)訪單電子表單後，原本每日簽單平均需要369分鐘，現(xiàn)僅46分鐘；每週紙本申請(qǐng)單簽核數(shù)量由平均273張，減至45張電子表單（湧德IT人員設(shè)計(jì)單張表單可申請(qǐng)多筆或多人來(lái)訪）；簽核的人力成本由四人降低至僅需要三人簽核即可；原本每年需要耗費(fèi)的紙張成本為560人民幣，現(xiàn)費(fèi)用已減少至58.5人民幣；以往需要專門設(shè)置櫥櫃來(lái)存放人員來(lái)訪申請(qǐng)單，自從表單e化後就不需要再另行保管單據(jù)。

　　另外湧德電子自行開(kāi)發(fā)出廠放行申請(qǐng)電子表單，原使用紙本需要成本192人民幣，現(xiàn)在已不需要再額外花費(fèi)；每日簽單平均時(shí)間為24小時(shí)減少至8小時(shí)；簽核人員由四人降低至二人。湧德TPS推廣小組人員表示：「自從使用EasyFlow GP系統(tǒng)，申請(qǐng)單稽核變得非常方便，隨點(diǎn)即看，不需要另外花費(fèi)時(shí)間尋找單據(jù)，避免浪費(fèi)人力?！?

　　善用EasyFlow GP介面操作易學(xué)易用的優(yōu)勢(shì)，設(shè)計(jì)人員為方便保全人員操作系統(tǒng)，規(guī)劃僅需要透過(guò)EasyFlow GP上的一個(gè)按鈕，即可完成人員來(lái)訪及出廠放行申請(qǐng)單。這樣的流程彈性化及友善介面，讓湧德電子所有員工都能體會(huì)，對(duì)於使用者也擁有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。

▲出廠放行及人員入訪申請(qǐng)單之導(dǎo)入前後對(duì)比效益

建立完善制度、落實(shí)TPS管理

　　湧德內(nèi)部勤於推廣及推動(dòng)TOYOTA豐田汽車精實(shí)管理模式（Toyota Production System，TPS），強(qiáng)調(diào)效率化流程改造及自動(dòng)化流程導(dǎo)入，嚴(yán)謹(jǐn)落實(shí)每月、每半年工作檢討計(jì)畫(huà)。除了檢討員工在工作上的缺失之外，同時(shí)各廠各部門皆會(huì)快速的提出有效解決方案，讓問(wèn)題在短時(shí)間內(nèi)獲得有效處理。 推行電子表單上線即為TPS落實(shí)的最佳體現(xiàn)，湧德電子IT在開(kāi)發(fā)表單後會(huì)先讓公司全體員工進(jìn)行表單及流程測(cè)試，其因?yàn)樽约河蠺PS推廣小組，會(huì)自動(dòng)跟催上線前之使用者測(cè)試狀況，並統(tǒng)一回報(bào)給IT，以利IT做修正及調(diào)整；若有人員未依公告測(cè)試將會(huì)被TPS推廣小組記錄下來(lái)並查核。湧德全體員工非常重視EasyFlow GP表單上線，故幾乎都會(huì)同心協(xié)力地完成測(cè)試，各位主管更是不例外。表單及流程的測(cè)試時(shí)間平均為三個(gè)工作天，若測(cè)試驗(yàn)證無(wú)誤，IT人員將發(fā)佈隔日上線公告，紙本則直接撤除不再使用，未來(lái)申請(qǐng)資料將以線上電子表單為主。

　　在湧德電子高度的支持與認(rèn)同下，資訊張烘綜經(jīng)理已先完成了特定表單e化任務(wù)；後續(xù)更多等待e化的表單，張烘綜經(jīng)理抱持樂(lè)觀及自信的態(tài)度面對(duì)。未來(lái)將會(huì)全面導(dǎo)入TIPTOP ERP系統(tǒng)並與EasyFlow GP系統(tǒng)整合串接，鼎新EasyFlow GP團(tuán)隊(duì)也將提供一系列協(xié)助，讓湧德電子的電子化作業(yè)更臻完整及精進(jìn)，實(shí)現(xiàn)效率化作業(yè)流程的TPS目標(biāo)。

▲感謝《湧德電子股份有限公司》
接受成功案例採(cǎi)訪?由左至右：湧德電子 IT人員田芷瑜、湧德電子 資訊張烘綜經(jīng)理、?鼎新電腦 施雅心顧問(wèn)、鼎新電腦 李正文服務(wù)工程師

更多案例