甘特圖是什麼？甘特圖組成、用途、優(yōu)劣完整介紹 | 鼎新電腦
文：吳欣珊
企業(yè)在執(zhí)行專案類、時程圖表等時間跨度較長的流程事項時，經常運用EXCEL繪製甘特圖來執(zhí)行相關圖表化並追蹤執(zhí)行進度，而甘特圖的誕生也一定程度協(xié)助了專案規(guī)劃時的易讀性，甘特圖的作用，優(yōu)勢與劣勢也對企業(yè)帶來影響。
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什麼是甘特圖？
甘特圖，Henry Laurence Gantt在1910年開發(fā)，為條狀圖的橫移時間軸展現(xiàn)圖表，顯示專案、進度及其他與時間相關系統(tǒng)，隨時間進展的圖表。在專案管理中，甘特圖能顯示專案的起頭到結束，端點連結的關係，可透過甘特圖監(jiān)控當前任務進度，也可監(jiān)控子母任務的各自進度。其可應用範圍為專案規(guī)劃管理，過程控制，機場規(guī)劃、個人計劃、通信科技等大小領域，都是甘特圖能執(zhí)行的範圍。
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甘特圖的組成與製作5步驟
甘特圖裡的每個長條即代表一個任務，長條順序與長度代表何時開始的及所需時間的執(zhí)行內容，而甘特圖通常涵蓋以下項目：每個任務日期、持續(xù)時間、任務內容、執(zhí)行者、完成時間點或檢核點，通常甘特圖的還可顯示每個任務的連結，幫助管理者了解專案整體與執(zhí)行狀況。
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而以下5個步驟，是甘特圖無論使用何種軟體製作，都要執(zhí)行的部分：
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甘特圖繪製步驟1：定義時間區(qū)域
每個專案都會設定開始時間與結束時間，在甘特圖上應如實呈現(xiàn)，如有新增專案內任務，則依序時間設定，但某些時候依照客戶需求而生的專案可能有時間外任務，這些項目則需要新增日期，以便於甘特圖上辨識。
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甘特圖繪製步驟2：新增任務
在時間軸較長的專案裡，有明確時間的項目才能有效新增至甘特圖裡並進行可視化，並具體呈現(xiàn)時程規(guī)劃狀態(tài)，協(xié)助團隊與執(zhí)行者清楚專案流程並開始實行項目。
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甘特圖繪製步驟3：項目連接性
專案裡有各種大大小小的任務，但在大型專案裡，部分項目有執(zhí)行先後順序性，為了讓專案執(zhí)行團隊達到資訊順利，使專案進展順利，甘特圖可協(xié)助辨識每個項目之間的接續(xù)性，讓執(zhí)行者清楚任務先後順序並執(zhí)行。
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甘特圖繪製步驟4：完成點檢查
完成點並非指整個專案完成，可能是專案內的其中項目執(zhí)行完成的驗收，另依照不同產業(yè)，驗收方式也有多種形式，如會議、項目開始時、專案階段結束、階段完成點等不同形式的驗收方法。
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甘特圖繪製步驟5：計畫變更修正
專案內容由於隨時變動，甘特圖依據(jù)專案內容新增刪減與時程變動，並隨時因應調整，讓甘特圖呈現(xiàn)輔助專案計劃順利推動。
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甘特圖的3個主要用途
甘特圖不論是企業(yè)內部的專案執(zhí)行，或是製造業(yè)的生產進度，甘特圖能協(xié)助管理者對於進度層面的營運，不論是專案內部管理各種大小任務拆分，或確認每個任務的接續(xù)性輔助整體專案進行，協(xié)助監(jiān)控進度狀態(tài)，依據(jù)需求調整專案計劃內容。而以下3點是甘特圖的主要用途：
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規(guī)劃專案活動
大型專案活動需要多單位進行協(xié)作與協(xié)調，但瑣事眾多也容易發(fā)生管理者無法追縱所有項目的狀況，甘特圖的主要能力是將項目簡單化並圖示化顯示，以便管理者追蹤整體專案的大小事項與流程進度，並推動後續(xù)執(zhí)行狀況。
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延伸閱讀：如何加強專案管理？了解管理關鍵3大指標
規(guī)劃產品生產時間軸
生管在確認訂單的整體生產狀態(tài)與流程進度時，依照客戶需求的交期將結束時間訂定外，如何照生產數(shù)量與採購確認材料交期、與產線確認設備狀態(tài)與人員配置等生產流程作業(yè)，其整體時間軸也須使用甘特圖進行圖表化，以便生管進行管理。
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與客戶溝通說明的時間圖表
甘特圖作為時間軸圖表的選項，可清楚與客戶說明實際交付訂單與完成項目的時間軸，也可依照客戶所需的時間長度設定期望時間點，且也能讓客戶了解交付項目的範圍，完成每個項目所需時長，客戶也可清楚了解交付與整體實際作業(yè)時間，PERT圖也適用於顯示流程作業(yè)圖表，但於時間上較無法明確顯示。
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?延伸閱讀：PERT是什麼？PERT圖如何幫助進度的規(guī)劃與控制？
甘特圖的優(yōu)勢與劣勢
在執(zhí)行專案時，時間追蹤與眾多事項管理圖示呈現(xiàn)，讓甘特圖在專案執(zhí)行中有極高的重要性，但即使使用不同的軟體建立甘特圖，也有其不便性，有時也容易造成其他作業(yè)問題，下方列出甘特圖所擁有的優(yōu)勢與劣勢。
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使用甘特圖優(yōu)勢：
專案時間軸整體圖示
為甘特圖的最大優(yōu)勢為專案的圖表化且直覺呈現(xiàn)，可清楚顯示專案內各個項目的起始與完成時間，讓管理者便於概覽專案全況，同時監(jiān)督專案內項目運作進度正常。
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階段項目執(zhí)行狀態(tài)
如上點所述，在各項目圖表化的情況下，管理者能藉由圖表了解每個項目的起始完成時間、項目連結性、項目節(jié)點銜接狀態(tài)等，前項項目的作業(yè)狀況如何影響到下一接續(xù)項目，並判斷問題做出決策。
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依循專案狀態(tài)決定資源分配
由於專案多為團隊執(zhí)行，每個執(zhí)行項目各有不同執(zhí)行者，運用甘特圖的可視化，確認依序繪製的甘特圖內項目狀態(tài)，使否過度集中在某個成員或集中在某時間點執(zhí)行，造成團隊的不平均或負荷，以便均勻分配項目與規(guī)劃排程。
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使用甘特圖劣勢：
耗時
制定甘特圖本身非常耗費時間，尤其使用EXCEL進行作業(yè)時，雖然現(xiàn)在有許多範本可供參考，但仍不夠直觀，且需花費時間調整設置才能符合現(xiàn)有團隊的專案需求。
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用於專案規(guī)劃階段
甘特圖在規(guī)劃專案執(zhí)行狀態(tài)的效果最為明顯，但專案開始執(zhí)行後，圖表仍可顯示時間，但管理者可能需要運用不同管理工具進行聯(lián)絡、彙整等事項，運用工具繁雜，執(zhí)行專案時須不斷切換其他管理工具，也造成專案執(zhí)行的不便性。
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圖表不便備註
甘特圖雖然能直觀簡化專案的執(zhí)行時間軸，但專案內有許多瑣碎事項需紀錄，若在甘特圖上備註協(xié)作者與項目內容等資訊，容易顯得甘特圖雜亂不好辨識，須紀錄在其他管理工具裡，也因為不同平臺介面，專案資訊整合相對複雜。
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甘特圖教學！製作甘特圖的2個做法
由於甘特圖作為時間圖示表具有相當?shù)闹庇X性，因此在專案管理內常態(tài)用來檢視時段內事件、區(qū)間與時段內應完成事項，下方列舉2項運用不同工具來執(zhí)行製作甘特圖及步驟。
運用EXCEL製作甘特圖
EXCEL為最常態(tài)運用的工具，也是較多數(shù)被各企業(yè)體用來繪製甘特圖的工具。其步驟也不致繁雜，但相對大多部分的甘特圖選項都需逐項調，以下是運用EXCEL製作甘特圖的作法：
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1.在EXCEL裡輸入項目名稱、開始時間、結束時間、持續(xù)時長與日期標示等訊息。
2.選擇時間範圍，格式畫設置並填充單一顏色，呈現(xiàn)甘特條狀圖示。
3.條形圖上下移動至所需的時間軸範圍檢視。
4.增加標題等其他待說明資訊並標示。
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運用甘特圖軟體製作甘特圖
現(xiàn)在市面上已出現(xiàn)了許多能快速生成甘特圖的專用軟體，如Microsoft Project、TeamGantt、GanttPRO等不同軟體，其甘特圖繪製法類似EXCEL，但相對沒有EXCEL的做法瑣碎，以下是運用軟體製作甘特圖的作法：
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1.打開甘特圖軟體並創(chuàng)建新項目。
2.輸入項目的開始時間、結束時間、持續(xù)時間等資訊
3.藉由內建的甘特圖圖示看到項目的開始與結束日期
4.在甘特圖內添加個時間項目，並設置開始與結束日期
5.依據(jù)需求在項目內增加子項目或目標等屬性
6.設好時間的條形圖可上下移動，排列適合的時間軸位置
7.增加圖例說明或標題等其他資訊。
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現(xiàn)有甘特圖已有許多範本可針對不同屬性的企業(yè)或公司運用，但以現(xiàn)今的專案趨勢而言，僅有甘特圖無法滿足整體專案進行中的各式需求，因此如何運用合適的專案管理軟體，並同步涵蓋甘特圖的功能，讓整體專案能適時用運用合適的軟體功能，才能確保專案運作有效管理進行。
專案進度管理工具如何活用甘特圖？分析4大優(yōu)勢！
製造業(yè)的專案管理比一般專案更加複雜，以機械設備業(yè)為例，從初始與客戶討論的設計規(guī)劃，到後續(xù)採購料件進行生產，專案執(zhí)行時由於時間跨度大，執(zhí)行項目變動因素多，因此使用專案管理軟體協(xié)助生成甘特圖等各式圖表了解專案執(zhí)行狀態(tài)，並藉由軟體進度追蹤提醒作業(yè)，協(xié)助企業(yè)便於進行各項專案的管理執(zhí)行，下面點是專案進度管理工具協(xié)助管理專案的4個優(yōu)勢：
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自動提醒任務時程進度
專案成立後，管理者最為頭痛的追蹤現(xiàn)場狀態(tài)是否完全遵照專案流程執(zhí)行，在多項目執(zhí)行的狀況下，難免顧此失彼，系統(tǒng)在登入之時即會提示待處理項目，點擊進去即顯示逾時、須完成任務與可提前處理任務等事項，協(xié)助管理者清楚現(xiàn)在專案執(zhí)行狀態(tài)並核對現(xiàn)場生產營運。
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▲點擊待辦項目，可顯示目前逾期任務與可提前處理任務
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自動生成甘特圖與其他圖表追蹤分析
專案執(zhí)行中會運用各式圖表檢核專案狀態(tài)，但也經常耗時在製作甘特圖等圖表，資料如無法及時紀錄，閱讀上容易造成理解誤差。專案進度管理工具的優(yōu)勢是當資料確切輸入時，系統(tǒng)即可錄入資料，可生成多種圖表提供管理者檢核現(xiàn)有專案進度，是否落後或有其他專案狀況，即時做出決策。
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▲系統(tǒng)自動建立專案甘特圖，游標點擊項目會自動帶入相關資訊與甘特圖位置
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▲也可生成與專案相關圖表，自行更動不同維度顯示想看的圖表內容
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追蹤工作流程執(zhí)行狀態(tài)
在專案管理中，由於子項目下可能有多項細節(jié)須處理，甘特圖雖可以看到專案時間進展，但子項目細節(jié)內容無法在甘特圖上顯示，專案進度管理工具有電腦版與手機版，協(xié)助現(xiàn)場人員運用手機APP及時回報資訊，也可另外在任務詳情部分顯示現(xiàn)有子項目內的預計時間、工期、完工程度等進度細節(jié)，協(xié)助管理者即使在多樣專案與多樣子項目的執(zhí)行狀態(tài)下，了解專案現(xiàn)有進度走向並付諸執(zhí)行。
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▲專案內各子項目的分層結構顯示，讓管理者清楚各階段執(zhí)行狀況，也可切換甘特圖
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任務節(jié)點對接提示
專案內任務需要各單位分散執(zhí)行，最擔心的是任務卡關，或任務的需求未送達單位造成時間損耗，專案管理工具可協(xié)助路徑任務的異常狀況通知，並提供處理建議，於正確適當時間主動通知任務執(zhí)行者，協(xié)助專案成員了解現(xiàn)有任務進度；前置任務延遲也主動提醒後置任務，同步資訊對接。
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▲任務卡提示前置與後方任務，協(xié)助釐清任務對接情形
甘特圖是作為專案管理中的重要規(guī)劃工具之一，但一個專案要能完整執(zhí)行，不僅僅使用甘特圖，團隊運用一個完整整合專案內大小事項，並能預警提醒的工具，進行所有事項紀錄、數(shù)據(jù)圖表產出、進度追蹤事宜，透過裝置查看任務進度與即時回報，是未來在專案內容不斷變動情況下的重點運用工具，協(xié)助企業(yè)執(zhí)行並管理各種專案進度。
延伸閱讀：活用甘特圖的專案進度管理！
活用甘特圖的成功案例
甘特圖作為管理時間的圖示表，重要性不言而喻，不同的專案都能運用甘特圖進行處理，如何運用更好的管理工具執(zhí)行專案，除了協(xié)助甘特圖的生成，並將所有聯(lián)絡、紀錄、行程資訊等重要專案執(zhí)行內容統(tǒng)整在同個軟體內，免去切換工具的困擾，確保專案如期執(zhí)行並完成，是專案管理者在執(zhí)行時最重視的部分。?
國內首家通過ISO 9001認證的碎石機械製造廠，臺灣碎石機具領域最具代表性的品牌啟銘機械，研發(fā)多種碎石機具，業(yè)務範圍涵蓋整廠碎石設備諮詢的規(guī)劃、設計、安裝、售後服務及操作訓練，以外銷多國的市場經驗與擁有多項獨步全球的結構設計改良，取得國內外23項專利。
但這樣大規(guī)模的機械設備業(yè)，在專案進度管理上卻因為以下問題導致無法準時交付訂單
1.路徑不清晰???
由於專長為砂石廠整廠規(guī)畫輸出，整廠專案與子專案任務眾多，原先專案使用甘特圖追蹤進度，但無法明確看出其中任務進度的負責人，也無法藉由甘特圖確定目前任務對整體專案影響程度。
2.任務追蹤不即時
任務眾多無法時刻追蹤，彙整狀態(tài)不明確，狀況更新不即時，上述三件事項在甘特圖上也無法顯示情況下，造成停等衍生客戶承諾交期無法如期，且客製化特性無法複製原有專案模式，幾乎從頭進行。
使用製造業(yè)的專案進度管理工具進行管理後，突破了以往接單時的困境
1.關鍵路徑規(guī)劃
系統(tǒng)自動生成甘特圖等相關圖表並自動追蹤分析，找出關鍵路徑，並自動串聯(lián)母子專案進度，確保各項子專案狀態(tài)都有各自的負責人進行管控，協(xié)助PM快速掌握整體專案狀態(tài)。
2.專案進度預警
所有進度流程透過系統(tǒng)判斷，自動偵測異常狀態(tài)並推送任務與建議執(zhí)行方式，讓負責人能快速決策，確保專案流程不中斷，降低停等損失。
啟銘在導入專案管理工具後，於專案進度的掌握大幅提升，整體專案如期率增幅25%，提升訂單如期出貨，任務進度準時率增幅54%。接單目標從2.6億到3.2億，每年出貨機臺從100臺上升到130臺。專案進度管理的效益提升，讓啟銘對接單準時出貨更有信心。
延伸閱讀：啟銘機械3大關鍵提升專案進度管理 扭轉有單出不了的窘境
結論
在現(xiàn)有的專案執(zhí)行上，甘特圖已經是專案作業(yè)中的必要圖表，但現(xiàn)今局勢變動下，即便專案成立也有隨時變動的風險，如何讓資訊即時流通，高效省時省力的執(zhí)行並管理各種專案，不論是一般企業(yè)或製造業(yè)者都需了解的重點，也是讓企業(yè)競爭能力更上一層樓的關鍵。
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我是用戶 
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