怎麼挑專案管理工具？專案管理工具如何幫助製造業(yè)？ | 鼎新電腦

文：吳欣珊

專案管理工具 專案管理軟體 專案管理軟體推薦

市面上有許多應(yīng)用於專案管理的工具或軟體，但功能大多類近，且現(xiàn)有的專案管理工具多以企業(yè)內(nèi)部跨單位專案執(zhí)行為主力，少有連帶製造現(xiàn)場(chǎng)的作業(yè)需求而生的專案進(jìn)度管理工具，該如何應(yīng)對(duì)公司現(xiàn)有需求挑選專案管理工具，是之後製造業(yè)在處理大大小小與設(shè)計(jì)部門的專案合作上需要思考的問(wèn)題。

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目錄(點(diǎn)擊可直達(dá)段落)

• 挑選專案管理工具的3要點(diǎn)須知

• 專案管理工具的常見(jiàn)功能

• 市面常見(jiàn)專案進(jìn)度管理工具介紹

• 專案管理工具可以為製造業(yè)解決的3個(gè)問(wèn)題

• 製造業(yè)的專案管理工具有什麼優(yōu)勢(shì)？

• 結(jié)論

挑選專案管理工具的3要點(diǎn)須知

由於專案類型範(fàn)疇可大可小，挑選專案軟體進(jìn)行管理也須因應(yīng)公司營(yíng)運(yùn)實(shí)際情況、企業(yè)文化、團(tuán)隊(duì)習(xí)慣等多重因素而定，故在專案管理工具能協(xié)助公司內(nèi)部的專案進(jìn)度追蹤前，需要了解三個(gè)要點(diǎn)，對(duì)應(yīng)公司狀況近再行挑選專案管理軟體：

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預(yù)算大小與範(fàn)疇規(guī)模

企業(yè)大小規(guī)模不一，大規(guī)模組織與小規(guī)模團(tuán)隊(duì)所擁有的資源也有差距，在組織規(guī)模越龐大，架構(gòu)體系繁雜，需求的軟體功能就越多，適合的是一套完整功能的專案管理工具；小企業(yè)團(tuán)隊(duì)在前期預(yù)算有限的狀況下，則以最需要的進(jìn)度管理功能為主，未來(lái)需要再行加購(gòu)不同功能。

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審核嚴(yán)謹(jǐn)與彈性變動(dòng)

對(duì)於大企業(yè)來(lái)說(shuō)，由於部門眾多，決策在專案內(nèi)會(huì)持續(xù)增加，若須主管機(jī)關(guān)或客戶稽核，則須設(shè)下審核限制，有階級(jí)的專案權(quán)限分配與審核關(guān)卡需求的專案管理工具，是制式化管理流程的大企業(yè)所需要的；小型組織或新創(chuàng)團(tuán)隊(duì)多數(shù)都以扁平組織運(yùn)作，因此需要的是高度彈性需求，例如權(quán)限開(kāi)放與編輯彈性等，確保專案執(zhí)行中資訊流暢無(wú)礙，便於追蹤專案與子項(xiàng)目進(jìn)度。

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整合多種軟體與資訊流通

以往多數(shù)企業(yè)或製造業(yè)都使用EXCEL進(jìn)行專案進(jìn)度管理，含括甘特圖繪製、PERT圖顯示作業(yè)流程、任務(wù)進(jìn)度條列，聯(lián)絡(luò)單位資料整理等不同作業(yè)需求，但多半都使用不同作業(yè)軟體執(zhí)行，容易降低作業(yè)效率；在資料傳送到各單位後，也因後續(xù)資訊流通不同步而造成溝通落差，不即時(shí)的溝通也容易造成專案進(jìn)度落後。大小企業(yè)的專案強(qiáng)度需求不一，如何挑選有效整合管理且即時(shí)的專案管理工具，是企業(yè)與製造產(chǎn)業(yè)都需思考的關(guān)鍵。

但要了解自家企業(yè)的特性、專案內(nèi)容、實(shí)際目標(biāo)，挑選適宜工具才能事半功倍。

延伸閱讀：如何加強(qiáng)專案管理？了解管理關(guān)鍵3大指標(biāo)

專案管理工具的常見(jiàn)功能

由於專案管理工具是整合以往在專案執(zhí)行中，所分散於不同軟體的工作內(nèi)容，包含聯(lián)絡(luò)溝通、進(jìn)度執(zhí)行、作業(yè)紀(jì)錄等，這些功能整合後協(xié)助專案進(jìn)度管理並完成目標(biāo)，以下8項(xiàng)功能是現(xiàn)有專案管理工具所常見(jiàn)的服務(wù)項(xiàng)目：

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跨裝置運(yùn)用

現(xiàn)有的作業(yè)系統(tǒng)都能於多裝置中呈現(xiàn)，網(wǎng)頁(yè)、電腦或行動(dòng)版應(yīng)用程式都能顯示，不論是辦公作業(yè)或現(xiàn)場(chǎng)製造都能檢視，以便專案執(zhí)行中能隨時(shí)機(jī)動(dòng)處理，即時(shí)反應(yīng)等。

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檢視任務(wù)管理系統(tǒng)

各單位在協(xié)作專案使用時(shí)最大困擾是任務(wù)進(jìn)度各自管控，任務(wù)進(jìn)度資訊不流通，也會(huì)因此降低專案計(jì)劃進(jìn)度，當(dāng)各單位的執(zhí)行進(jìn)度集中管理並能隨時(shí)視察所有任務(wù)，確保進(jìn)度沒(méi)有遺漏，也可省去多方溝通時(shí)間。

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整合試算表格

不管在成本或是執(zhí)行成效等數(shù)據(jù)呈現(xiàn)都需要試算表格執(zhí)行，但多單位的數(shù)據(jù)該如何統(tǒng)整進(jìn)行管理也是一大問(wèn)題，在同一個(gè)軟體內(nèi)建構(gòu)表單並填寫，提升數(shù)據(jù)透明度，也方便由軟體整合計(jì)算，確保成本控制等數(shù)據(jù)狀況。

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跨帳戶的工作行事曆

專案團(tuán)隊(duì)由於成員眾多，在行事曆安排上以往都是以個(gè)人為單位自行建立，但行事曆流程作業(yè)不透明，需核對(duì)甘特圖一個(gè)個(gè)確認(rèn)成員的安排進(jìn)度為何，耗時(shí)且效率不高，以個(gè)人為單位整合在專案管理軟體的工作行事曆上，可有效檢核專案進(jìn)度與個(gè)人進(jìn)度狀況是否相符，以便進(jìn)行檢討與計(jì)劃調(diào)整。

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甘特圖表

在進(jìn)度追蹤常見(jiàn)的圖表，不論是整體專案進(jìn)度或子項(xiàng)目的進(jìn)度規(guī)劃都以甘特圖表顯示作業(yè)狀態(tài)，但跨單位執(zhí)行的子項(xiàng)目圖表為各單位獨(dú)立作業(yè)，資料往復(fù)確認(rèn)也耗時(shí)耗力，藉由同一專案進(jìn)度管理工具進(jìn)行各甘特圖的建立，作業(yè)執(zhí)行與修正都能一目瞭然。

?延伸閱讀：甘特圖是什麼？甘特圖組成、用途、優(yōu)劣完整介紹

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Saas解決方案

這是現(xiàn)今許多軟體作業(yè)模式，訂閱制隨選隨用，且因系統(tǒng)建構(gòu)於雲(yún)端，相對(duì)消耗公司財(cái)力與物力較少，以月為單位選購(gòu)對(duì)應(yīng)所需團(tuán)隊(duì)規(guī)模的方案，是專案進(jìn)度管理軟體彈性應(yīng)用於各規(guī)模與各類型企業(yè)的重點(diǎn)。

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多種工具偕同管理應(yīng)用

在以往的專案開(kāi)展時(shí)，須常態(tài)在多種工具如郵件、試算表、日曆、硬碟與即時(shí)通訊間不斷切換作業(yè)紀(jì)錄並確認(rèn)，手續(xù)繁雜，資訊不夠即時(shí)也容易造成傳達(dá)錯(cuò)誤，作業(yè)進(jìn)度也會(huì)因此拖延。當(dāng)所有工具整合在一個(gè)軟體內(nèi)即可查看全部?jī)?nèi)容，方便所有專案人員進(jìn)行檢核與管理，降低紀(jì)錄出錯(cuò)頻率，提高專案進(jìn)度效率。

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雲(yún)端系統(tǒng)連結(jié)

提供足夠空間的雲(yún)端硬碟，即便專案範(fàn)疇較大也能協(xié)助多種檔案儲(chǔ)存，也是現(xiàn)有許多公司選擇雲(yún)端伺服的原因：不佔(zhàn)實(shí)體伺服器空間，也同時(shí)省下技術(shù)維護(hù)成本。

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由於專案管理本身需要多種工具的整合，才能有效處理專案後續(xù)進(jìn)度的追蹤和執(zhí)行，而專案管理工具應(yīng)具備的，包含即時(shí)性、溝通性、多子母專案的連結(jié)性等，都是專案軟體工具需要能在同時(shí)間處理的重點(diǎn)項(xiàng)目。

延伸閱讀：滿足單一或多種專案的進(jìn)度管理軟體

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市面常見(jiàn)專案管理工具介紹

市面上有許多專案進(jìn)度管理工具可供公司選擇，但規(guī)格與功能都有差異，也有各式專注部分功能如甘特圖或任務(wù)進(jìn)度管理的專案管理工具，這邊主要介紹的專案管理工具為全球性，且推出多項(xiàng)方案運(yùn)用於大小企業(yè)的Asana與wrike。

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Asana

Asana最重要的特性是各式數(shù)據(jù)與子項(xiàng)目流程圖表化，介面設(shè)計(jì)能手動(dòng)拖曳任務(wù)並創(chuàng)建內(nèi)容，或?qū)氍F(xiàn)有CSV格式建立專案，除了便於管理專案任務(wù)與改變進(jìn)度外，也可用於記錄不同文件並作為專案日誌使用，可隨時(shí)回朔查看舊任務(wù)。也提供工作負(fù)載視覺(jué)圖，讓專案負(fù)責(zé)人隨時(shí)調(diào)控分配工作量，平衡團(tuán)隊(duì)工作量。自訂模式的自由度較高，也能進(jìn)行視覺(jué)圖表顯示，適合運(yùn)用於中小企業(yè)體，除了介面與功能可彈性調(diào)整，也同步提供不同企業(yè)體系與彈性收費(fèi)的方案供選擇。

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wrike

2006年成立，與Asana較為不同的是商業(yè)方案提供的功能，有提供大型企業(yè)所需的雙重驗(yàn)證、密碼政策、存取權(quán)角色設(shè)定、管理員權(quán)限與稽核報(bào)告等階級(jí)式呈報(bào)，也可自訂訪客類型與準(zhǔn)許功能等，適合用於組織多的大型公司，但相較Asana功能較繁雜，費(fèi)用收取模式與專案管理軟體使用調(diào)整的彈性較低。

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雖然功能規(guī)模龐大，但現(xiàn)有的專案進(jìn)度管理工具多數(shù)應(yīng)用及整合於公司管理階層，也就是作用在公司內(nèi)部的專案管理，但現(xiàn)在少量多樣的接單製造形式，讓製造產(chǎn)業(yè)也需要使用專案管理工具進(jìn)行專案進(jìn)度追蹤，卻有現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)用此類工具卻仍舊無(wú)法處理的問(wèn)題。

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專案管理工具可以為製造業(yè)解決的3個(gè)問(wèn)題

製造產(chǎn)業(yè)的專案管理，橫跨公司組織與製造生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)兩個(gè)區(qū)域的協(xié)同作業(yè)，其溝通作業(yè)與協(xié)作流程比起一般專案管理有更多的進(jìn)度變因，製造產(chǎn)業(yè)的專案管理工具，除了上述所介紹的服務(wù)項(xiàng)目外，還需另外增加與客戶端的協(xié)調(diào)溝通與製造現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)度管理並統(tǒng)整，才能實(shí)際為製造產(chǎn)業(yè)帶來(lái)管理上的助益。

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研發(fā)部門與製造現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)商溝通與整合

製造業(yè)如需進(jìn)行專案進(jìn)度管理，多數(shù)都用於新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)作業(yè)管控，如設(shè)備開(kāi)發(fā)這類與客戶需求高度連動(dòng)的產(chǎn)品訂製生產(chǎn)，但以往都是研發(fā)部門與客戶協(xié)調(diào)後不斷修改設(shè)計(jì)，但後端製造部門等待確認(rèn)耗時(shí)，或是相關(guān)修改指令來(lái)不及傳達(dá)，導(dǎo)致生產(chǎn)出非需求設(shè)備，造成成本損失。專案管理工具除了剛開(kāi)始的任務(wù)排程進(jìn)度管理外，重點(diǎn)在於客製化設(shè)計(jì)修正後的更新，藉由軟體同步且有效傳達(dá)到製造現(xiàn)場(chǎng)，讓資訊即時(shí)流通，隨時(shí)因應(yīng)設(shè)計(jì)變動(dòng)生產(chǎn)採(cǎi)購(gòu)、製造流程與預(yù)算控制等作業(yè)。

掌握產(chǎn)線單一設(shè)備、整條產(chǎn)線的機(jī)臺(tái)輸出狀態(tài)

製造業(yè)的專案由於最終目標(biāo)仍為是否準(zhǔn)時(shí)達(dá)交客戶訂單，製造時(shí)程的掌控，是專案進(jìn)度工具幫助管理的首要重點(diǎn)，追蹤產(chǎn)線的產(chǎn)出狀況是最終產(chǎn)線能否穩(wěn)定生產(chǎn)的關(guān)鍵。由於設(shè)備製造在生產(chǎn)作業(yè)中的零件使用量大，製造步驟眾多，透明化管控單一機(jī)臺(tái)或整體製造作業(yè)流程，檢視生產(chǎn)環(huán)節(jié)，掌控整體進(jìn)度，進(jìn)行產(chǎn)線監(jiān)控，警示作業(yè)異常點(diǎn)，反饋?zhàn)鳂I(yè)進(jìn)度並給予處理建議。

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確保專案檢視風(fēng)險(xiǎn)與專案進(jìn)度異常的透明度

因製造業(yè)區(qū)分為研發(fā)設(shè)計(jì)與製造部門，專案管理工具的附加任務(wù)是提升專案進(jìn)度的透明度，這會(huì)影響兩個(gè)部門之間的專案計(jì)劃協(xié)作順暢，確認(rèn)設(shè)計(jì)作業(yè)的規(guī)格與製造需求擬定任務(wù)與目標(biāo)，推動(dòng)任務(wù)路徑確認(rèn)執(zhí)行時(shí)程，後續(xù)進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度追蹤並監(jiān)控異常數(shù)值，反饋製造問(wèn)題點(diǎn)，讓研發(fā)部門根據(jù)問(wèn)題改善作業(yè)流程，控制並降低專案風(fēng)險(xiǎn)。

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製造業(yè)的專案管理工具有什麼優(yōu)勢(shì)？

裝備製造雲(yún)-專案進(jìn)度管理是鼎新專為機(jī)械設(shè)備製造商專屬的Saas訂閱軟體服務(wù)，作為製造業(yè)的專案管理工具，省去建置軟體的空間與維護(hù)成本，幫助製造業(yè)進(jìn)行專案研發(fā)與產(chǎn)能的整合專案運(yùn)作，使專案進(jìn)度管理協(xié)助設(shè)備製造業(yè)省時(shí)省力且準(zhǔn)確達(dá)交。下列4點(diǎn)是鼎新裝備製造雲(yún)-專案進(jìn)度管理能為機(jī)械設(shè)備製造業(yè)提供的功能：

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管控透明的智慧平臺(tái)

專案進(jìn)度管理的智慧平臺(tái)系統(tǒng)智能化、自動(dòng)化能協(xié)助各種任務(wù)智能派發(fā)與後續(xù)追蹤，進(jìn)行異常情況管理，並輔助圖示及數(shù)據(jù)呈現(xiàn)整體專案作業(yè)情形，設(shè)備製造業(yè)的設(shè)備規(guī)格與專案等經(jīng)驗(yàn)彙整至平臺(tái)，建立訂單可用知識(shí)資料庫(kù)，推算最佳專案路徑，實(shí)現(xiàn)專案進(jìn)度透明化、智慧化。

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專案流程自動(dòng)預(yù)警與建議

設(shè)備客製化程度高，任務(wù)繁雜，且使用零件多，物料週期也長(zhǎng)，專案管理工具協(xié)助釐清任務(wù)順序，即使遇上設(shè)變頻繁，即時(shí)更新於生產(chǎn)任務(wù)系統(tǒng)，協(xié)助物料與管理人員控管時(shí)程，追蹤進(jìn)度，警示關(guān)鍵問(wèn)題環(huán)節(jié)，找出作業(yè)癥結(jié)點(diǎn)。專案計(jì)算模型協(xié)助統(tǒng)計(jì)關(guān)鍵路徑下的任務(wù)進(jìn)度，追蹤預(yù)警提醒專案負(fù)責(zé)人並提供專案建議措施；非關(guān)鍵路徑異常，系統(tǒng)則提醒任務(wù)負(fù)責(zé)人於限定時(shí)間內(nèi)處理，避免生成關(guān)鍵路徑節(jié)點(diǎn)，拖累訂單交付週期。

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掌控製造業(yè)客製化的三大效益

整體流程進(jìn)度追蹤

提供經(jīng)營(yíng)層與管理層視角觀看整體專案進(jìn)度狀態(tài)，即時(shí)掌控專案進(jìn)度，追蹤出貨時(shí)程，控制生產(chǎn)狀態(tài)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)異常。

進(jìn)度環(huán)節(jié)掌控

生產(chǎn)作業(yè)流程透明，掌握專案進(jìn)度關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，即時(shí)發(fā)現(xiàn)線上作業(yè)異常，避免造成時(shí)間與物料損失，錯(cuò)誤作業(yè)的損耗。

跨部門協(xié)作

跨部門即時(shí)溝通，發(fā)揮跨單位溝通同步率，不造成資訊傳遞障礙，提高訊息正確性與時(shí)效性。

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PDCA循環(huán)的專案管理協(xié)助

藉由PDCA循環(huán)，提升專案作業(yè)執(zhí)行力，依循專案計(jì)劃目標(biāo)建立相關(guān)子路徑並執(zhí)行作業(yè)，反饋專案進(jìn)度，協(xié)助提升專案除錯(cuò)能力．系統(tǒng)協(xié)助專案追蹤預(yù)警，並提供異常發(fā)生處理建議，透明化路徑使專案進(jìn)度透明，可使用不同維度觀測(cè)整體專案綜和績(jī)效，優(yōu)化專案檢討能力。

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鼎新秉持著未來(lái)的數(shù)智化趨勢(shì)，藉由數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)企業(yè)跳躍性成長(zhǎng)。電腦輔助決策協(xié)助企業(yè)營(yíng)運(yùn)，企業(yè)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)累積導(dǎo)入，透過(guò)每次專案運(yùn)作優(yōu)化，形成企業(yè)專案專屬模板，可於後續(xù)開(kāi)啟新專案時(shí)一鍵導(dǎo)入，快速產(chǎn)出專案計(jì)劃，讓專案進(jìn)度管理協(xié)助製造產(chǎn)業(yè)建立溝通機(jī)制平臺(tái)，使專案資訊即時(shí)傳達(dá)，協(xié)助企業(yè)未來(lái)數(shù)智經(jīng)營(yíng)。

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延伸閱讀：多種工具整合的Saas專案進(jìn)度管理

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結(jié)論

科技持續(xù)進(jìn)步，數(shù)位化未來(lái)是不論個(gè)人到企業(yè)都不斷進(jìn)行的轉(zhuǎn)變，專案管理工具的應(yīng)用也不只用於企業(yè)內(nèi)部的專案執(zhí)行流程，製造產(chǎn)業(yè)面臨少量多樣的訂單趨勢(shì)與協(xié)作生態(tài)圈體系成長(zhǎng)下，使用專案管理工具協(xié)助跨部門運(yùn)作、追蹤產(chǎn)品設(shè)變，達(dá)到客戶所需，推動(dòng)企業(yè)成長(zhǎng)力道，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，數(shù)智未來(lái)將是未來(lái)企業(yè)的一大助力，也是未來(lái)企業(yè)的成長(zhǎng)趨勢(shì)。

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延伸閱讀：如何加強(qiáng)專案管理？了解管理關(guān)鍵3大指標(biāo)

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裝備製造雲(yún)-專案進(jìn)度管理

該如何挑選專案管理工具？

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