千里眼精密部件資訊不脫軌 打造企業(yè)資訊化零件王國(guó)

提升工作效率，降低管理成本

文：林嘉祺

千里眼精密部件

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-23 14:39:00

企業(yè)流程管理

????????千里眼精密部件股份有限公司創(chuàng)立1983年，主要產(chǎn)品為精密螺絲，通訊設(shè)備元件，光學(xué)接頭電子元件，汽車零件，3C電子產(chǎn)品元件…等。拜網(wǎng)路所賜，現(xiàn)為全球採(cǎi)購(gòu)模式，採(cǎi)購(gòu)人員採(cǎi)丟單方式再回收作業(yè)，臺(tái)灣地屬偏遠(yuǎn)直接聯(lián)絡(luò)專業(yè)開(kāi)發(fā)和採(cǎi)購(gòu)人員不易；內(nèi)銷因此佔(zhàn)有地域優(yōu)勢(shì)，銷售比率較歐美市場(chǎng)為高。目前主要客戶為導(dǎo)航龍頭GRMMIN，其次為其他電子、腳踏車、汽車、醫(yī)療業(yè)者。

　　所謂工欲善其事，必先利其器。管理初期皆為紙本化、簽核流程無(wú)標(biāo)準(zhǔn)化，常造成資訊傳遞上有嚴(yán)重?cái)鄬?，因此本次資訊系統(tǒng)導(dǎo)入專案負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部經(jīng)理?xiàng)罴兞?以下簡(jiǎn)稱 楊經(jīng)理)評(píng)估後，於2003年導(dǎo)入鼎新ERP系統(tǒng)，目的為整合ERP單據(jù)及人事考勤HR表單，建構(gòu)出企業(yè)日常業(yè)務(wù)流程管理的電子簽核及辦公平臺(tái)，進(jìn)而使資料無(wú)縫接軌，加速各部門資訊傳遞，有效提升企業(yè)管理水平。

放眼未來(lái) E化挑戰(zhàn)

　　透過(guò)EasyFlow導(dǎo)入，協(xié)助千里眼改善目前企業(yè)面臨關(guān)鍵問(wèn)題外，也讓企業(yè)感受在導(dǎo)入系統(tǒng)後效益，分別以內(nèi)外部整理說(shuō)明。

透過(guò)系統(tǒng)規(guī)範(fàn)制度 避免與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)

　　在資訊化過(guò)程中，由各單位主管親自參與每階段的輔導(dǎo)，各單位主管明確提出從使用者系統(tǒng)操作到高階管理者管理應(yīng)用，與過(guò)往操作模式不同的看法，因此系統(tǒng)導(dǎo)入過(guò)程中，難免會(huì)有不適應(yīng)和疑慮。但經(jīng)各單位主管擔(dān)任系統(tǒng)與使用者間磨合討論，並適時(shí)與顧問(wèn)溝通找出最適方案改善企業(yè)營(yíng)運(yùn)模式。

　　在千里眼管理機(jī)制上透過(guò)系統(tǒng)建置內(nèi)部有效管理方法。依循公司原先既有的辦法規(guī)章，應(yīng)用在系統(tǒng)上。並將相關(guān)表單正規(guī)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化，讓同仁們不需複雜操作，便可輕鬆上手，進(jìn)行資訊化管理。表單管理如下：

• 品保：報(bào)廢申請(qǐng)單、矯正預(yù)防措施單

• 生管：請(qǐng)購(gòu)單、器具維修報(bào)廢申請(qǐng)單、機(jī)器設(shè)備保養(yǎng)記錄單

• 業(yè)務(wù)：顧客提供財(cái)產(chǎn)記錄單、客戶需求表

• 開(kāi)發(fā)：新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)可行性評(píng)估

• 財(cái)務(wù)：外訓(xùn)申請(qǐng)單、課後滿意度調(diào)查與心戒菸期滿證明申請(qǐng)表、外訓(xùn)申請(qǐng)單、課後滿意度調(diào)查與心得報(bào)告表&教育訓(xùn)練訓(xùn)後績(jī)效追蹤表、推薦獎(jiǎng)金申請(qǐng)表

• 人事：補(bǔ)刷卡申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)、加班調(diào)休申請(qǐng)、銷假申請(qǐng)、加班計(jì)劃申請(qǐng)(多時(shí)段多人)、出差登記

提升工作效率，降低管理成本

　　EasyFlow系統(tǒng)上線3個(gè)月，透過(guò)此次訪談，了解系統(tǒng)導(dǎo)入對(duì)各部門帶來(lái)的正面效益：財(cái)務(wù)部楊經(jīng)理說(shuō)：「EasyFlow表單加速資訊傳遞，不會(huì)因人員跑單造成面對(duì)面溝通狀況，也減少串門子機(jī)會(huì)，工作效率相對(duì)提升」。

　　財(cái)務(wù)部人事林家妍說(shuō)：「原先請(qǐng)假卡都需匯整後，在依各部門分類，送到各單位歸檔，原先每天要花2小時(shí)，現(xiàn)在都不用再處理這些事項(xiàng)」。

　　品保部李儀隆經(jīng)理說(shuō)：「每位業(yè)務(wù)撘配一位品保，遇到出貨旺季可即時(shí)掌握品保人員出勤狀況」。

　　生管部蕭淑杏課長(zhǎng)說(shuō)：「器具維修費(fèi)用已往都是頭腦在記花多少錢，但是若有人員接手無(wú)法掌握廠商報(bào)價(jià)行情，可能會(huì)造成公司費(fèi)用提升?，F(xiàn)在有系統(tǒng)就可以即時(shí)查詢維修歷程了」。

　　業(yè)務(wù)部許琬茵說(shuō)：「透過(guò)客戶需求表，業(yè)務(wù)與包裝單位有效傳遞客戶包裝要求，不會(huì)漏寄文件，提升客戶滿意度」。

檢視問(wèn)題瓶頸，優(yōu)化內(nèi)部流程

　　千里眼目前已完成部分表單上線，電腦化已正式起步，後續(xù)將繼續(xù)規(guī)劃其他進(jìn)階表單。鼎新顧問(wèn)也建議進(jìn)行第二階段的表單深化應(yīng)用，開(kāi)發(fā)更多產(chǎn)業(yè)表單進(jìn)行管理及分析，提供內(nèi)部有效數(shù)據(jù)庫(kù)，讓管理者能夠依據(jù)資料進(jìn)行內(nèi)部流程優(yōu)化或進(jìn)行最佳決策，找出管理瓶頸、調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程。千里眼已從手動(dòng)管理邁入e化管理，幫助同仁更省力、更有效率的作業(yè)，同時(shí)強(qiáng)化了內(nèi)稽內(nèi)控，邁入企業(yè)新的里程碑。

▲感謝千里眼精密部件有限公司專案負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 楊純陵(左二)、人事 林家妍(右二) 接受鼎新專訪。
鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪 經(jīng)理(右一)、EF顧問(wèn)林嘉祺(左一)。?

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