寶璣整合系統(tǒng)資訊流 提高管理效益

邁向自有品牌，拓展市場

文：陳維菁

寶璣系統(tǒng)

發(fā)布時間： 2018-11-01 18:12:00

進銷存管理 財務會計管理 生產(chǎn)製造管理

? ? ? ?寶璣系統(tǒng)公司主要從事電子級氣體相關設備、儀器、材料的銷售，與維護除係各類氣體相關的純化器設備、不純物分析儀器、管、閥件等相關應用產(chǎn)品之代理商及售後的技術服務中心，所代理產(chǎn)品項目均為歐、美等先進國家製造，這些製造商規(guī)模多為在各屬地國之上市公司，並在全球均為強勢品牌產(chǎn)品。並以AccuDEVICE為自有品牌，我們希望寶璣不只是代理商，能夠提供更多更貼近顧客需求的產(chǎn)品或是輔助裝置的開發(fā)設計。

　　成立後最重要的發(fā)展方向，以設計更貼近顧客需求的氣體工業(yè)相關設備的研發(fā)、設計、整合與製造。寶璣團隊成員希望寶璣不只是僅提供銷售和售後服務的代理商，我們盼望藉代理事業(yè)的經(jīng)驗，提供更多更貼近顧客需求的產(chǎn)品以及輔助裝置的開發(fā)設計的寶貴價值，以巨匠工藝成就最挑戰(zhàn)的需求。

深入了解客戶需求，對癥下藥

　　ERP：由於舊系統(tǒng)為買賣業(yè)模式，只能計算產(chǎn)品的材料成本，皆無Bom、製造費用、人工成本等概念；且因?qū)毉^系統(tǒng)有部份工程產(chǎn)業(yè)的特性，導致財務在計算成本上，更加困難，無法完整計算出實際的成本結構。

　　EF：考量到寶璣系統(tǒng)據(jù)點分布於新竹、臺中等據(jù)點以及主管時常進行海外出差，會有跨時間、空間區(qū)域聯(lián)繫及單據(jù)審核決策相關問題衍生，例如:傳真成本提升、表單追蹤不易、表單掉單、簽核時效過長之人工成本過高等問題產(chǎn)生。

　　HRM：現(xiàn)行寶璣系統(tǒng)舊有系統(tǒng)雖然支援HRM但從未使用過，加上因為產(chǎn)業(yè)特性，工程師長時間於外點服務，公司無法有效且即時收集工程師的工作時數(shù)進行績效考核等管理議題。

　　CRM：寶璣系統(tǒng)曾經(jīng)不斷試用免費CRM系統(tǒng)或是自行撰寫系統(tǒng)等方式進行專案問題分析、紀錄，但是每換一套系統(tǒng)，以前的資料無法保存或是轉移。

期望異質(zhì)系統(tǒng)整合，並提供整合一體性服務

　　企業(yè)在營運過程中，對於資訊系統(tǒng)的依賴不間斷，在這瞬息萬變產(chǎn)業(yè)裡，資訊的正確性是相當重要的，然而要輸入大量資料又需確保資料正確，是相當耗時又費工。

　　每單一系統(tǒng)雖然都可以順暢獨立運作，但是彼此之間卻無法進行資料交換與查詢，這樣一來造成重工作業(yè)降低效率。寶璣系統(tǒng)最終透過鼎新客戶的介紹，決定直接導入鼎新系統(tǒng)，將公司內(nèi)部程式進行全面性整合，並希望本次轉換系統(tǒng)的機會，將流程重新進行梳理。期望透過Easy flow 系統(tǒng)縮減無形成本；透過HRM系統(tǒng)協(xié)助人資收集工程師的有效工時，進行績效考核；透過CRM進行顧客關係管理，有效紀錄專案，進行經(jīng)驗累積。最終，期望透過ERP精算成本，期待系統(tǒng)落實後，?能帶給管理者一個正確且全面性的資訊。

鼎新的專業(yè)，寶璣系統(tǒng)的用心

　　在系統(tǒng)導入期間，每一輔導程序，每一個步驟都是成功重要關鍵。因此顧問在每一個輔導過程中，都會規(guī)範各相關單位所須完成之作業(yè)，並請負責人追蹤且落實相關進度。

　　專案管理是力求每個專案與產(chǎn)品的流程，都必須能與其他流程相連結，助力彼此間協(xié)調(diào)的一種整合式任務，成功的專案管理包括主動管理這些互動關係，來確保整個專案能如期完成。因此，從基本資料蒐集、編碼原則/BOM架階討論及定義、系統(tǒng)教育訓練、標準流程討論擬定、上機模擬到期初開帳上線，一連串的工作時程必須有效掌控，如何確保人員在整個專案進行中落實各項作業(yè)，是成功導入系統(tǒng)的關鍵。

　　顧問於系統(tǒng)導入與專案PM進行有效溝通，達成共識。PM於導入過程中，以身做則，親自與KEY MAN、KEY USER 一同學習，了解公司內(nèi)部現(xiàn)況，並藉由部門與部門的溝通，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有SOP的缺失，適時向顧問反應，協(xié)同顧問討論問題，改善現(xiàn)行流程，而寶璣系統(tǒng)配合鼎新提供的服務資源，落實內(nèi)部教育訓練計畫，也大幅節(jié)省專案導入成本，如此密切的配合，達成系統(tǒng)使用品質(zhì)良好、降低導入成本、專案準時上線三大目標。

ERP導正人員流程觀念，真實反映成本結構

　　導入ERP系統(tǒng)後，透過生產(chǎn)單位正確的開立工單，記錄領料，記錄工時到工單結案到成本結算，歷經(jīng)半年的系統(tǒng)導入以及三個月的成本結算，逐步地排除所有問題，到逐月的結轉出合理真實的成本數(shù)字，如今，寶璣系統(tǒng)不僅帳結時間縮短為5天之內(nèi)，成本計算更為透徹與精準，堪稱使用系統(tǒng)後最大的收穫！

EasyFlow落實管理制度，縮減無形成本

　　寶璣系統(tǒng)因為導入鼎新Easy flow 系統(tǒng)，將95%以上的紙本表單設計上線簽核，節(jié)省了很多紙張上的支出；以及很多因為傳遞文件所需要的繁複流程與時間。更值得一提的是主管可以隨時隨地透過電子裝置上線簽核表單，不需受到任何區(qū)域以及時差的限制。

CRM完整紀錄維修資訊，回饋業(yè)務精準報價

CRM系統(tǒng)詳實的記錄了各個專案工時成本以及維修紀錄；在與客戶的討論與執(zhí)行報價作業(yè)上，提供了更加清楚與具有價值的數(shù)字，回饋與業(yè)務同仁及維修部門主管

。

跨部門跨功能的全面整合，提高公司整體效益

　　寶璣系統(tǒng)逐漸擴大公司規(guī)模，公司內(nèi)部流程整合為不可或缺的議題，藉由此次ERP與ERPII的全面性整合，讓公司逐步檢視內(nèi)部流程的問題，逐一改善，不僅節(jié)省資料重複輸入的時間浪費，更提高公司整體營運的效率與效益，未來鼎新也會給予寶璣系統(tǒng)支援與協(xié)助，並期望鼎新能夠成為寶璣系統(tǒng)在資訊策略上的好伙伴，共創(chuàng)卓越非凡的成就。

▲寶璣系統(tǒng)團隊與鼎新電腦團隊。

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