以流程導(dǎo)向串聯(lián)表單整合，大幅提升簽核時(shí)效，節(jié)省成本

文：佘怡旻

臺(tái)灣山葉電裝

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-29 17:12:00

　　臺(tái)灣山葉電裝工業(yè)股份有限公司，為山葉發(fā)動(dòng)機(jī)株式會(huì)社與YAMAHA MOTOR ELECTRONICS共同投資，專業(yè)生產(chǎn)機(jī)車電裝品的公司。在生產(chǎn)製造上，因追求品質(zhì)、技術(shù)之研發(fā)革新，並通過(guò)ISO 9002認(rèn)證、ISO 14001認(rèn)證、ISO 9001認(rèn)證，及QS9000之認(rèn)證產(chǎn)品設(shè)計(jì)，除導(dǎo)入母廠之設(shè)計(jì)管理之外，並積極配合政府環(huán)境改善綠色設(shè)計(jì)之要求，追求環(huán)境負(fù)荷的極小化，規(guī)劃能源資源的節(jié)約與滅廢措施之綠化設(shè)計(jì)製程，提供符合廠商需求之產(chǎn)品，以提高商品內(nèi)外銷之競(jìng)爭(zhēng)力。

　　秉持產(chǎn)品品質(zhì)是設(shè)計(jì)出來(lái)的，日本YAMAHA總公司每年都會(huì)推出新的機(jī)種，因此除了以創(chuàng)新的觀念開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品以外，臺(tái)灣山葉電裝以產(chǎn)品品質(zhì)為首要目標(biāo)，以求達(dá)到穩(wěn)定的生產(chǎn)品質(zhì)，並持續(xù)研發(fā)新技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)自動(dòng)化設(shè)備，提升能率。臺(tái)灣山葉電裝生產(chǎn)有75%都是給臺(tái)灣YAMAHA相關(guān)企業(yè)公司，其餘25%外銷至東南亞YAMAHA相關(guān)企業(yè)，以世界級(jí)的品質(zhì)水準(zhǔn)，來(lái)滿足客戶品質(zhì)期望，為佈局亞洲及世界市場(chǎng)，成為臺(tái)灣機(jī)車電裝品業(yè)領(lǐng)先之指標(biāo)與模範(fàn)。

▲山葉電裝以優(yōu)良品質(zhì)、誠(chéng)信態(tài)度、專業(yè)服務(wù)為經(jīng)營(yíng)理念，在業(yè)界中建立優(yōu)良口碑。
上圖左起臺(tái)灣山葉電裝工業(yè)股份有限公司管理部徐光勇主任、游玉秀經(jīng)理、
鼎新電腦北區(qū)整合輔導(dǎo)顧問(wèn)事業(yè)部 EasyFlow GP諮詢部陳珮琪顧問(wèn)、山葉電裝張大偉。

▲資訊來(lái)源：山葉電裝提供。鼎新電腦整理，製表：佘怡旻。

提升公司業(yè)務(wù)效率，系統(tǒng)評(píng)估首重後續(xù)維護(hù)服務(wù)

　　臺(tái)灣山葉電裝一直以來(lái)都是使用紙本作業(yè)來(lái)做紀(jì)錄與歸檔，然而現(xiàn)在大多數(shù)的企業(yè)都已經(jīng)漸漸運(yùn)用電子化來(lái)管理檔案，除了節(jié)省成本費(fèi)用之外，也是希望能夠提升營(yíng)運(yùn)效能。當(dāng)然山葉電裝也是如此，接受專訪的管理部游玉秀經(jīng)理在一開(kāi)始就跟我們分享：「我想每家公司都差不多有這樣一個(gè)想法，就是如何讓你的業(yè)務(wù)更有效率化！今天已經(jīng)很有效率，明天你還要去想，我們每年都有計(jì)畫(huà)要去提案來(lái)提升公司整體效率。透過(guò)讓大家腦力激盪，先有這樣的想法，最後再由IT去分析現(xiàn)在市面上有哪些系統(tǒng)是符合的。我們想IT這方面什麼效率能夠獲得最快速地提升，就是簽核！」

　　起初在評(píng)估系統(tǒng)廠商時(shí)，山葉電裝資訊人員張大偉說(shuō)：「我們最在乎的不是價(jià)錢(qián)是否為最便宜，而是五年、十年之後還能提供維護(hù)的服務(wù)，這才是最重要的！後續(xù)維護(hù)服務(wù)是主要考量，鼎新這方面滿穩(wěn)健地，所以我們選擇鼎新?！挂虼?，為提升內(nèi)部流程效率與紙張成本降低，山葉電裝選購(gòu)了鼎新Portal(EIP)與EasyFlow GP系統(tǒng)。初期先把Portal建置起來(lái)，之後接續(xù)導(dǎo)入EasyFlow GP，主要目的就是要把社內(nèi)紙張化流程做成電子表單化。

首先投入費(fèi)用與跨部門(mén)表單開(kāi)發(fā)，以流程導(dǎo)向開(kāi)發(fā)表單

　　山葉電裝導(dǎo)入的電子表單多以與費(fèi)用相關(guān)之跨部門(mén)流程需求，管理部徐光勇主任表示：「我們剛開(kāi)始是做內(nèi)部請(qǐng)購(gòu)流程，就是當(dāng)你有需求提出來(lái)，然後你發(fā)訂單，最後結(jié)案驗(yàn)收這一塊。這個(gè)表單就是處理購(gòu)買(mǎi)間接材的東西?！沽硗庀袷墙逃?xùn)練、福利金、交際費(fèi)、國(guó)外出差費(fèi)用報(bào)支等，跟費(fèi)用有關(guān)的部分，徐主任再補(bǔ)充：「以前在寫(xiě)紙張請(qǐng)購(gòu)單的時(shí)候，流程沒(méi)有這麼嚴(yán)謹(jǐn)，現(xiàn)在透過(guò)系統(tǒng)多了很多勾稽控卡，管理上本來(lái)就需要落實(shí)的地方，透過(guò)電子化落實(shí)了?！挂郧罢?qǐng)購(gòu)單只要填單就可以送出，現(xiàn)在多了要求寫(xiě)需求單給使用單位填寫(xiě)，要先提出需求才會(huì)跑流程，可以避免掉一些溝通上的誤會(huì)和權(quán)責(zé)的劃分。

　　也因此，山葉電裝特別開(kāi)發(fā)了一個(gè)特殊表單流程（如下流程示意），是將四張表單串在一起，從需求單提出需求開(kāi)始，接下來(lái)會(huì)到請(qǐng)購(gòu)，再來(lái)是報(bào)價(jià)(廠商訂購(gòu)單)，接著進(jìn)貨、驗(yàn)收，最後由財(cái)務(wù)單位進(jìn)行付款。

▲以流程導(dǎo)向?yàn)楦拍顏?lái)規(guī)劃的四張表單流程

　　一開(kāi)始討論架構(gòu)是以表單為架構(gòu)，以單子對(duì)單子來(lái)說(shuō)，只要負(fù)責(zé)填單，後來(lái)發(fā)現(xiàn)單子跟單子之間的串接不方便，會(huì)多一些載入的手續(xù)，然而EasyFlow GP是以流程為導(dǎo)向，從需求、請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)、驗(yàn)收、付款整個(gè)流程走完，把它串接起來(lái)變成流程導(dǎo)向的程序，也讓使用者較能接受。

透過(guò)限時(shí)報(bào)價(jià)單掌握客戶商機(jī)，責(zé)任明確透明化

　　除此之外，山葉電裝還有開(kāi)發(fā)限制時(shí)間的內(nèi)部報(bào)價(jià)單，提供給業(yè)務(wù)對(duì)客戶的報(bào)價(jià)資訊，徐主任說(shuō)明：「一個(gè)新機(jī)種下來(lái)，要報(bào)價(jià)給客戶，業(yè)務(wù)提出來(lái)，送到技術(shù)報(bào)價(jià)和採(cǎi)購(gòu)備料，由業(yè)務(wù)提出預(yù)計(jì)完成日，並在表單流程內(nèi)設(shè)定限制時(shí)間逾時(shí)，目前是設(shè)定96跟120小時(shí)。因?yàn)檫@個(gè)算是有時(shí)間上的壓力，業(yè)務(wù)這邊本來(lái)就是趕快要回覆給客戶，不然商機(jī)就會(huì)流失?！钩藱?quán)責(zé)清楚明確化之外，也能先在提供給客戶報(bào)價(jià)前，內(nèi)部先做成本估算，最後要匯總向主管報(bào)告。

　　徐主任接著說(shuō)：「我們還有做一張國(guó)外出差申請(qǐng)表跟結(jié)算表，他不單單是申請(qǐng)，重點(diǎn)是結(jié)算，因?yàn)榻Y(jié)算在上面有八國(guó)幣別(臺(tái)幣、印尼幣、越南盾、日幣、人民幣、泰銖、美金、港幣)，每個(gè)幣別在結(jié)算時(shí)，都要帶出換算成臺(tái)幣，費(fèi)用項(xiàng)目也依不同項(xiàng)目做大項(xiàng)的分類(交際費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)等)。」對(duì)於出差的同仁在申請(qǐng)費(fèi)用上與財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)都相對(duì)方便很多。另外還有一些與費(fèi)用相關(guān)的表單，例如跨部門(mén)的教育訓(xùn)練申請(qǐng)、國(guó)外旅遊申請(qǐng)、福利金、國(guó)外出差申請(qǐng)、交際費(fèi)等等。

簽核時(shí)間從6小時(shí)加快到1.5小時(shí)，人件費(fèi)和紙張成本每月省下5千多元費(fèi)用

　　說(shuō)到導(dǎo)入系統(tǒng)的效益，對(duì)山葉電裝來(lái)說(shuō)，請(qǐng)購(gòu)需要一些說(shuō)明的資料，或者廠商提供的報(bào)價(jià)，需要印很多紙張出來(lái)，徐主任說(shuō)：「現(xiàn)在這部分紙張都可以全部變成電子檔，廠商提供電子檔，自己做的報(bào)告也是電子檔，就不需要列印出來(lái)，全部都在系統(tǒng)內(nèi)。節(jié)省紙張成本、簽核效率更高了，所有人不用把資料帶來(lái)帶去，電腦看完點(diǎn)一下就送出去，效率上快更多?！褂谓?jīng)理也說(shuō)：「這部分效率非常大，因?yàn)槲覀兯懈X(qián)有關(guān)係，到最後都匯到總經(jīng)理室，我們有兩間辦公室，距離又遠(yuǎn)，大家都要送給總經(jīng)理蓋，總經(jīng)理秘書(shū)還要印出、發(fā)回、走動(dòng)、送件等時(shí)間上的花費(fèi)也是很多的，再導(dǎo)入之前這是一個(gè)最大的問(wèn)題，現(xiàn)在都解決了?！?/p>

　　除了節(jié)省紙張，在溝通上時(shí)間也縮短。游經(jīng)理肯定的表示：「簡(jiǎn)易地說(shuō)，防止遺失也不會(huì)漏掉，不會(huì)一壓壓那麼多天，現(xiàn)在已經(jīng)養(yǎng)成習(xí)慣，大家每天上班第一件事情就是先確認(rèn)mail，再來(lái)就是瀏覽公司行事曆?！勾髠ソ又a(bǔ)充：「還有一個(gè)好處是，查詢過(guò)去歷史簽核資料方便許多，以前要複印出來(lái)後用文件歸檔，好幾年後仍放著，如要查詢還要去翻找；現(xiàn)在只要進(jìn)系統(tǒng)查詢歷史資料，以前的附件檔都可以很快找出來(lái)?！剐熘魅我舱f(shuō)：「主管要查詢簽核過(guò)的資料也不用找人來(lái)問(wèn)，直接進(jìn)系統(tǒng)就可以查閱?！乖跇I(yè)務(wù)效率提升很多。

　　另外一項(xiàng)效益就是公司管理上機(jī)制改善，山葉電裝有一個(gè)計(jì)畫(huà)跟實(shí)際的預(yù)算尺度，游經(jīng)理以例子跟我們說(shuō)明：「比如說(shuō)要購(gòu)買(mǎi)滑鼠或鍵盤(pán)，我要如何知道他這麼月有沒(méi)有預(yù)算，是否買(mǎi)過(guò)也不知道，可是現(xiàn)在可以讓各部門(mén)主管都可看的到歷史資訊，以及是否跟這個(gè)月的計(jì)畫(huà)是否能夠符合，一定要在計(jì)畫(huà)範(fàn)圍之內(nèi)?！箍梢约磿r(shí)看到計(jì)劃和實(shí)際的狀況，審核時(shí)就更有依據(jù)，有效地透過(guò)EasyFlow GP來(lái)管控費(fèi)用。

持續(xù)精進(jìn)深耕表單開(kāi)發(fā)，為山葉電裝完整資訊布局

　　未來(lái)山葉電裝除了預(yù)計(jì)要導(dǎo)入ISO文件管理系統(tǒng)之外，大偉也有提到希望能夠?qū)RP系統(tǒng)生產(chǎn)訂單與EasyFlow GP整合串聯(lián)，以及驗(yàn)收段跟財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整合，進(jìn)而帶動(dòng)公司業(yè)績(jī)成長(zhǎng)及營(yíng)運(yùn)效能的提升。相信鼎新不只是山葉電裝的廠商，而是山葉電裝未來(lái)一起營(yíng)運(yùn)成長(zhǎng)的最佳夥伴！

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