京晨科技資訊系統(tǒng)整合應(yīng)用 落實(shí)e化管理效益

因應(yīng)上市櫃需求 系統(tǒng)更新勢(shì)在必行

文：鄭琇文

京晨科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-29 10:43:00

企業(yè)流程管理

京晨科技 為成功找方法 不為失敗找理由

　　京晨科技股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱京晨)位於臺(tái)灣大學(xué)創(chuàng)新育成中心內(nèi)，自2001年開始投入國(guó)際貿(mào)易的領(lǐng)域，自行設(shè)計(jì)/研發(fā)產(chǎn)品並行銷全球。目前在美洲設(shè)有子公司，長(zhǎng)期的合作夥伴遍布世界各地。至今仍持續(xù)全球化之佈局。

　　2004年，京晨跨入數(shù)位監(jiān)控產(chǎn)業(yè)，致力於數(shù)位監(jiān)控軟體的研發(fā)。研發(fā)團(tuán)隊(duì)以臺(tái)灣大學(xué)資訊工程研究所畢業(yè)的優(yōu)秀軟體研發(fā)人員為主體，搭配上有豐富國(guó)際貿(mào)易/品牌行銷經(jīng)驗(yàn)的行銷業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，開發(fā)出來的產(chǎn)品線包括網(wǎng)路數(shù)位監(jiān)控系統(tǒng)、混合式監(jiān)控系統(tǒng)、網(wǎng)路攝影機(jī)管理平臺(tái)…等等。

　　靠著堅(jiān)強(qiáng)的研發(fā)與業(yè)務(wù)行銷團(tuán)隊(duì)，京晨投入數(shù)位監(jiān)控產(chǎn)業(yè)才數(shù)年時(shí)間，產(chǎn)品就已廣受國(guó)內(nèi)外客戶的肯定，使他們陸續(xù)成為京晨的合作夥伴。但京晨並不以此為滿足，站在現(xiàn)在這個(gè)穩(wěn)健的立足點(diǎn)上，不斷追求創(chuàng)新與進(jìn)步。

因應(yīng)上市櫃需求 系統(tǒng)更新勢(shì)在必行

　　為因應(yīng)明、後年公開上市上櫃的需求，京晨於去年底決議更新資訊系統(tǒng)，讓公司內(nèi)部流程全面制度化、系統(tǒng)化。以往京晨是使用友商的小套裝軟體，僅能進(jìn)行進(jìn)銷貨存貨、成本紀(jì)錄等少數(shù)功能，且流程的控制點(diǎn)不夠周全。若要成為一家資訊公開的上市櫃，勢(shì)必要先解決公司的會(huì)計(jì)系統(tǒng)與流程控制的問題。

　　決定更新資訊系統(tǒng)之後，京晨做了許多評(píng)估：首先，因公司流程體系並不複雜，因此排除掉使用Oracle、Sap這類大型軟體；再者，目前臺(tái)灣ERP領(lǐng)域最大廠牌ERP廠商即為鼎新電腦，且以往也曾使用過鼎新軟體，因此優(yōu)先考量鼎新為合作夥伴。在鼎新各類型的ERP系統(tǒng)中，京晨認(rèn)為TIPTOP ERP規(guī)模太大，而Smart ERP太小，考量到未來公司擴(kuò)充性，最後選擇使用Workflow ERP。

資訊系統(tǒng)協(xié)助建立流程控制點(diǎn) 整體運(yùn)作更加合理順暢

　　系統(tǒng)導(dǎo)入前，京晨的部門劃分並不明確，每位員工都可自行採購，出貨流程也沒有一定的程序，因此京晨希望透由這次ERP更新，再配合公司的規(guī)章、制度建立控制點(diǎn)，達(dá)成流程標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。京晨科技財(cái)會(huì)處處長(zhǎng)賴淑君(以下簡(jiǎn)稱賴處長(zhǎng))笑著說：「建立控制點(diǎn)後，同仁也比較清楚自己的工作職掌，於整體運(yùn)作上更為順暢?！苟槍?duì)已被系統(tǒng)取代掉的工作項(xiàng)目，公司則期許這些多出來的人力、時(shí)間，可以運(yùn)用在更多創(chuàng)造公司價(jià)值的事情(如：稽覆核、流程改善等)。

從模糊到清晰 逐步克服系統(tǒng)導(dǎo)入遭遇之挑戰(zhàn)

　　系統(tǒng)導(dǎo)入過程中，由於鼎新顧問不了解京晨產(chǎn)品，而京晨對(duì)於資訊流程也比較沒有概念，因此合作初期雙方都非常辛苦。賴處長(zhǎng)回憶道：「剛導(dǎo)入系統(tǒng)時(shí)，遭遇最大的挑戰(zhàn)即是BOM表的產(chǎn)出，經(jīng)過顧問輔導(dǎo)程序及內(nèi)部溝通花了好長(zhǎng)的時(shí)間才釐清京晨所需要的並將BOM架構(gòu)設(shè)立出來?！?/p>

　　BOM產(chǎn)出後，接下來所面臨到的則是使用者異動(dòng)的問題，賴處長(zhǎng)談到：「系統(tǒng)問題最常發(fā)生在財(cái)會(huì)部門中，因成本問題不會(huì)立即反應(yīng)，往往都要等到月底結(jié)帳時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤?！闺m然使用初期京晨已對(duì)所有員工進(jìn)行操作教學(xué)訓(xùn)練，但在人員交替時(shí)期，若交接無確實(shí)執(zhí)行，下位使用者因不瞭解欄位的意義與邏輯而擅自操作，就會(huì)造成公司很大的困擾。

　　針對(duì)人員異動(dòng)頻繁而導(dǎo)致的系統(tǒng)狀況，京晨的對(duì)策是請(qǐng)財(cái)務(wù)新進(jìn)同仁至鼎新上ERP課程，讓同仁於操作前先有流程系統(tǒng)概念，而財(cái)會(huì)處也會(huì)彙總常發(fā)生之系統(tǒng)錯(cuò)誤，跟各部門宣導(dǎo)與溝通，有了前人的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)分享後，確實(shí)降低許多結(jié)帳問題。

　　除了財(cái)務(wù)部門外，其他部門也是以整體流程概念來進(jìn)行教育訓(xùn)練，讓同仁了解資訊系統(tǒng)的影響層面是攸關(guān)所有單位，因此在輸入任何資訊之前，務(wù)必要更謹(jǐn)慎才行。對(duì)京晨來說，此次資訊系統(tǒng)更新雖然影響廣泛，但賴處長(zhǎng)仍非常高興得對(duì)我們說：「過程中我們其實(shí)沒有遭遇到太大員工抗拒的問題，也許是因?yàn)槲覀冞@產(chǎn)業(yè)對(duì)於資訊內(nèi)容接受度較高，對(duì)ERP系統(tǒng)也有一定的認(rèn)知，因此非?？焖俚木徒邮芨淖??！?/p>

系統(tǒng)資料整合再運(yùn)用 提高營(yíng)運(yùn)控管能力

　　系統(tǒng)上線後，許多資料、報(bào)表都可透由系統(tǒng)產(chǎn)生，大大節(jié)省工作時(shí)間。賴處長(zhǎng)說：「以前需花費(fèi)10天工作天結(jié)帳，現(xiàn)在將所有財(cái)務(wù)流程與觀念導(dǎo)入後(如：關(guān)帳、盤點(diǎn)…等)，只需5個(gè)工作天，連最終的合併報(bào)表都可一併產(chǎn)出。」且不斷對(duì)員工加強(qiáng)教育訓(xùn)練後，資料可信度也大幅提升，現(xiàn)在公司財(cái)稅帳務(wù)合一，內(nèi)稽內(nèi)控也獲得有效改善。

　　除提高財(cái)務(wù)工作效率外，資料庫正確性的另一項(xiàng)效益則是展現(xiàn)在資訊部門上，賴處長(zhǎng)說：「因可信度提高，因此MIS人員可將系統(tǒng)資料再進(jìn)行整理、變化，產(chǎn)出更多對(duì)公司有益的報(bào)表?！古e例說明：目前京晨?jī)?nèi)部使用相當(dāng)頻繁，也非常實(shí)用的一張報(bào)表「客戶應(yīng)收帳款逾期報(bào)表」(Over Due)，就是MIS人員從系統(tǒng)撈取資料，再根據(jù)部門需求的調(diào)整而產(chǎn)生的，此報(bào)表可讓財(cái)務(wù)同仁一目了然所有客戶的付款狀況，針對(duì)逾期未付款之廠商將延遲商品出貨，大大提升公司帳款回收的安全性，也讓公司更精確地做好應(yīng)收帳款管理；此外，還可將ERP資料庫結(jié)合EasyFlow，應(yīng)用於收款沖帳作業(yè)，讓業(yè)務(wù)部門能及時(shí)回覆客戶匯入款，讓財(cái)會(huì)部門縮短應(yīng)收帳款沖帳時(shí)間與提高沖帳的正確性。

京晨未來發(fā)展期許

　　京晨科技能領(lǐng)先群雄的原因，除軟體相容性高之外，其可接收的監(jiān)視器數(shù)量也較多，能有效協(xié)助客戶節(jié)省監(jiān)視費(fèi)用。目前京晨業(yè)務(wù)80%外銷全球，未來因安全議題更受重視，估計(jì)此產(chǎn)業(yè)應(yīng)會(huì)有更多正向的成長(zhǎng)潛力。

　　但賴處長(zhǎng)於訪談最後也提到，公司成長(zhǎng)同時(shí)也須仰賴資訊系統(tǒng)協(xié)助，目前京晨?jī)H使用到Workflow ERP的少數(shù)資料與功能，大部份的情況都是遭遇問題才去研究如何因應(yīng)(如上述說的應(yīng)收帳款系統(tǒng))。這兩年來公司致力於上市上櫃事務(wù)，同仁們都較為忙碌，但期許未來能夠讓整個(gè)公司更加系統(tǒng)化，讓資訊系統(tǒng)可確實(shí)提升公司整體營(yíng)運(yùn)效能。

▲照片左起鼎新電腦 莊安君顧問、京晨科技 賴淑君處長(zhǎng)、鼎新電腦 許珊珊

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